Rozliczanie czasu pracy

1. Organizacja czasu pracy pracownika objętego systemem równoważnym oraz ruchomym rozkładem czasu pracy

1) Na co należy zwrócić uwagę planując pracę pracownikowi objętemu systemem równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 K.p. oraz ruchomym rozkładem czasu pracy, w ramach którego pracodawca wyznacza godziny pracy w harmonogramie, aby nie naruszyć odpoczynku dobowego? Kiedy w takim przypadku kończy się i rozpoczyna kolejna doba pracownicza?

Zasadą jest, że pracodawca nie powinien planować pracownikowi ponownego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. Pojęcie doby pracowniczej nie jest tożsame z dobą kalendarzową, oznacza bowiem 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 K.p.). Przykładowo, gdy pracownik zgodnie z rozkładem rozpoczął pracę we wtorek o godzinie 6⁰⁰, to wtorkowa doba pracownicza trwa od godziny 6⁰⁰ w tym dniu, do godziny 6⁰⁰ w środę. W takim przypadku w środę pracownikowi nie można zaplanować pracy wcześniej niż o 6⁰⁰. Wyjątkiem od powyższej zasady jest m.in. organizacja ruchoma uregulowana w art. 140¹ K.p., w ramach której rozkład czasu pracy może przewidywać:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy (art. 140¹ § 1 K.p.) - o to rozwiązanie pyta Czytelnik,
• przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 K.p.).

Organizacja ruchoma może być stosowana w każdym systemie czasu pracy, a więc także w ramach systemu równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 K.p. (tzw. wariant podstawowy systemu równoważnego), który może być stosowany jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Pracownikowi objętemu tym systemem pracodawca może planować pracę w wymiarze wyższym niż 8 godzin na dobę, jednak nieprzekraczającym 12 godzin, natomiast aby zachować obowiązujący pracownika nominał w przyjętym okresie rozliczeniowym (ustalony zgodnie z art. 130 § 1 i 2 K.p.), przedłużony dobowy wymiar czasu pracy równoważony jest krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Pomimo, iż ruchomy rozkład czasu pracy pozwala na bardziej elastyczną organizację czasu pracy, nie daje on jednak pracodawcy pełnej swobody. Wykonywanie pracy w ramach ruchomego rozkładu (bez względu na to, czy to pracodawca ustala grafiki, czy też pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy) nie może bowiem naruszać prawa pracownika do przysługującego mu okresu odpoczynku, w tym odpoczynku dobowego, który musi być nieprzerwany i wynosić w każdej dobie pracowniczej co najmniej 11 godzin (art. 132 § 1 K.p.). Obowiązek zapewnienia odpoczynku dobowego pozostaje przy tym ściśle związany z pojęciem doby pracowniczej. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 8 marca 2013 r. (sygn. akt II PK 204/12): "(...) Doba pracownicza związana jest z rozkładem czasu pracy oraz normą dzienną i ewentualnie nadgodzinami, a także z okresem odpoczynku (11 godzin). (...)".

Zwracamy uwagę! W doktrynie wskazuje się, że w przypadku ruchomego rozkładu czasu pracy: "(...) doby mogą nakładać się na siebie. Innymi słowy, dobę liczy się z każdym rozpoczęciem pracy zgodnie z harmonogramem lub zgodnie z wyborem pracownika w ramach widełek czasowych. W trakcie tak rozpoczętej i trwającej doby może rozpocząć się kolejna. Warunkiem brzegowym jest to, że doba następna nie może się rozpocząć wcześniej niż po 11 godzinach od zakończenia pracy w dobie poprzedniej. (...)". (por. A. Sobczyk w: Kodeks pracy. Komentarz, 6. Wydanie, Warszawa 2023, C.H.Beck, str. 706). Oznacza to, że w ruchomym rozkładzie czasu pracy każdą dobę pracowniczą należy liczyć przez 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Jeżeli jednak w kolejnym dniu pracownik ma zgodnie z ruchomym rozkładem rozpocząć pracę wcześniej, rozpoczęcie tej pracy wyznacza początek kolejnej doby pracowniczej, mimo że poprzednia 24-godzinna doba jeszcze się nie zakończyła. Doby pracownicze mogą się zatem na siebie nakładać, pod warunkiem zachowania przysługującego pracownikowi odpoczynku.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w ramach systemu równoważnego, o którym mowa w art. 135 K.p., jest objęty 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym oraz organizacją ruchomą, o której mowa w art. 140¹ § 1 K.p.

