Ustawa nie precyzuje, jakie warunki musi spełnić dany dokument, aby mógł być traktowany jako dokument handlowy w rozumieniu art. 41 ust. 4 pkt 3 lit. b) ustawy. Również w przepisie art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy mowa jest o dokumencie handlowym lub innym dokumencie potwierdzającym dostawę, jednak bez zdefiniowania, co przez taki dokument należy rozumieć. Zatem przez dokumenty handlowe rozumieć należy dokumenty powszechnie stosowane w obrocie handlowym, które pozwalają na określenie ilości i rodzaju dostarczonych wyrobów, a także określenie stron i przedmiotu transakcji. W szczególności dokumentami takimi mogą być faktura VAT, list przewozowy (CMR) lub inne dokumenty zawierające m.in. informacje o nadawcy, odbiorcy, miejscu odbioru, środku transportu oraz informacje o przemieszczanych wyrobach. W związku z tym, że przepisy ustawy o podatku akcyzowym, nie stanowią o formie tych dokumentów, dopuszczalna jest więc każda forma dokumentu, która uprawdopodobnia wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zawierająca wskazane wyżej informacje.
Ponadto, przy istniejących wielu kanałach komunikacji, również moc dowodową posiadają dokumenty przesyłane w formie elektronicznej, w tym np. z załącznikiem w formie pliku PDF lub skanu, o ile zapewniona jest autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność tych dokumentów.
Zatem w myśl wskazanych przepisów art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy, w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej, dowodami potwierdzającymi zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy są wszelkie dokumenty handlowe, z których wynika odbiór tych wyrobów w innym państwie członkowskim przez konkretnego odbiorcę w konkretnym miejscu. Dokumenty te powinny zawierać elementy takie jak miejsce odbioru, data odbioru i dane osoby potwierdzającej odbiór towaru, umożliwiające identyfikację danej dostawy i tym samym prawidłowe zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy. Przy czym, jak wskazano, mogą to być dokumenty przesyłane również w formie elektronicznej.
Należy również dodać, że zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy zgodnie z przepisem art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy następuje z dniem otrzymania przez podmiot wysyłający dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego, a nie z dniem odbioru wyrobów przez odbiorcę. Przepis ten odwołuje się do momentu otrzymania dokumentu, który nie zawsze musi być tożsamy z dniem odbioru dostarczonych wewnątrzwspólnotowo wyrobów.