Rozstrzyganie wątpliwości dotyczących urlopów

1. Ustalenie i rozliczenie urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na część etatu

1) Od 1 czerwca 2026 r. zatrudniamy na czas nieokreślony pracownika na 1/2 etatu. Pracownik ten przedłożył nam dokumenty potwierdzające ukończenie studiów licencjackich, roczny okres pracy na podstawie umowy o pracę oraz zaświadczenie z ZUS potwierdzające wykonywanie przez niego przez ostatnie 10 miesięcy umowy zlecenia, z tytułu której podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Pracownik zamierza korzystać z urlopu wypoczynkowego we wrześniu br. Jak ustalić uprawnienia urlopowe tego pracownika? Nadmieniamy, że wymienione okresy nie pokrywają się.

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni - przy co najmniej 10-letnim okresie zatrudnienia. Jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę odpowiednio wymieniony wcześniej wymiar urlopu (niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia). Wynika to z art. 154 K.p.

Zgodnie z art. 154¹ § 1 K.p., do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Od 1 stycznia 2026 r. - w przypadku pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.), a od 1 maja 2026 r. - pozostałych pracodawców, tzw. prywatnych, do okresu zatrudnienia zaliczane są udokumentowane okresy wykonywania przez osobę fizyczną m.in. umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, oraz okresy, w których nie podlegała przedmiotowym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów (art. 302¹ § 2 pkt 1 i § 3 K.p.). Wymienione okresy mają znaczenie dla wymiaru nabywanego urlopu. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia szkoły okres wskazany w art. 155 § 1 K.p. Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

Przyjmujemy dane z pytania. Do stażu urlopowego pracownika należy wliczyć okres pracy na podstawie umowy o pracę - 1 rok, okres wykonywania umowy zlecenia - 10 miesięcy, a także 8 lat - z tytułu ukończenia szkoły wyższej. Zliczając wszystkie wymienione okresy, do dnia podjęcia obecnego zatrudnienia pracownik legitymował się stażem urlopowym wynoszącym 9 lat i 10 miesięcy. Pracownik 31 lipca 2026 r. osiągnął 10-letni staż urlopowy.

Zgodnie z art. 158 K.p., pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Zatem prawo do urlopu uzupełniającego ma pracownik, który przed osiągnięciem 10-letniego stażu urlopowego wykorzystał przysługujący mu za dany rok urlop w dotychczasowym wymiarze. Jeśli natomiast do dnia nabycia prawa do wyższego wymiaru nie wykorzystał w całości przysługującego mu dotychczas urlopu, wymiar urlopu za ten rok ulega podwyższeniu. Przepis § 3 rozporządzenia urlopowego stanowi, że wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu. 

Potwierdza to wyjaśnienie resortu pracy w odpowiedzi z 16 sierpnia 2024 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, w którym czytamy: "(...) Pojęcia »urlopu uzupełniającego« nie stosuje się jednak w sytuacji, w której pracownik przed osiągnięciem 10-letniego okresu zatrudnienia nie wykorzystał w całości przysługującego mu do tej pory w danym roku wymiaru urlopu. W takim przypadku mamy do czynienia ze zwiększeniem w trakcie tego roku kalendarzowego przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. (...)".

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu oraz zakładamy, że pracownik dotychczas nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Pracownikowi przysługuje za okres zatrudnienia w bieżącym roku urlop wypoczynkowy w łącznym wymiarze 8 dni (26 dni x 1/2 etatu = 13 dni; 13 dni x 7/12 = 7,58 dnia, po zaokrągleniu 8 dni).

2) Pracownik z poprzedniego pytania pracuje według następującego rozkładu: w poniedziałek i środę po 8 godzin oraz w czwartek 4 godziny, czyli 20 godzin tygodniowo. Na urlopie będzie przebywał od 7 do 18 września 2026 r. Ile dni urlopu pozostanie mu do wykorzystania?

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 K.p.). Przepis ten stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (art. 154² § 3 K.p.). Oznacza to obowiązek przeliczenia puli wyrażonej w dniach (po zaokrągleniach wynikających z obliczania wymiaru) na godziny oraz odjęcia od niej liczby godzin wykorzystanych.

Przyjmujemy założenia z poprzednich przykładów. Pula urlopowa pracownika wynosi 8 dni, czyli 64 godziny (8 dni x 8 godz.). Po wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, z którego pracownik będzie korzystał w okresie od 7 do 18 września 2026 r. pozostaną mu jeszcze 24 godziny urlopu (64 godz. - 2 tyg. x 20 godz.). Jeśli pozostałą pulę wykorzysta w dłuższych dniówkach, da mu to jeszcze 3 dni urlopu (24 godz. : 8 godz.), a jeśli w "krótszej" dniówce - 6 dni wolnego (24 godz. : 4 godz.).

2. Pierwszy urlop wypoczynkowy pracownika będącego absolwentem szkoły wyższej

1) Od 17 sierpnia 2026 r. zatrudniliśmy absolwenta szkoły wyższej na 3-miesięczny okres próbny, dla którego jest to pierwsza w życiu praca na podstawie umowy o pracę. Pracownik przedłożył dokumenty potwierdzające ponad 2-letni okres wykonywania umowy zlecenia, przypadający przed podjęciem studiów. Czy przysługuje mu urlop cząstkowy, czy też urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia w bieżącym roku, ustalony z wyższego wymiaru?

