Zasady wypłaty zasiłków

1. Zasiłek za okres opieki sprawowanej nad chorym dzieckiem legitymującym się niepełnosprawnością

Dziecko pracownicy (w wieku 15 lat) legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności. W ostatnim czasie przeszło operację i po wypisaniu ze szpitala będzie wymagało dłuższej opieki. Czy niepełnosprawność dziecka ma wpływ na przysługujący pracownicy wymiar zasiłku opiekuńczego?

Odpowiedź na pytanie Czytelnika jest uzależniona od tego, czy orzeczenie o niepełnosprawności dziecka zawiera wskazania wymienione w art. 32 ust. 1 pkt 2a ustawy zasiłkowej.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki m.in. nad chorym dzieckiem w wieku:

• do ukończenia 14 lat - w wymiarze do 60 dni w roku kalendarzowym,
• do ukończenia 18 lat legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji - w wymiarze do 30 dni w roku kalendarzowym,
• w wieku powyżej 14 lat w ramach opieki nad innym chorym członkiem rodziny (o ile pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym z ubezpieczonym w okresie sprawowania opieki) - w wymiarze do 14 dni w roku kalendarzowym.

Wskazane wyżej limity zasiłku opiekuńczego są niezależne od liczby osób uprawnionych do tego zasiłku oraz liczby osób wymagających opieki. Co istotne zasiłek opiekuńczy nie przysługuje, jeżeli poza ubezpieczonym są inni członkowie rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym, mogący zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy chorego dziecka w wieku do 2 lat).

W pytaniu Czytelnik nie podał informacji, czy orzeczenie o niepełnosprawności dziecka zawiera wskazania dotyczące konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz stałego współudziału opiekuna w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji. Jeżeli takie wskazania zostały zawarte w orzeczeniu, pracownicy przysługuje zasiłek opiekuńczy przez okres do 30 dni w roku kalendarzowym, a w przeciwnym razie - nie dłużej niż przez 14 dni.

Zwracamy uwagę! Aby w pełni wykorzystać przysługujący limit zasiłku opiekuńczego, pracownica może wnioskować o niego wyłącznie na dni, w których powinna świadczyć pracę, z pominięciem np. sobót i niedziel, jeżeli są one dla niej dniami wolnymi. Okres sprawowania opieki, za który ubiega się o świadczenie, wskazuje we wniosku, np. na formularzu Z-15A. Do wniosku niezbędne będzie dołączenie orzeczenia o niepełnosprawności lub jego kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS (§ 29a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, Dz. U. z 2026 r. poz. 890).

Zakładamy, że pracownica z pytania otrzyma zwolnienie lekarskie na okres od 3 do 24 września 2026 r. (22 dni) z tytułu sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem w wieku 15 lat oraz że orzeczenie o niepełnosprawności dziecka zawiera wskazania dotyczące konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji.

Za cały wskazany w zwolnieniu lekarskim okres pracownicy przysługuje zasiłek opiekuńczy, o ile w czasie sprawowania opieki nie ma innego domownika mogącego zaopiekować się dzieckiem. Do wykorzystania w 2026 r. pozostanie jej jeszcze 8 dni (30 dni - 22 dni).

Pracownica może też wnioskować o wypłatę zasiłku opiekuńczego tylko za dni robocze, tj. od 3 do 4 (2 dni), od 7 do 11 (5 dni), od 14 do 18 (5 dni), od 21 do 24 września 2026 r. (4 dni). W takim przypadku z puli 30 dni zasiłku opiekuńczego wykorzysta 16 dni, a do wykorzystania w 2026 r. rodzinie pozostanie jeszcze 14 dni (30 dni - 16 dni).