Jeżeli pracownik w poniedziałek pracuje:

• od 10⁰⁰ do 22⁰⁰ (12 godz.), we wtorek pracodawca może zaplanować mu rozpoczęcie pracy najwcześniej o 9⁰⁰,
• od 10⁰⁰ do 19⁰⁰ (9 godz.), we wtorek pracodawca może zaplanować rozpoczęcie pracy najwcześniej o 6⁰⁰.

W obu przypadkach rozpoczęcie pracy we wtorek następuje jeszcze przed upływem 24 godzin od rozpoczęcia pracy w poniedziałek, jednak jest dopuszczalne w ramach ruchomego rozkładu czasu pracy, przy zachowaniu co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Oprócz obowiązku zapewnienia wymaganego okresu odpoczynku dobowego (oraz tygodniowego), pracodawcę obowiązują także pozostałe przepisy o czasie pracy, a ich naruszenie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za co grozi kara grzywny od 2.000 zł do 60.000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 K.p.).

2) Czy pracownikowi objętemu organizacją czasu pracy, o której mowa w pierwszym pytaniu, można polecić pracę w godzinach nadliczbowych przed rozpoczęciem kolejnej dniówki, jeżeli zgodnie z rozkładem pracownik rozpoczyna ją w poprzedniej dobie pracowniczej?

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Można ją polecić (pracownikowi, któremu przepisy na to pozwalają) w przypadkach, o których mowa w art. 151 § 1 K.p., tj. w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Gdy pracownik jest objęty organizacją ruchomą, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie (zaplanowanej przez pracodawcę w harmonogramie - art. 140¹ § 1 K.p., lub wynikającej z decyzji pracownika w określonym przedziale czasu - art. 140¹ § 2 K.p.), nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 K.p.). Inaczej należy oceniać pracę wykonywaną na polecenie pracodawcy poza godzinami wynikającymi z ruchomego rozkładu czasu pracy. W takim przypadku ustalenie, czy doszło do pracy nadliczbowej oraz czy wynika ona z przekroczenia normy dobowej (przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy), czy przeciętnej normy tygodniowej, wymaga uwzględnienia definicji doby pracowniczej.

W stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 20 listopada 2013 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej podkreśliło, że: "(...) Przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ Kodeksu pracy, nie modyfikują definicji doby ani definicji pracy nadliczbowej (...).

(...) jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 Kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej.

W opinii Departamentu, jeżeli praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być, zdaniem Departamentu Prawa Pracy, zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. (...)".

Zwracamy uwagę! Polecenie pracownikowi objętemu organizacją ruchomą pracy w godzinach nadliczbowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia mu odpoczynku dobowego (art. 132 K.p.) oraz tygodniowego (art. 133 K.p.).

2. Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy pracownika-rodzica pełnoletniego dziecka z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności

Zatrudniamy pracowników w ramach systemu podstawowego, organizacji II-zmianowej (6⁰⁰-14⁰⁰ i 14⁰⁰-22⁰⁰) od poniedziałku do piątku oraz 1-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Pracownik będący ojcem dziecka legitymującego się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, które ukończyło już 18 lat, złożył wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, w ramach którego miałby pracować tylko na drugą zmianę. Czy mamy obowiązek uwzględnić taki wniosek, skoro dziecko pracownika jest już pełnoletnie?

Pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności może wystąpić z takim wnioskiem również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia. Pełnoletność dziecka nie pozbawia pracownika tego uprawnienia.

Na mocy art. 142¹ K.p. pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej):

• pracownika-małżonka albo pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
• pracownika-rodzica:
• dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz. U. z 2024 r. poz. 1829),
• dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
• dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2026 r. poz. 820 z późn. zm.),

o wykonywanie pracy w ramach systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 K.p.) lub ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ K.p.) albo indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 K.p.). Przy czym pracownik-rodzic, o którym mowa w drugim myślniku, może przedłożyć pracodawcy ww. wniosek również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Organizacja pracy w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy może polegać np. na planowaniu pracownikowi innych godzin pracy niż pozostałym pracownikom lub - tak jak w pytaniu - pracy tylko na II zmianę. Ważne jest jednak to, aby praca była organizowana w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Jeśli więc jest on zatrudniony w systemie podstawowym, nie może wnioskować o planowanie pracy w wymiarze przewyższającym 8-godzinną normę dobową.