Pracownikowi przysługuje urlop cząstkowy.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, tj. 1,66 dnia (1/12 z 20 dni) lub 2,16 dnia (1/12 z 26 dni). Tak wynika z art. 153 § 1 w zw. z art. 154 § 1 K.p. W praktyce kadrowej urlop ten jest nazywany urlopem cząstkowym. Przy ustalaniu prawa do tego urlopu przyjmuje się miesiąc obliczeniowy, a nie kalendarzowy. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2 K.p.).

Na dzień 17 sierpnia 2026 r. staż urlopowy pracownika z pytania przekraczał 10 lat, obejmując ponad 2-letni okres wykonywania umowy zlecenia oraz 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej (art. 155 § 1 pkt 6 K.p.). W związku z tym z upływem każdego miesiąca pracy pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 26 dni, czyli 2,16 dnia. Pierwszy urlop cząstkowy pracownik nabędzie z upływem 16 września 2026 r., a kolejne - odpowiednio z upływem 16 października i 16 listopada. Jeżeli po okresie próbnym strony zawrą umowę o pracę na czas określony, trwającą np. do 31 grudnia 2027 r., kolejna część urlopu będzie przysługiwała z upływem 16 grudnia 2026 r. Natomiast 1 stycznia 2027 r. pracownik nabędzie prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego za ten rok w wymiarze 26 dni.

2) Pracodawca prywatny od 1 marca 2026 r. zatrudnia absolwenta szkoły wyższej. Ponieważ jest to jego pierwsza w życiu praca na podstawie umowy o pracę ustalamy mu urlop cząstkowy, dotychczas obliczany z niższego wymiaru. Jednak na początku sierpnia 2026 r. pracownik ten przedłożył pracodawcy zaświadczenie z ZUS potwierdzające 2,5-letni okres prowadzenia działalności gospodarczej niepokrywający się z okresem nauki, za który opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Czy od 1 marca 2026 r. powinniśmy przeliczyć jego urlop?

Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów wymienionych w art. 302¹ § 1-7 K.p. do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, z tym że u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych - nie wcześniej niż 1 maja 2026 r. Tak wynika z art. 6 pkt 2 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423). Pracownik z pytania przedłożył w sierpniu 2026 r. zaświadczenie z ZUS potwierdzające okres prowadzenia działalności gospodarczej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Po jego uwzględnieniu staż urlopowy pracownika 1 maja br. wyniósł co najmniej 10 lat. Począwszy od maja 2026 r. pracodawca powinien zatem przeliczyć części urlopu wypoczynkowego przysługujące pracownikowi z upływem kolejnych miesięcy. Oznacza to, że z dniem 31 maja 2026 r. pracownik nabył prawo do urlopu cząstkowego w wymiarze 1/12 z 26 dni. 

3. Polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracownika przed zakończeniem zatrudnienia

Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony. W związku ze zbliżającym się dniem rozwiązania się tej umowy pracodawca chce, aby pod koniec jej trwania pracownik skorzystał z kilku dni urlopu wypoczynkowego. Czy pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bez jego zgody?

Nie. Sam fakt zbliżania się terminu rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony nie daje pracodawcy podstaw do jednostronnego skierowania pracownika na urlop wypoczynkowy. Możliwość taka przysługuje mu na podstawie art. 167¹ K.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Zgodnie z powołanym wyżej przepisem, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takiej sytuacji wymiar udzielonego urlopu - z wyłączeniem urlopu zaległego (za poprzednie lata) - nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ K.p., czyli urlopu przysługującego pracownikowi za bieżący rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy.

W przypadku urlopu udzielonego zgodnie z tym przepisem, pracownik musi podporządkować się jednostronnej decyzji pracodawcy w tej sprawie. Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2017 r. (sygn. akt I PK 40/16) wyjaśnił, że pracodawca, zobowiązując pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego, powinien wyraźnie udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego przez określenie jego granic czasowych, od konkretnego dnia do innego dnia. Czynność pracodawcy polegająca na "udzieleniu urlopu" wiąże obie strony - pracownik zobowiązany jest wykorzystać urlop we wskazanym terminie, a pracodawca ma prawo odwołać go z urlopu bądź przesunąć termin urlopu tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy.

W piśmiennictwie zwraca się uwagę, że art. 167¹ K.p. nie dotyczy przypadków rozwiązania umowy o pracę w innym trybie niż za wypowiedzeniem (por. np. "Kodeks pracy. Komentarz" red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak 2024, Legalis). Przepis ten nie stanowi podstawy do jednostronnego udzielenia przez pracodawcę urlopu np. pod koniec okresu obowiązywania umowy zawartej na czas określony. Strony mogą jednak porozumieć się w sprawie udzielenia urlopu wypoczynkowego w tym okresie. W razie niewykorzystania przysługującego urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.