Zaliczki pobierane na poczet usługi turystycznej

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na organizacji wypoczynku dla dzieci/młodzieży. Dokonywałem zapisów na obozy, wycieczki zorganizowane, które odbyły się/odbędą się w czerwcu - wrześniu 2026 r. Po dokonaniu rezerwacji klient musiał w ciągu 2 tygodni wpłacić zaliczkę w kwocie 500 zł. Czy wpłata zaliczki spowodowała obowiązek rozliczenia VAT?

W ustawie o VAT przewidziano szczególny sposób opodatkowania usług turystycznych polegający na opodatkowaniu marży, czyli różnicy między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera art. 119 ustawy o VAT.

Ustawodawca nie uregulował jednak odrębnie momentu powstania obowiązku podatkowego dla usług turystyki. Oznacza to konieczność stosowania w tym zakresie ogólnych zasad zawartych w art. 19a ustawy o VAT. Zgodnie z art. 19a ust. 1 tej ustawy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeżeli natomiast przed wykonaniem usługi podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy).

Przypomnijmy, że w zakresie opodatkowania zaliczek otrzymywanych na poczet usług turystyki, rozliczanych na zasadzie marży wypowiedział się Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w wyroku z dnia 19 grudnia 2018 r., w sprawie C-422/17 stwierdził, że: "(...) w przypadku, gdy biuro podróży, podlegające procedurze szczególnej (...) pobiera zaliczkę na poczet zapłaty za usługi turystyczne, które będzie świadczyć turyście, podatek od wartości dodanej (VAT) jest wymagalny (...) w chwili otrzymania wspomnianej zaliczki, pod warunkiem że w chwili tej świadczone usługi turystyczne są precyzyjnie określone) (...)".

Zdaniem TSUE rozwiązanie dotyczące oszacowania kosztów pozostaje bez uszczerbku dla faktu, że z chwilą, w której biuro podróży będzie znało ostateczne koszty faktyczne konkretnej podróży, powinny one zostać uwzględnione dla celów określenia VAT (w razie potrzeby poprzez korektę deklaracji VAT, w której wykazano VAT od otrzymanej zaliczki).

Takie też stanowisko prezentuje Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 lipca 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.395.2026.3.AJB: "(...) w przypadku otrzymania zapłaty przed wykonaniem usługi turystyki, podatnik powinien obliczyć kwotę podatku od otrzymanej zaliczki przy uwzględnieniu, że podstawą opodatkowania w tym przypadku, tak jak w przypadku wykonania usługi, jest również marża. W momencie otrzymania zaliczki na poczet usługi turystyki, z uwagi na szczególną procedurę przy świadczeniu tych usług, w sytuacji gdy nie zostały jeszcze faktycznie poniesione koszty, podatnik powinien przyjąć marżę taką, którą skalkulował przy określaniu ceny danej usługi, obliczoną w oparciu o przewidywane koszty. Cena usługi turystycznej, co do zasady, jest stała dla danego klienta i znana już przy dokonywaniu pierwszych przedsprzedaży tej usługi. W takiej sytuacji podatnik powinien posiadać stosowną dokumentację, która potwierdzałaby, że skalkulowane koszty uwzględniane przy wyliczeniu ceny i marży mają swoje uzasadnienie (np. umowy zawarte z hotelami, przewoźnikami, ubezpieczycielami).

Natomiast w sytuacji, gdy znane będą już faktyczne koszty poniesione z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty w odniesieniu do danej imprezy i kwota marży obliczona przy uwzględnieniu tych kosztów będzie inna niż wcześniej skalkulowana, podatnik powinien dokonać korekty podatku w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym usługa została wykonana (...)".

Podkreślono także, że: "(...) Koszty, które zostaną poniesione w okresach późniejszych niż okres wykonania usługi, powinny być rozliczone poprzez stosowną korektę deklaracji podatkowej złożonej za okres, w którym doszło do wykonania usługi. Należy bowiem zauważyć, że obowiązek podatkowy nie powstaje w stosunku do tych usług później niż z chwilą ich wykonania.

W świetle powyższych rozważań stwierdzić należy, że otrzymanie zaliczki na poczet wykonania usługi turystyki - zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy - rodzi powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Zatem z tytułu otrzymywanych zaliczek na poczet usługi turystyki w celu ustalenia kwoty podatku należnego zobowiązana jest Pani do wstępnego ustalenia wysokości marży. Natomiast podstawę opodatkowania stanowić będzie - zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy - kwota prognozowanej marży, bez kwoty podatku. (...)

Tym samym z tytułu otrzymywanych zaliczek na poczet usługi turystyki w celu ustalenia należnego podatku jest Pani zobowiązana do wstępnego ustalenia wysokości marży, a jej ostateczne rozliczenie nastąpi w momencie wykonania usługi z zastosowaniem faktycznie poniesionych kosztów przyjmowanych do wyliczenia marży (...)".

Dodatkowo wyjaśniono, że: "(...) przechodząc do kwestii faktur zakupowych, w tym faktur ustrukturyzowanych w KSeF, dotyczących kosztów imprezy turystycznej z tytułu nabycia towarów i usług dla bezpośredniej korzyści turysty, które Pani otrzymuje na etapie rezerwacji lub przedpłat wskazać należny, że winna Pani ująć przedmiotowe faktury w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu ww. imprezy turystycznej (...)".