Wniosek złożony w trybie art. 142¹ K.p. jest dla pracodawcy wiążący, chyba że jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika - wówczas pracodawca może odmówić jego uwzględnienia, o czym ma obowiązek poinformować pracownika - również w postaci papierowej lub elektronicznej. W doktrynie wskazuje się, że odmowa uwzględnienia przez pracodawcę wniosku: "(...) W szczególności, jak się wydaje, będzie to dotyczyć pracowników wykonujących pracę skooperowaną, która nie pozwala na stosowanie odmiennych od pozostałych pracowników rozwiązań w zakresie czasu pracy. (...)" (por. K. Stefański w: Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304⁵, wyd. VII, red. K. W. Baran, Warszawa 2025, art. 142¹, SIP Lex).

3. Zaliczenie do czasu pracy dojazdów do miejsca pracy w świetle wyroku TSUE

W polskim orzecznictwie powszechnie przyjmuje się, że przejazdy pracowników pomiędzy miejscem pracy a miejscem zamieszkania przypadają poza czasem pracy. Szczególne zasady dotyczą w tym zakresie pracowników mobilnych, którzy nie mają stałego lub zwykłego miejsca pracy.

Za sprawą wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej TSUE) z 9 października 2025 r. w sprawie C-110/24, rozszerzeniu uległ katalog sytuacji, w których przejazd należy zaliczyć do czasu pracy. Sprawa dotyczyła hiszpańskiej spółki wykonującej prace związane z utrzymaniem i poprawą chronionych obszarów przyrodniczych. Z uwagi na prowadzenie równolegle prac w kilku lokalizacjach, pracodawca wyznaczył zatrudnionym jeden punkt zbiórki, w którym pracownicy mieli się stawiać o 8⁰⁰, docierając tam własnym środkiem transportu. Z tego miejsca byli przewożeni służbowym samochodem, wyposażonym w niezbędne do wykonania zaplanowanych prac narzędzia, do konkretnego miejsca, w którym w danym dniu mieli wykonywać zadania w terenie. Po zakończeniu pracy o 15⁰⁰ byli odwożeni tym samochodem do punktu zbiórki, skąd udawali się prywatnymi środkami transportu do miejsca zamieszkania. Pracownicy nie mogli bezpośrednio dojeżdżać do miejsca przydzielonej im pracy, gdyż byli zobowiązani do stawienia się o określonej godzinie w punkcie zbiórki. Tym samym nie mieli oni stałego i zwykłego miejsca pracy, gdyż z konieczności musieli przemieszczać się w celu świadczenia umówionej pracy, przestrzegając przy tym narzuconych przez pracodawcę zasad przejazdu.

W oparciu o ten stan faktyczny powstało pytanie, czy czas poświęcony przez pracowników na wspólne przejazdy pojazdem służbowym na początku i na końcu dnia pracy w godzinach wyznaczonych przez pracodawcę i z wyznaczonego przez niego miejsca zbiórki do rezerwatu lub innego miejsca prac w terenie, gdzie wykonują swoje obowiązki i z powrotem stanowi czas pracy w rozumieniu art. 2 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz. U. UE L 2003.299.9 z dnia 2003.11.18)?

Rozpoznając tę sprawę TSUE podkreślił, że pracownicy ci nie mają stałego i zwykłego miejsca pracy. To pracodawca decyduje o środku przejazdu wykorzystywanym do transportu pracowników i sprzętu niezbędnego do wykonania zaplanowanych prac, miejscu zbiórki i czasie wyjazdu oraz powrotu oraz wyznacza miejsce docelowe, gdzie będą realizowane prace w terenie. W konsekwencji pracownicy ci muszą przemieszczać się w celu świadczenia pracy określonej w umowie, przestrzegając przy tym narzuconych przez pracodawcę zasad przejazdu. Przejazdy te są nierozerwalnie związane z charakterem pracy pracownika, a przez to również z wykonywaniem przez niego zatrudnienia. Tym samym należy przyjąć, że czas przejazdu pracowników znajdujących się w takiej sytuacji należy traktować jako czas pracy. Pracodawca dostrzegał to zaliczając im do czasu pracy czas dojazdu z miejsca zbiórki do wyznaczonego miejsca wykonywania pracy w terenie, ale zasady tej nie rozciągał na czas powrotu do miejsca zbiórki po zakończeniu zaplanowanych w danej dobie prac w rezerwacie.

