1) Umowa o pracę pracownika rozwiązała się 30 czerwca 2025 r. (z upływem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia złożonego przez zatrudniającą go jednostkę samorządową). Od 1 kwietnia do 30 czerwca 2025 r. pracownik był zwolniony z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Czy okres zwolnienia należy wliczyć do okresów uprawniających do trzynastki i tym samym naliczyć i wypłacić to świadczenie za 2025 r.?
Zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia nie wlicza się do okresów uprawniających do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (dalej zamiennie wynagrodzenia rocznego i trzynastki), czyli tzw. stażu trzynastkowego.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracownikowi samorządowemu po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego albo co najmniej 6 miesięcy (tzw. minimum stażowe), jeżeli nie znajduje on się w sytuacji zwalniającej go z realizacji minimum stażowego. W pierwszym przypadku ma prawo do trzynastki w pełnej wysokości, a w drugim - proporcjonalnej do przepracowanego okresu. Tak wynika z art. 1 ust. 2 pkt 3 i art. 2 ust. 1-3 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 560), dalej ustawy o wynagrodzeniu rocznym, w zw. z art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135).
| Ważne: "Okresy przepracowane", o których mowa w art. 2 ustawy o wynagrodzeniu rocznym, to okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane u danego pracodawcy, a nie okresy pozostawania w stosunku pracy. |
O takim sposobie ich rozumienia przesądzają jednolite i niezmienne interpretacje sądowe (por. m.in. postanowienie SN z 10 maja 2018 r., sygn. akt II PK 173/17) i urzędowe (por. stanowisko Departamentu Prawnego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 23 stycznia 2015 r. w sprawie ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego). W konsekwencji z okresów efektywnie przepracowanych należy wyłączyć wszystkie absencje pracownika, bez względu na ich przyczyny, odpłatny/nieodpłatny charakter oraz usprawiedliwienie/brak ich usprawiedliwienia. W tej kategorii mieści się odpłatne zwolnienie pracownika samorządowego z obowiązku świadczenia pracy w trybie art. 362 K.p. w zw. z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Nie ma podstaw prawnych do uwzględnienia go w okresach nieświadczenia pracy zaliczanych do czasu pracy, które przyjmuje się do stażu trzynastkowego, np. czas szkoleń bhp, o jakich mowa w art. 2373 K.p. (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 16 września 2020 r. w sprawie wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy). Wykazy okresów wliczanych i niewliczanych publikowaliśmy w UiPP nr 3/2026, str. 39.
W świetle powyższego, jednostka samorządowa z pytania wyklucza ze stażu trzynastkowego okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy przypadający od 1 kwietnia do 30 czerwca (ostatni dzień trwania stosunku pracy) 2025 r. To powoduje, że pracownik nie przepracował w minionym roku minimum stażowego.
Zwracamy uwagę! Pracownik samorządowy może nabyć prawo do trzynastki, mimo nieprzepracowania co najmniej 6 miesięcy w danym roku, jeżeli obejmuje go jeden z wyjątków wymienionych w art. 2 ust. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym - patrz tabela poniżej. Czytelnik nie wspomina o wystąpieniu którejkolwiek ze wskazanych okoliczności, co oznacza dla pracownika z pytania brak prawa do trzynastki za 2025 r.
Wykaz okoliczności zwalniających z obowiązku realizacji minimum stażowego:
| lp. | rodzaj sytuacji | uwagi | ||||||||||
| 1. | nawiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim, zgodnie z organizacją pracy szkoły/szkoły wyższej (art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy o wynagrodzeniu rocznym) | w opinii resortu edukacji, zatrudnienie zgodnie z organizacją pracy szkoły oznacza zatrudnienie od 1 września danego roku szkolnego (por. stanowisko MEN z 4 grudnia 2009 r., znak DS-WPZN-AB-401-02/09); wyklucza ono nabycie prawa do trzynastki przez nauczycieli zatrudnionych w ciągu roku szkolnego; naszym zdaniem, jest to interpretacja zbyt restrykcyjna, która nie uwzględnia faktu, że rok szkolny jest pojęciem węższym niż organizacja pracy szkoły (obejmuje m.in. organizację nauczania) | ||||||||||
| 2. | zatrudnienie pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące (art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy o wynagrodzeniu rocznym) | umowy o prace sezonowe trwające krócej niż 3 miesiące nie zwalniają z realizacji minimum stażowego | ||||||||||
| 3. | powołanie pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowanie do odbycia służby zastępczej (art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym) | prawo do wynagrodzenia rocznego przysługuje niezależnie od okresu odbywania czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej | ||||||||||
| 4. | rozwiązanie stosunku pracy w związku z:
|
wystąpienie każdego z tych zdarzeń uprawnia do trzynastki za okres przepracowany | ||||||||||
| 5. | podjęcie zatrudnienia:
|
brak obowiązku spełnienia minimum stażowego dotyczy tylko roku, w którym ustawowo określona okoliczność wystąpiła (por. wyrok SR w Gdańsku z 28 czerwca 2019 r., sygn. akt VI P 46/18) | ||||||||||
| 6. | korzystanie z urlopu: wychowawczego, macierzyńskiego, uzupełniającego macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego, opiekuńczego oraz dla poratowania zdrowia, a także urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego (art. 2 ust. 3 pkt 6 i 6a ustawy o wynagrodzeniu rocznym) | przyjmuje się, że nawet 1 dzień każdego z wymienionych urlopów oznacza spełnienie warunku do nabycia prawa do wynagrodzenia rocznego, lecz wyklucza je korzystanie z urlopu przez cały rok kalendarzowy | ||||||||||
| 7. | wygaśnięcie stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika (art. 2 ust. 3 pkt 7 ustawy o wynagrodzeniu rocznym) | trzynastka należy do praw majątkowych ze stosunku pracy, które przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w rozumieniu ustawy emerytalnej, a w razie braku takich osób wchodzą do spadku (art. 631 § 2 w zw. z odpowiednio art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych i art. 5 K.p., gdy inne pragmatyki nie regulują tej kwestii i jednocześnie nie odsyłają na do przepisów kodeksowych) |
2) Wieloletni pracownik samorządowy we wrześniu 2025 r. otrzymał 3-miesięczne wypowiedzenie i zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy od 1 października do 31 grudnia 2025 r. Czy w razie zakwalifikowania tego zwolnienia do okresów przepracowanych, należy uwzględnić w podstawie trzynastki wynagrodzenie wypłacone za ten okres?
Za czas zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy pracownik samorządowy zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 362 zd. 2 K.p. w zw. z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Oblicza się je według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, zgodnie z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu.
Z uwagi na wyłączenie ze stażu trzynastkowego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy (patrz odpowiedź na pytanie 1), wynagrodzenia wypłaconego za ten okres nie uwzględnia się przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia rocznego.