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu oraz dodatkowo, że pracownica w marcu 2026 r. korzystała z 10 dni opieki nad chorą matką. Z zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad chorym niepełnosprawnym dzieckiem w wieku 15 lat pracownica może korzystać tylko przez 20 dni (30 dni - 10 dni). Jeśli więc wystąpi o zasiłek na wszystkie dni, na które zostało wystawione zwolnienie lekarskie (22 dni), to pracodawca wypłaci jej zasiłek opiekuńczy tylko za 20 dni, a pozostałe 2 dni uzna jako nieobecność usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. Z kolei gdy zawnioskuje o zasiłek tylko za dni robocze (łącznie 16 dni), to otrzyma zasiłek za cały ten okres, a do wykorzystania w 2026 r. rodzinie pozostaną jeszcze 4 dni (20 dni - 16 dni).

2. Przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego w związku z wypadkiem przy pracy w razie wystąpienia przerwy w niezdolności do pracy

Pracownik 4 sierpnia 2026 r. wrócił do pracy po długiej chorobie (182 dni). Lekarz medycyny pracy uznał go za zdolnego do pracy. W dniu 10 sierpnia 2026 r. pracownik uległ wypadkowi przy pracy i ponownie stał się niezdolny do pracy. Czy możemy otworzyć nowy okres zasiłkowy?

W okolicznościach z pytania wypadek przy pracy nie otwiera nowego okresu zasiłkowego. Pracownik może wystąpić do ZUS o przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego, jednakże z uwagi na wystąpienie przerwy w niezdolności do pracy decyzja może być odmowna.

Pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby świadczenia chorobowe, tj. wynagrodzenie chorobowe i zasiłek przysługują łącznie nie dłużej niż przez 182 dni lub 270 dni, gdy niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży (art. 8 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Jest to tzw. okres zasiłkowy, do którego wlicza się wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, a także poprzedniej niezdolności do pracy, jeżeli przerwa pomiędzy ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni (z wyjątkiem niemającym znaczenia w okolicznościach z pytania).

W praktyce okres zasiłkowy nie zawsze jest wystarczający dla odzyskania zdolności do pracy. Dlatego też jeśli po wyczerpaniu tego okresu pracownik jest nadal niezdolny do pracy, to może ubiegać się w ZUS o świadczenie rehabilitacyjne. Zostanie ono przyznane pod warunkiem, że dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy (w przeciwnym razie pracownik może wystąpić o rentę z tytułu niezdolności do pracy). Świadczenie rehabilitacyjne przysługuje przez okres niezbędny do przywrócenia zdolności do pracy, niedłużej jednak niż przez 12 miesięcy. O okolicznościach uzasadniających jego przyznanie orzeka lekarz orzecznik ZUS. Orzeczenie lekarza orzecznika, od którego nie wniesiono sprzeciwu lub co do którego nie wniesiono zarzutu wadliwości (albo orzeczenie komisji lekarskiej ZUS - w II instancji) stanowi podstawę do wydania przez ZUS decyzji w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego. Powyższe wynika z art. 18 ust. 1-3 i 6 ustawy zasiłkowej. Jeśli niezdolność do pracy została spowodowana "zwykłą" chorobą, świadczenie rehabilitacyjne wypłacane jest w ramach ubezpieczenia chorobowego, a gdy jest skutkiem wypadku przy pracy - w ramach ubezpieczenia wypadkowego.

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, wyczerpał pełny 182-dniowy okres zasiłkowy, a następnie odzyskał zdolność do pracy. Po kilku dniach wykonywania pracy uległ wypadkowi przy pracy, wskutek którego ponownie stał się niezdolny do pracy. Przerwa w niezdolności do pracy może stanowić podstawę odmowy prawa do świadczenia rehabilitacyjnego.

Z literalnego brzmienia art. 18 ust. 1 ustawy zasiłkowej wynika, że warunkiem nabycia prawa do świadczenia rehabilitacyjnego jest ciągłość niezdolności do pracy po wyczerpaniu okresu zasiłkowego, na co wskazuje użyte w tym przepisie słowo "nadal". Gdyby więc wypadek przy pracy miał miejsce bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej niezdolności do pracy, pracownik mógłby nabyć prawo do świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego. Bez znaczenia przy tym byłoby, że kolejna niezdolność do pracy została spowodowana innym schorzeniem niż poprzednia absencja.