Rozpoznając tę wątpliwość TSUE odwołał się do wcześniejszych rozstrzygnięć hiszpańskiego Sądu Najwyższego (Tribunal Supremo), który przyjął w wyroku z 28 maja 2020 r. nr 605/2020, że w przypadku przedsiębiorstwa świadczącego usługi instalacji, konserwacji i naprawy wind czas dojazdu pracowników z ich domów do miejsc zamieszkania klientów należy uznać za czas pracy. Sąd ten stwierdził bowiem, że jeśli dojazd do miejsca zamieszkania klienta jest niezbędny do realizacji działalności przedsiębiorstwa, które nie mogłoby instalować, konserwować lub naprawiać wind, gdyby nie wysyłało swoich pracowników wraz z niezbędnymi materiałami i narzędziami do miejsca zamieszkania klientów, co w konsekwencji ma wpływ na fakturowanie tych usług, to dojazdy te należy uznać za czas pracy. W ocenie TSUE pracownicy wykonują swoje obowiązki w czasie przejazdu między miejscem zamieszkania a miejscem świadczenia usług ich klientom, ponieważ przejazdy stanowią nieodzowny element wykonywania przez tych pracowników usług technicznych u klientów. Podczas przejazdu pracownik musi przebywać w miejscu określonym przez pracodawcę. Pozostaje więc w jego dyspozycji aby w razie potrzeby móc niezwłocznie przystąpić do świadczenia pracy. W okresie niezbędnym do przejazdu wspomniani pracownicy nie mogą rozporządzać swobodnie swym czasem i zajmować się własnymi sprawami, skutkiem czego pozostają oni do dyspozycji pracodawcy. Skoro przejazdy są nierozerwalnie związane z charakterem pracy pracownika niemającego stałego lub zwykłego miejsca pracy, miejsce pracy takich pracowników nie może być ograniczone do miejsca fizycznej działalności tych pracowników u klientów ich pracodawcy.

Dyrektywa 2003/88/WE nie przewiduje kategorii pośredniej pomiędzy okresami pracy a okresami odpoczynku - pojęcia te wzajemnie się wykluczają. W konsekwencji art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88/WE należy interpretować w ten sposób, że czas przejazdów w obie strony, które pracownicy muszą wykonywać wspólnie, w godzinach określonych przez pracodawcę i należącym do niego pojazdem, z wyznaczonego punktu zbiórki do miejsca wykonywania zasadniczej części powierzonych im zadań, stanowi czas pracy.

Rozstrzygnięcie to może dotyczyć nie tylko pracowników zajmujących się pielęgnacją terenów zielonych (jak w wyroku TSUE), ale też m.in. osób zatrudnionych w budownictwie i przy pracach wykończeniowych, firmach świadczących usługi utrzymania czystości, agencjach ochrony, przy pracach sezonowych w rolnictwie i leśnictwie, a także w branży eventowej czy cateringowej. Wyrok TSUE nie oznacza, że każdy zorganizowany przez pracodawcę transport od punktu zbiórki jest czasem pracy, znaczenie ma cały układ okoliczności: tj.: brak stałego lub zwykłego miejsca pracy, obowiązek stawienia się w określonym miejscu i czasie, przejazd narzuconym przez pracodawcę środkiem transportu, brak możliwości swobodnego dysponowania tym okresem oraz funkcjonalny związek przejazdu z wykonywaną pracą. Jeżeli przejazdy spełniają wskazane przez TSUE przesłanki, okres ich trwania należy uwzględnić w czasie pracy pracownika w danej dobie. Pominięcie tych okresów może prowadzić nie tylko do przekroczenia obowiązujących norm czasu pracy, lecz także do naruszenia przepisów dotyczących nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Przykładowo, jeśli pracownicy ochrony lub obsługi eventowej wykonujący pracę podczas imprezy masowej (np. festiwalu) są zobowiązani do stawienia się o określonej godzinie w punkcie zbiórki, skąd jednym samochodem służbowym udają się na teren imprezy, a po zakończeniu pracy wracają nim do punktu zbiórki, to sytuacja ta powiela schemat z wyroku TSUE. Jeżeli pracownicy nie mają stałego miejsca pracy ani możliwości samodzielnego wyboru sposobu dotarcia do miejsca wykonywania zadań, istnieją podstawy do zaliczenia obu przejazdów do czasu pracy.

Zwracamy uwagę! Choć wyrok TSUE wiąże wyłącznie ten sąd, który zadał pytanie, w praktyce sądy krajowe powołują się na te rozstrzygnięcia jako oficjalną wykładnię prawa UE i dostosowują się do niej, by uniknąć rozbieżności interpretacyjnych przepisów. Gwarantuje to bowiem większą pewność, że wydane rozstrzygnięcie nie zostanie uchylone w wyniku kontroli instancyjnej.