W przypadku dokumentacji urlopowej zasadniczo sytuacja jest analogiczna jak w przy przechowywaniu dokumentacji z obszaru czasu pracy, co oznacza, że może on wynosić 3 lata lub 10 lat, bądź dla części okres 3 lat, a części 10 lat. W tym zakresie adekwatne są wyjaśnienia i przykład przedstawione w punkcie 2.
Dla 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji nie będzie także żadnej różnicy w zasadach liczenia terminu, gdyż ten jest spójny dla ogółu dokumentacji pracowniczej i jest liczony od 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Różnica wystąpi jednak w przypadku 3-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż w orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęta została specyficzna zasada dotyczą przedawnienia urlopu wypoczynkowego. Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z 20 lutego 1980 r. (sygn. akt V PZP 6/79, OSNC 1980/7-8/131) uznał, że: "Bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (...), chyba że szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez zakład pracy urlopu w innych terminach.". Najpóźniej więc rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje z końcem trzeciego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (por. wyroki SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14 i z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). W praktyce najbezpieczniej jest przyjąć dla ogółu pracowników, że okres przedawnienia, a więc i 3-letniego przechowywania wniosków urlopowych jest liczony od dnia 1 października kolejnego roku kalendarzowego.
| Przykład |
Wnioski urlopowe za 2023 r. pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. powinny być przez pracodawcę przechowywane przez 3 lata, licząc od 1 października 2024 r. Termin przechowywania upłynie zatem 1 października 2027 r. i wówczas będzie można zniszczyć całość wniosków urlopowych dotyczących urlopu z 2023 r. Analogicznie wnioski urlopowe dotyczące 2022 r. powinny być przechowywane od 1 października 2023 r. do 1 października 2026 r.