Na konieczność zachowania ciągłości niezdolności do pracy wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lipca 2023 r. (sygn. akt I USKP 7/23), wyjaśniając, że: "Uprawnienie do świadczenia rehabilitacyjnego nie jest uzależnione od istnienia tej samej choroby po wyczerpaniu zasiłku chorobowego, ale jest zależne od dalszego, nieprzerwanego występowania niezdolności do pracy, spowodowanej tą samą lub inną chorobą, albo też kilkoma współistniejącymi chorobami. Stosownie do art. 18 ust. 2 ustawy (...) o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa świadczenie rehabilitacyjne przysługuje przez okres niezbędny do przywrócenia zdolności do pracy, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy. Wykładnia gramatyczna tego przepisu wyraźnie (bez wątpienia) przemawia więc za uznaniem, że świadczenie rehabilitacyjne jest kontynuacją zasiłku chorobowego (przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy) w tym znaczeniu, że prawo do tego świadczenia można nabyć tylko wówczas, gdy ustawowy okres pobierania zasiłku chorobowego został już wyczerpany a osoba pobierająca dotychczas zasiłek chorobowy jest nadal niezdolna do pracy. Użycie przez ustawodawcę w tym przepisie słowa »nadal« oznacza przy tym, że pomiędzy okresem pobierania zasiłku chorobowego a okresem pobierania świadczenia rehabilitacyjnego musi istnieć ciągłość. Innymi słowy, niezdolność do pracy jako stan uzasadniający prawo do zasiłku chorobowego a następnie prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, nie może zostać przerwany. Uprawnienie do świadczenia rehabilitacyjnego jest więc uzależnione od dalszego, nieprzerwanego występowania niezdolności do pracy. Po upływie maksymalnego terminu pobierania zasiłku chorobowego musi »nadal« (czyli bez przerwy, ciągle) występować niezdolność do pracy. (...)". Podobnie Sąd Najwyższy orzekł w wyroku z 19 stycznia 2009 r. (sygn. akt II UK 149/08).

Od decyzji ZUS odmawiającej prawa do świadczenia rehabilitacyjnego pracownikowi przysługuje odwołanie do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, w terminie jednego miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie to wnosi się do oddziału ZUS na piśmie lub do protokołu sporządzonego przez ten oddział. Pouczenie dotyczące zasad składania odwołania od decyzji znajduje się w pouczeniu do decyzji.

3. Wypłata zasiłku macierzyńskiego członkowi najbliższej rodziny w okresie hospitalizacji matki dziecka

Siostra pracownicy korzysta obecnie z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego (jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą i samodzielnie wychowuje dziecko). W połowie września 2026 r. ma zaplanowany zabieg, co będzie wiązało się z jej pobytem w szpitalu. Pracownica zamierza w tym czasie "przejąć" od niej opiekę nad dzieckiem w ramach urlopu macierzyńskiego. Czy jest to możliwe, a jeśli tak, to w jakiej wysokości przysługuje wówczas zasiłek macierzyński?

Pracownica będzie mogła skorzystać z części urlopu/zasiłku macierzyńskiego przypadającej na okres pobytu siostry w szpitalu, o ile siostra wykorzystała po porodzie co najmniej 8 tygodni zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlopu.

W myśl art. 29 ust. 6 ustawy zasiłkowej, ubezpieczona - matka dziecka po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres co najmniej 8 tygodni po porodzie może przerwać pobieranie tego zasiłku, jeżeli przebywa w szpitalu ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem. Warunkiem jest jednak, aby uprawnienia do urlopu macierzyńskiego w tym czasie przejął ubezpieczony - ojciec dziecka albo inny ubezpieczony członek najbliższej rodziny.

Zarówno przepisy ustawy zasiłkowej, jak i Kodeksu pracy nie zawierają definicji "członka najbliższej rodziny". Jedynie w art. 32 ust. 2 ustawy zasiłkowej dotyczącym uprawnień do zasiłku opiekuńczego jako "członków rodziny" wymienia się m.in. rodziców, ojczyma, macochę, teściów, dziadków, wnuki, rodzeństwo. W doktrynie przyjmuje się zatem, że wszystkie te osoby można zaliczyć do grona członków najbliższej rodziny. Oznacza to, że pracownicę z pytania, zwłaszcza z uwagi na sytuację życiową jej siostry (samodzielne rodzicielstwo), można uznać za członka najbliższej rodziny uprawnionego do urlopu i zasiłku macierzyńskiego w czasie hospitalizacji siostry.

