Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków

1. Uzupełnienie dla celów zasiłkowych wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiła choroba i urlop wypoczynkowy

Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości. Ponadto otrzymuje zmienną premię, która zgodnie z regulaminem wynagradzania jest pomniejszana proporcjonalnie za czas nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby i urlopu wypoczynkowego. W sierpniu 2026 r. przez kilka dni był niezdolny do pracy z powodu choroby. W jednym z miesięcy uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownik chorował i przebywał na urlopie wypoczynkowym. W jaki sposób należy uzupełnić wynagrodzenie za ten miesiąc przed wliczeniem go do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Wynagrodzenie przyjmowane do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wymaga uzupełnienia, jeśli w danym miesiącu pracownik nie osiągnął pełnej jego kwoty wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, pod warunkiem że przepracował w nim co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Nieprzepracowanie takiego okresu skutkuje wyłączeniem wynagrodzenia za ten miesiąc z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Tak wynika z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej w zw. z art. 92 § 2 K.p.

Przy ustalaniu, czy pracownik w danym miesiącu przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy przyjmuje się, że dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, są dniami przepracowanymi (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępny na stronie internetowej www.zus.pl).

Uzupełnienia wynagrodzenia, o którym mowa, dokonuje się zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Na mocy tego przepisu, w razie gdy pracownik jest wynagradzany:

• w stałej miesięcznej wysokości, przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, które sfinansowałby pracownik,
• w zmiennej wysokości, przyjmuje się jako uzupełnione kwotę ustaloną przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych (wliczając dni urlopu wypoczynkowego) i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu (otrzymaną kwotę pomniejszając o składki na ubezpieczenia społeczne, które sfinansowałby pracownik).

Powyższe ma zastosowanie nie tylko do wynagrodzenia zasadniczego, ale również do składników wynagrodzenia takich jak premie, nagrody, dodatki, pod warunkiem że są one zmniejszane proporcjonalnie za okresy absencji zasiłkowych (co wynika z przepisów płacowych). Nieproporcjonalne zmniejszanie tych składników za ww. okresy powoduje, że należy je przyjmować do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia).

Pracownik z pytania oprócz wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej wysokości otrzymuje zmienną premię miesięczną zmniejszaną proporcjonalnie za okresy choroby oraz urlopu wypoczynkowego. Gdyby więc w którymś z miesięcy uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w sierpniu 2026 r. pracownik chorował, przepracowując przy tym co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, to wynagrodzenie za taki miesiąc pracodawca uzupełniłby odpowiednio: wynagrodzenie zasadnicze jak stały składnik wynagrodzenia, a premię miesięczną jak zmienny składnik wynagrodzenia. Z pytania wynika jednak, że w danym miesiącu pracownik oprócz absencji chorobowej korzystał z urlopu wypoczynkowego. 

Przyjmując, że przepracował w tym miesiącu wraz z urlopem wypoczynkowym co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, to ze względu na sposób wynagradzania pracownika uzupełnienia wynagrodzenia za taki miesiąc należy dokonać zgodnie z wyjaśnieniem ZUS zawartym w komentarzu do ustawy zasiłkowej, tj.: "(...) W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. (...)". Oznacza to, że w celu uzupełnienia wynagrodzenia należy zsumować wynagrodzenie zasadnicze, zmienną premię miesięczną i wynagrodzenie urlopowe (kwoty pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) uzyskane za taki miesiąc, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę dni przepracowanych (wraz z urlopem) i pomnożyć przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania w tym miesiącu.

Zakładamy, że pracownik z pytania otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 6.000 zł oraz zmienną premię uznaniową (zmniejszaną zgodnie z przepisami płacowymi proporcjonalnie za okresy absencji zasiłkowych oraz za urlop wypoczynkowy). W czerwcu 2026 r. pracownik przez 3 dni chorował i przez 10 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym (przepracował wraz z urlopem 18 dni z 21 dni obowiązujących do przepracowania). Za ten miesiąc uzyskał (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne przez niego finansowane): wynagrodzenie zasadnicze - 4.659,66 zł (za przepracowane dni oraz za czas urlopu), zmienną premię - 244,45 zł, wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych - 218,84 zł.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w sierpniu 2026 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2025 r. do lipca 2026 r., przy czym wynagrodzenie za czerwiec 2026 r. po uzupełnieniu. Uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc wyniosło 5.976,77 zł, zgodnie z wyliczeniem: [(4.659,66 zł + 244,45 zł + 218,84 zł) : 18 dni "przepracowanych"] x 21 dni do przepracowania = 5.976,77 zł.

