W przypadku dokumentacji o charakterze zbiorowym nie ma zastosowania ani przepis art. 94 pkt 9b K.p., ani przepisy przejściowe ustawy zmieniającej. W tym zakresie dla ogółu pracowników, zarówno zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., jak i od tego dnia, stosuje się jednakowy okres przechowywania omawianej dokumentacji wynikający z art. 291 § 1 K.p., tj. przez 3 lata.
Biorąc pod uwagę inne zasady przedawnienia urlopu wypoczynkowego oraz świadczeń z zakresu czasu pracy, również w przypadku dokumentacji zbiorowej inaczej będą liczone 3-letnie okresy przechowywania poszczególnych dokumentów. Zatem plan urlopów, harmonogramy czasu pracy i listy obecności powinny być przechowywane na takich samych zasadach jak omówione wcześniej dla indywidualnej dokumentacji pracownika, z którym nawiązano stosunek pracy przed 2019 r.
Zwracamy uwagę! Dla pracowników zatrudnionych począwszy od 2019 r. plany urlopowe, harmonogramy czasu pracy oraz listy obecności są przechowywane przez okres 3 lat, zgodnie z zasadami przedawnienia roszczeń mimo tego, że ich dokumentacja urlopowa i czasu pracy są przechowywane według nowych zasad, czyli przez okres 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do ustania zatrudnienia u pracodawcy.
W odniesieniu do list obecności pogląd powyższy potwierdza wprost stanowisko MRPiPS z 7 lutego 2019 r., w którym stwierdzono, że zbiorcze listy obecności pracowników nie są częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych, a ponieważ nie ma powszechnie obowiązującego przepisu, który wskazywałby okres przechowywania takich list, to przyjmuje się, że mogą być one przechowywane najdłużej przez okres trzech lat od upływu okresu, którego dotyczą.