Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień

1. Zasady tłumaczenia dokumentów w przypadku zatrudnienia obcokrajowca

Czy w przypadku zatrudnienia pracownika będącego obywatelem innego państwa np. Turcji, dokumenty (np. świadectwa pracy, dyplomy itp.) powinien on dostarczyć przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego?

Udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Wynika to wprost z art. 339 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620 ze zm.). Dokumenty, które obcokrajowiec przedstawia na okoliczność posiadania określonego stażu pracy za granicą, podobnie jak zagraniczne dokumenty potwierdzające jego wykształcenie i kwalifikacje zawodowe są sporządzone w języku obcym.

Przepisy ustawy o języku polskim stosuje się ponadto do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów (art. 7 ust. 3 ww. ustawy). Co do zasady dokumenty i umowy z zakresu prawa pracy sporządza się więc w języku polskim, mogą być one jednocześnie sporządzone w wersji bądź wersjach obcojęzycznych (art. 8 ust. 1 i 1a ustawy o języku polskim). Można z tego wyprowadzić wniosek, iż całość dokumentacji pracowniczej prowadzona jest w języku polskim, a wersje obcojęzyczne dokumentów, sporządzone na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, niebędącej obywatelem Polski są dopuszczone niejako pomocniczo, pod warunkiem uprzedniego pouczenia pracownika o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim).

Zwracamy uwagę! Z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621 ze zm.) wynika, że w przypadku gdy umowa zawarta z cudzoziemcem, który nie posługuje się językiem polskim jest sporządzona w języku obcym, pracodawca przechowuje jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Skoro dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w języku polskim, rodzi się pytanie, w jaki sposób dołączyć do niej dokument obcojęzyczny, w jaki sposób powinien być on przetłumaczony na potrzeby ustalenia wynikających z niego uprawnień lub kompetencji i kwalifikacji zawodowych, oraz kto ponosi koszt takiego tłumaczenia. Obowiązujące przepisy nie rozstrzygają tych wątpliwości wprost. W oparciu o art. 6 K.c. w zw. z art. 300 K.p. przyjmuje się, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Na tej podstawie pracodawca ma prawo oczekiwać, że to kandydat do pracy/pracownik przedstawi tłumaczenie dokumentów, w oparciu o które wywodzi swoje kompetencje lub uprawnienia pracownicze. To, czy tłumaczenie, którego koszt obciąża przyszłego pracownika musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego (co gwarantuje pełną wiarygodność translacji), czy wystarczy tłumaczenie zwykłe, należy do decyzji pracodawcy. Może on uznać dokument przetłumaczony przez tłumacza zwykłego - nieprzysięgłego za dostatecznie wiarygodny.

2. Udzielenie pracownikowi urlopu okolicznościowego w razie zgonu i pogrzebu "byłej" teściowej

1) Czy pracownikowi należy udzielić urlopu okolicznościowego w związku ze zgonem matki jego zmarłej żony?

Krewnymi w linii prostej są osoby, z których jedna pochodzi od drugiej (np. matka - córka), a krewnymi w linii bocznej są osoby, które pochodzą od wspólnego przodka, a nie są krewnymi w linii prostej (np. siostra - brat). Z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka, a zatem matka żony (teściowa) jest powinowatą męża. Co istotne, powinowactwo trwa mimo ustania małżeństwa, co następuje m.in. z chwilą śmierci małżonka. Powyższe wynika z art. 55, art. 61⁷ § 1 i art. 61⁸ § 1 zd. 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2023 r. poz. 2809 ze zm.). Oznacza to, że w związku ze śmiercią matki zmarłej żony pracownika, ma on prawo do zwolnienia od pracy w wymiarze 1 dnia (tzw. urlopu okolicznościowego), o którym mowa w § 15 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), dalej rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności.

Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności, za czas tzw. urlopu okolicznościowego, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ustala się je w sposób określony w § 5 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniu. Zgodnie z tym przepisem przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej (składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc) oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 21/2023, str. 40.

2) Pracownik, o którym mowa w pytaniu 1 jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, a jego praca planowana jest co do zasady w wymiarze 12 godzin na dobę. Czy w takiej sytuacji 1 dzień zwolnienia powinien obejmować 12 godzin, czy 8 godzin zwolnienia?

Urlop okolicznościowy udzielany jest w wymiarze dni, co oznacza, że pracownikowi należy udzielić całego dnia wolnego, bez względu na obowiązujący go w tym dniu (wynikający z rozkładu) wymiar czasu pracy.

3. Zwolnienie od pracy pracownika uprawnionego do wykonywania polowania w celu odstrzału sanitarnego zwierząt

1) Pracownik poinformował, że w najbliższym czasie będzie chciał skorzystać ze zwolnienia od pracy na czas wykonywania odstrzału sanitarnego zwierząt. Czy mamy obowiązek udzielić mu tego zwolnienia? Nie znamy szczegółów związanych z takim zwolnieniem od pracy, dlatego prosimy o przybliżenie tego zagadnienia.

Kwestię zwolnienia od pracy, o którym mowa w pytaniu, reguluje art. 47c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (Dz. U. z 2023 r. poz. 1075), dalej ustawy. Zgodnie z tym przepisem, osobie uprawnionej do wykonywania polowania wykonującej odstrzał sanitarny zwierząt (wprowadzony w przepisach wydanych na podstawie art. 45 ust. 1 pkt 8, art. 46 ust. 3 pkt 8 i art. 47 ust. 1 ustawy), dalej osobie uprawnionej, przysługuje zwolnienie od pracy lub wykonywania zajęć służbowych w dniu, w którym wykonuje ona ten odstrzał.

Jeśli osobą uprawnioną jest pracownik (żołnierz lub funkcjonariusz), to ma on obowiązek:

• uprzedzić odpowiednio pracodawcę lub przełożonego o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy lub niewykonywania zajęć służbowych z powodu wykonywania odstrzału sanitarnego zwierząt oraz
• uzgodnić termin tej nieobecności z pracodawcą lub przełożonym.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa. Takim przepisem jest m.in. powołany wcześniej art. 47c ustawy, którego ust. 4 zd. 1 stanowi, że pracodawca lub przełożony jest obowiązany zwolnić pracownika (żołnierza lub funkcjonariusza) od pracy lub wykonywania zajęć służbowych, w terminie z nim uzgodnionym. Dowodem usprawiedliwiającym omawianą nieobecność w pracy lub niewykonywanie zajęć służbowych jest pisemne oświadczenie podmiotu, któremu nakazano prowadzenie odstrzału sanitarnego zwierząt, potwierdzające udział danego pracownika (żołnierza lub funkcjonariusza) będącego osobą uprawnioną, w odstrzale sanitarnym zwierząt w danym dniu.

2) Czy za czas zwolnienia, o którym mowa w pytaniu 1, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie?

Tak, za czas zwolnienia od pracy lub wykonywania zajęć służbowych, z powodu wykonywania odstrzału sanitarnego zwierząt, pracownik (żołnierz lub funkcjonariusz) będący osobą uprawnioną zachowuje prawo do wynagrodzenia (lub uposażenia) ustalonego na zasadach dotyczących ustalania wynagrodzenia (lub uposażenia) przysługujących za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że wynagrodzenie pracownika za czas omawianego zwolnienia należy obliczyć zgodnie z przepisami rozporządzenia urlopowego.