2. Wpływ nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy nowo zatrudnionego pracownika na wysokość wynagrodzenia chorobowego

Pracownik został zatrudniony od 10 sierpnia 2026 r. za wynagrodzeniem określonym w stawce godzinowej. Po przepracowaniu 10 dni roboczych przez kolejne 4 dni był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych, a od 31 sierpnia do 4 września 2026 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Jak ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego? Nadmieniamy, że w sierpniu 2026 r. pracował on w nadgodzinach, za które otrzymał, oprócz normalnego wynagrodzenia, 50% dodatek.

Pracodawca z pytania w pierwszej kolejności powinien sprawdzić, czy pracownika obowiązuje okres wyczekiwania. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 ustawy zasiłkowej w zw. z art. 92 § 3 pkt 2 K.p., pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, tzw. okresu wyczekiwania. Do tego okresu wlicza się także poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Od tej ogólnej zasady istnieją wyjątki określone w art. 4 ust. 3 ustawy zasiłkowej, w których ubezpieczony nabywa prawo do świadczenia chorobowego od pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (bez okresu wyczekiwania). Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo gdy pracownik posiada co najmniej 10-letni okres wcześniejszego obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (art. 92 § 2 K.p.). Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy, tzw. wynagrodzenie uzupełnione (art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Wynagrodzenie godzinowe dla celów zasiłkowych należy traktować jak wynagrodzenie stałe. Stąd podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, które sfinansowałby pracownik).

Jeżeli pracownik w danym miesiącu był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych, wynagrodzenia za te dni nie uzupełnia się. Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej).

Niezależnie od powyższego podstawa wymiaru pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia, czyli w 2026 r. od kwoty 4.147,10 zł.

Pracownik z pytania jest wynagradzany stawką godzinową, a zatem podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w sierpniu 2026 r. (przyjmujemy, że legitymuje się odpowiednim okresem ubezpieczenia chorobowego) stanowiło uzupełnione wynagrodzenie za ten miesiąc, tj. kwota powstała przez pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin obowiązujących w tym miesiącu do przepracowania (pomniejszoną o godziny nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy). Do tego wynagrodzenia należało doliczyć wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny w kwocie faktycznie uzyskanej za sierpień 2026 r.

Przyjmujemy, że pracownik z pytania został zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a stawka godzinowa wynosi 36 zł/godz. W okresie od 10 do 31 sierpnia 2026 r. jego wymiar czasu pracy wynosił 120 godzin (40 godz. x 3 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 1 święto), z tego pracownik przepracował 10 dni (od 10 do 24), 4 dni był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych (od 25 do 28), 1 dzień (31) chorował. Za przepracowaną część sierpnia 2026 r. pracownik otrzymał: 2.880 zł (80 godz. x 36 zł) wynagrodzenia zasadniczego oraz 1.080 zł wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny (20 nadgodz. x 36 zł = 720 zł; 20 nadgodz. x 18 zł = 360 zł; 720 zł + 360 zł = 1.080 zł).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego od 31 sierpnia do 4 września 2026 r. stanowi suma uzupełnionego wynagrodzenia za sierpień 2026 r. oraz faktycznie wypłaconego wynagrodzenia za nadgodziny (w tym dodatków). Podstawa wymiaru wyniosła 4.908,17 zł, tj. 160 godz. do przepracowania w sierpniu - 32 godz. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy = 128 godz.; 128 godz. x 36 zł = 4.608 zł; 4.608 zł + 1.080 zł = 5.688 zł; 5.688 zł - 779,83 zł = 4.908,17 zł.

