Okres przechowywania całości dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. określony został w art. 94 pkt 9b K.p. Wynosi on 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas jej przechowywania. Dotyczy on jednak dokumentacji osób zatrudnianych po 31 grudnia 2018 r., co wynika z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawy zmieniającej, która wprowadziła ww. regulacje w tym zakresie.
Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a K.p.). Obligatoryjne elementy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zostały wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.), dalej zwanego rozporządzeniem, który wymienia m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie ustawy zmieniającej. Wówczas wobec braku regulacji w tym zakresie, w praktyce przyjmowało się okres przechowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy i urlopowej wynikający z przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, czyli z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), a akt osobowych i dokumentacji płacowej przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).