Przepisy prawa pracy nie przewidują dokumentu o nazwie lista płac, choć jest on powszechnie stosowany jako podstawa do wypłaty wynagrodzenia, odzwierciadlająca zapisy płacowe umowy o pracę, ewidencji czasu pracy i innych dokumentów wpływających na wysokość wynagrodzenia należnego pracownikowi za dany okres. Terminem "lista płac" posługuje się natomiast ustawa emerytalna, której art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Przy czym, zgodnie z art. 125a ust. 4a i 4b ustawy emerytalnej, okres ich przechowywania może być krótszy i wynosić 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
- ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
- został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o sus, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.; jeśli płatnik składek nie przekazał raportu informacyjnego za tego ubezpieczonego jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Wobec różnej długości okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej (50 lat lub 10 lat) zrodziły się pytania, z którymi nasze Wydawnictwo wystąpiło do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):
1) W jaki sposób administrator danych powinien ustalić okres przechowywania i archiwizowania listy płac, zgodnie z zasadami ochrony danych, jeżeli jest to lista zbiorcza, na której znajdują się dane zarówno pracowników, do których odnosi się 10-letni termin, jak i takich, do których zastosowanie ma termin 50 letni?
2) Czy w odniesieniu do takich list pracodawca (administrator danych) może zastosować wspólny, 50-letni okres przetwarzania danych osobowych?
W dniu 3 stycznia 2025 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy, że: "(...) pytanie dotyczy interpretacji przepisów prawa pracy regulujących przechowywanie dokumentacji, natomiast pośrednio jedynie wiąże się z problematyką przetwarzania danych osobowych. Zauważyć trzeba, że pojęcie »dokumentacji pracowniczej«, o której mowa w przepisie art. 94 ust. 9b Kodeksu pracy, wydaje się być pojęciem szerszym od »listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty«, wskazanych w przepisie art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto przepis art. 94 ust. 9b Kodeksu pracy stanowi, iż dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepis art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wydaje się być regulacją szczególną w odniesieniu do art. 94 ust. 9b Kodeksu pracy, jednakże nie w odniesieniu do pełnej dokumentacji pracowniczej, lecz tylko do dokumentacji stanowiącej podstawę ustalenia wymiaru emerytury i renty zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W świetle art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, chyba, że spełnia warunki przewidziane w art. 125a ust. 4a tej ustawy, kiedy to okres przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło jedno ze zdarzeń prawnych przewidzianych tym przepisem. Jeżeli zachodzi sytuacja, że płatnik posiada na zbiorczej liście płac dane dotyczące pracowników do których ma zastosowanie okres 50-letni z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz 10-letni z art. 125a ust. 4a tej ustawy, to stosowanie dla wszystkich pracowników ogólnego 50-letniego okresu retencji danych wydaje się sprzeczne z przepisem tej ustawy i może prowadzić do braku podstawy prawnej do przetwarzania danych w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, o ile nie istnieją inne przepisy szczególne uzasadniające przechowywanie dokumentacji pracownika przez dalszy okres. (pogrubienie red.)".
Wspomnijmy, że od listy płac należy odróżnić kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, dalej zwaną kartą wynagrodzenia, o której mowa w § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535). Karta wynagrodzenia stanowi dokument zindywidualizowany i jest częścią dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia karty wynagrodzenia oddzielnie dla każdego pracownika.