3. Przeliczenie i wyrównanie wynagrodzenia chorobowego po wypłacie składnika rocznego

Pracownikowi zatrudnionemu od 18 sierpnia 2025 r. przysługuje wynagrodzenie zasadnicze oraz premia roczna. W styczniu 2026 r. przez 4 dni chorował, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Do podstawy wymiaru tego świadczenia przyjęliśmy wynagrodzenie zasadnicze, gdyż premia roczna za 2025 r. w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia została wypłacona w sierpniu 2026 r. Czy po jej wypłacie należało przeliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Przyjmując, że premia roczna nie przysługuje i nie jest wypłacana za okresy absencji chorobowych, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2026 r. należało przeliczyć, uwzględniając w niej odpowiednio przeliczoną premię za 2025 r., a następnie wypłacić wyrównanie wynagrodzenia chorobowego.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego stosuje się zasady określone dla zasiłku chorobowego (art. 92 § 2 K.p.). Zatem nie uwzględnia się w niej składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego wynagrodzenia zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za ten okres (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Premie roczne wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (także zasiłków z ubezpieczeń społecznych) co do zasady w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Inaczej jest jednak w sytuacji, gdy premia została wypłacona w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia pracownika w danym roku.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składnik wynagrodzenia należny, lecz jeszcze niewypłacony, przyjmuje się w wysokości uzyskanej za okres poprzedni. Jego wypłata już po obliczeniu podstawy wymiaru nie powoduje ponownego jej obliczenia. Jeżeli jednak za okres poprzedni także nie został wypłacony, podstawę wymiaru ustala się bez tego składnika, a po jego wypłaceniu podstawę tę przelicza się i wyrównuje wysokość wynagrodzenia chorobowego. Tak wynika z art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej oraz z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej.

W okolicznościach z pytania pracownik został zatrudniony w sierpniu 2025 r. i za ten rok w sierpniu 2026 r. otrzymał premię w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w ubiegłym roku. Ponieważ w momencie ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2026 r. premia za 2025 r. nie została jeszcze wypłacona, pracodawca ustalił podstawę wymiaru tego świadczenia bez składnika rocznego (nie można było przyjąć premii wypłaconej za okres poprzedni, czyli za rok 2024, gdyż takiego składnika pracownik nie otrzymał). Jednakże po wypłacie premii za 2025 r. obliczoną wcześniej podstawę wymiaru powinien przeliczyć poprzez przyjęcie do niej premii w wysokości 1/4 kwoty przypadającej na pełne miesiące zatrudnienia w 2025 r. (tj. wrzesień-grudzień).

Przyjmujemy założenia z pytania oraz dodatkowo zakładamy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 7.700 zł, premia roczna zgodnie z regulaminem wynagradzania jest zmniejszana proporcjonalnie za okresy absencji zasiłkowych i przysługuje w zmiennej wysokości.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2026 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, tj. za okres od września do grudnia 2025 r. Wyniosło ono 6.644,33 zł, tj. [(7.700 zł - 1.055,67 zł) x 4 m-ce] : 4 m-ce = 6.644,33 zł. Za 4 dni choroby pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w wysokości 708,72 zł (6.644,33 zł : 30 = 221,48 zł; 221,48 zł x 80% = 177,18 zł; 177,18 zł x 4 dni = 708,72 zł).

W dniu 10 sierpnia 2026 r. pracownikowi wypłacono premię za 2025 r. w wysokości 2.750 zł. Pracodawca powinien przeliczyć ww. podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, uwzględniając w niej 1/4 kwoty premii przypadającej na pełne miesiące zatrudnienia w 2025 r. Przeliczona podstawa wymiaru wyniosła 7.176,51 zł, zgodnie z wyliczeniem: (2.750 zł : 136 dni kalendarzowych od 18 sierpnia do 31 grudnia 2025 r.) x 122 dni kalendarzowe od 1 września do 31 grudnia 2025 r. = 2.466,91 zł; 2.466,91 zł - 338,21 zł = 2.128,70 zł; 2.128,70 zł : 4 = 532,18 zł; 6.644,33 zł + 532,18 zł = 7.176,51 zł. Pracodawca powinien wypłacić wyrównanie wynagrodzenia chorobowego w wysokości 56,80 zł, tj. 7.176,51 zł : 30 = 239,22 zł; 239,22 zł x 80% = 191,38 zł; 191,38 zł x 4 dni = 765,52 zł; 765,52 zł - 708,72 zł = 56,80 zł.

Zwracamy uwagę! Wypłaconą kwotę wyrównania wynagrodzenia chorobowego pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA sporządzanym za miesiąc, w którym nastąpiła jego wypłata z kodem świadczenia/przerwy - 335. Wyrównanie wynagrodzenia chorobowego podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej).