Pracodawca jest związany wnioskiem o udzielenie części urlopu macierzyńskiego.

Wniosek pracownicy z pytania powinien zawierać jej imię i nazwisko, wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, odpowiadającej dacie, od której siostra przerwała zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego, oświadczenie o okresie zasiłku (urlopu) macierzyńskiego wykorzystanego przed porodem (jeśli miało to miejsce) oraz oświadczenie, w którym zobowiązuje się do poinformowania pracodawcy o dacie opuszczenia przez siostrę szpitala. Do wniosku powinna dołączyć:

• oświadczenie siostry, wskazujące datę, od której przerwała zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego na okres pobytu w szpitalu, ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem,
• zaświadczenie o terminie przyjęcia siostry do szpitala, wystawione przez tę placówkę,
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopię,
• zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie przysługującego i wypłaconego siostrze zasiłku macierzyńskiego oraz o stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński jej przysługiwał, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL matki dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL,
• zaświadczenie o dacie wypisania siostry ze szpitala, wystawione w tej placówce.

Powyższe wynika odpowiednio z § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem... (Dz. U. poz. 322) oraz z § 18 rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Jeśli chodzi o stawkę procentową zasiłku macierzyńskiego, to jest ona taka sama jak przysługująca matce dziecka, tj. odpowiednio 81,5% podstawy wymiaru bądź 100% podstawy wymiaru (art. 31 ust. 1 i 3 ustawy zasiłkowej). Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego stanowi natomiast przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownicy co do zasady za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku macierzyńskiego (tu wrzesień 2026 r.) - art. 3 pkt 3 i art. 36 ust. 1 w zw. z art. 47 ustawy zasiłkowej.

Przyjmujemy założenia z pytania oraz dodatkowo zakładamy, że dziecko siostry pracownicy urodziło się 1 lipca 2026 r., zasiłek macierzyński przysługuje jej w wysokości 81,5% podstawy wymiaru, zostanie przyjęta do szpitala 16 września 2026 r. i będzie w nim przebywała do końca miesiąca (15 dni). Ponadto zakładamy, że pracownica jest wynagradzana w stałej miesięcznej wysokości 6.500 zł.

Matka dziecka złoży w ZUS wniosek o rezygnację z pobierania zasiłku macierzyńskiego w okresie od 16 do 30 września 2026 r. (na czas pobytu w szpitalu). Z kolei pracownica na początku września 2026 r. złoży u swojego pracodawcy wniosek o udzielenie jej części urlopu macierzyńskiego w okresie od 16 do 30 września 2026 r., załączając do niego wymagane dokumenty. Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego za ten okres będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od września 2025 r. do sierpnia 2026 r. Wyniesie ona 5.608,85 zł, tj. [(6.500 zł - 891,15 zł) x 12 m-cy] : 12 m-cy = 5.608,85 zł. Za wskazany okres urlopu macierzyńskiego pracownica otrzyma zasiłek macierzyński w wysokości 2.285,55 zł, zgodnie z wyliczeniem: 5.608,85 zł : 30 = 186,96 zł; 186,96 zł x 81,5% = 152,37 zł (stawka dzienna); 152,37 zł x 15 dni = 2.285,55 zł.

Zwracamy uwagę! Pracodawca pracownicy z pytania po zakończeniu przez nią "przejętego" urlopu/zasiłku macierzyńskiego będzie zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o okresie, za który zasiłek macierzyński został wypłacony, zawierające jej imię, nazwisko i numer PESEL (albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL). Dokument ten będzie niezbędny do uzyskania przez siostrę pracownicy zasiłku macierzyńskiego za okres po przerwie w jego pobieraniu spowodowanej pobytem w szpitalu.