4. Wysokość zasiłku opiekuńczego przysługującego zleceniobiorcy w pierwszym miesiącu ubezpieczenia

Umowa zlecenia została zawarta na okres od 6 sierpnia do 31 grudnia 2026 r. za wynagrodzeniem w stawce godzinowej. W sierpniu 2026 r. zleceniobiorca wystąpił z wnioskiem o wypłatę zasiłku opiekuńczego z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem w wieku 3 lat (od 24 do 31 sierpnia 2026 r.), co zostało potwierdzone zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA. Jak ustalić wysokość podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego, jeśli nie ma innych zleceniobiorców wykonujących podobne umowy? Nadmieniamy, że zleceniobiorca do końca czerwca 2026 r. świadczył pracę w innym podmiocie w ramach umowy o pracę.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki m.in. nad chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 lat. Przy jego przyznawaniu nie obowiązuje okres wyczekiwania i jest on wypłacany w wysokości 80% podstawy wymiaru. Tak wynika z art. 32 ust. 1 pkt 2 i art. 35 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego zleceniobiorcy, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zasiłku chorobowego (art. 52 ustawy zasiłkowej). Zgodnie z art. 49 ust. 1 pkt 2 ustawy zasiłkowej, jeśli zleceniobiorca sprawował osobistą opiekę nad chorym dzieckiem przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego i nie posiada wcześniejszego okresu tego ubezpieczenia z innego tytułu albo przerwa pomiędzy aktualnym i poprzednim okresem ubezpieczenia przekracza 30 dni, to okresem, z którego przychód przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru jest miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi odpowiednio:

• kwota przychodu określona w umowie przypadająca za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, jeśli odpłatność za wykonywanie umowy zlecenia określono kwotowo,
• kwota przeciętnego miesięcznego przychodu innych ubezpieczonych, z którymi płatnik składek zawarł takie same lub podobne umowy z miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku, jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy zlecenia określono w kwotowej stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnie,

po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71%.

Z pytania wynika, że zleceniobiorca jest wynagradzany stawką godzinową, zatem podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego należałoby ustalić według zasad określonych w drugim myślniku, tj. przyjmując przeciętny miesięczny przychód innych zleceniobiorców. Problem polega jednak na tym, że u zleceniodawcy nie ma takich osób. Ustawa zasiłkowa nie określa jak w takim przypadku obliczyć podstawę wymiaru. Wyjaśnił to ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej.

Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego zleceniobiorcy z pytania stanowi zatem faktycznie osiągnięty przez niego przychód za sierpień 2026 r., pomniejszony o kwotę odpowiadającą 13,71%. Należy mieć na uwadze, że dla zleceniobiorców nie określono najniższej podstawy wymiaru zasiłków, zatem nie ma do nich zastosowania przepis art. 45 ustawy zasiłkowej (art. 52 ustawy zasiłkowej).

Przyjmujemy założenia z pytania oraz że stawka godzinowa wynosi 33 zł/godz. W sierpniu 2026 r. zleceniobiorca wykonywał zlecenie łącznie przez 50 godzin, w związku z czym jego przychód za ten miesiąc wyniósł 1.650 zł.

Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego za okres od 24 do 31 sierpnia 2026 r. (8 dni) stanowi faktycznie osiągnięty przez zleceniobiorcę przychód za sierpień 2026 r. Podstawa wymiaru wyniosła 1.423,78 zł (1.650 zł - 226,22 zł), a stawka dzienna zasiłku - 37,97 zł (1.423,78 zł : 30 = 47,46 zł; 47,46 zł x 80% = 37,97 zł). Za 8 dni sprawowania opieki zleceniobiorca otrzymał zasiłek opiekuńczy w wysokości 303,76 zł (37,97 zł x 8 dni).

Zwracamy uwagę! Gdyby zleceniobiorca z pytania legitymował się wcześniejszym okresem ubezpieczenia chorobowego z innego tytułu i przerwa w tym ubezpieczeniu nie przekroczyłaby 30 dni, to podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego stanowiłby uzupełniony przychód za miesiąc, w którym była sprawowana opieka (art. 49 ust. 2 w zw. z art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Kwota tego przychodu nie mogłaby przekroczyć 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą 13,71%).