Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień

1. Dopuszczalność dedykowania danego rodzaju dofinansowania do wypoczynku jednej grupie osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS

1) Pracodawca prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zamierza wprowadzić do regulaminu tego funduszu postanowienie, zgodnie z którym pracownik może otrzymać pomoc w formie "wczasów pod gruszą" (nieudokumentowany wypoczynek we własnym zakresie), a emeryt i rencista - były pracownik - dofinansowanie do udokumentowanych wczasów zorganizowanych. Czy takie działanie będzie dopuszczalne?

W opinii Głównego Inspektoratu Pracy (GIP), ograniczenie dostępu do niektórych świadczeń jest dozwolone tylko z uwagi na specyfikę adresata usługi lub świadczenia. Taka sytuacja nie występuje w przypadku z pytania. Tym samym przypisanie w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu) danego świadczenia tylko do jednej grupy osób uprawnionych jest niedopuszczalne. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie i doktrynie.

Status osoby uprawnionej i jego konsekwencje

Grupy osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z Funduszu wymienia art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.), dalej ustawy o Funduszu. Wskazuje on:

• pracowników i ich rodziny,
• emerytów i rencistów - byłych pracowników (dalej emeryci - byli pracownicy) i ich rodziny, a także
• inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie Funduszu, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Osoby znajdujące się w dwóch pierwszych kategoriach mają prawo do świadczeń z Funduszu na podstawie przepisów ustawy. Postanowienia regulaminu Funduszu nie mogą wyłączyć ani ograniczyć tego uprawnienia. To jednolity i konsekwentny pogląd:

• doktryny - por. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Łukasz Chruściel, C.H.BECK 2015, kom. do art. 2 oraz źródła w nim zawarte; Obowiązki pracodawcy w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tworzenie. Odpis podstawowy. Zakres danych osobowych, Maciej Nałęcz, C.H.BECK 2022, część II, pkt 5,
• orzecznictwa sądowego - por. m.in. uchwała SN z 21 lutego 2024 r. (sygn. akt III PZP 3/23), wyrok SR w Człuchowie z 16 czerwca 2020 r. (sygn. akt IV P 133/19) i wyrok SR w Giżycku z 14 listopada 2019 r. (sygn. akt IV P 29/19),
• instytucji urzędowych - por. stanowisko GIP z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami ZFŚS (znak GIP-GBI.0701.72.2019.3), dalej stanowisko GIP z 23 maja 2019 r. oraz wyjaśnienia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 17 lutego 2011 r. (znak SPS-023-20599/11).

Formy wypoczynku i ich dokumentowanie

Jednym z rodzajów działalności socjalnej, która może być finansowana z Funduszu, są usługi na rzecz różnych form wypoczynku (art. 2 pkt 1 ustawy o Funduszu). O tym, czy pracodawca będzie je świadczył, w jakich formach i według jakich zasad, powinien rozstrzygać regulamin Funduszu (art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu).

Postanowienia regulaminowe mogą przewidywać, że wypoczynek osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu jest finansowany ze środków Funduszu:

• w całości, jeżeli wypoczynek zorganizuje pracodawca albo na jego zlecenie wyspecjalizowana instytucja (np. biuro podróży czy agencja turystyczna); mogą to być wczasy, wycieczki, rajdy czy wypoczynek o charakterze zdrowotnym (np. pobyt w sanatorium lub ośrodku rehabilitacyjnym),
• w części, gdy organizacją wypoczynku zajmują się we własnym zakresie dorosłe osoby uprawnione (tzw. wczasy pod gruszą) dla siebie i/lub dla dzieci i młodzieży w trybie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2025 r. poz. 881 z późn. zm.) i jej przepisów wykonawczych.

Reguły dokumentowania dofinansowania do wypoczynku, o którym mowa w myślniku drugim, powinien określać regulamin Funduszu. Zwykle jego postanowienia zobowiązują do składania przez osoby uprawnione wniosków o dofinansowanie oraz dowodów pokrycia wydatków zorganizowanego odpoczynku (np. faktury lub potwierdzenia przelewu). Nie wymagają dokumentowania koszty wczasów pod gruszą.

Z treści pytania wynika, że pracodawca rozważa podział dofinansowania do wypoczynku dorosłych osób uprawnionych na dwie kategorie: wczasów pod gruszą bez obowiązku dokumentowania oraz dofinansowania do zorganizowanej formy wypoczynku z obowiązkiem dokumentowania. 

Takie działanie jest zgodne z ustawą, co potwierdza stanowisko GIP z 11 kwietnia 2011 r. (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP), w którym czytamy, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 K.p. (...)".

Dopuszczalność wskazanego podziału dofinansowania do wypoczynku nie obejmuje jednak ograniczenia każdej z jego dwóch kategorii wyłącznie do jednej grupy osób uprawnionych, o czym pisze Czytelnik. Takie działanie jest sprzeczne z prawami wynikającymi z ustawowego statusu osoby uprawnionej, co jest poruszane w części "Status osoby uprawnionej i jego konsekwencje".

Kryteria przyznawania dofinansowania do wypoczynku

Według art. 8 ust. 2 ustawy, zasady i warunki uzyskiwania dofinansowania do wypoczynku muszą być zawarte w regulaminie Funduszu. Ich treść pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową (strona związkowa), a w razie jej braku - z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów (strona pracownicza). Przy formułowaniu postanowień regulaminowych strony dysponują dużą swobodą, z tym że muszą uwzględnić:

• tzw. kryterium socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy),
• reguły udostępniania i dokumentowania danych osobowych przez osoby uprawnione w celu otrzymania dofinansowania do wypoczynku (art. 8 ust. 1a ustawy),
• zasady przetwarzania przez pracodawcę danych dotyczących ich zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy).

Wspomniane kryterium socjalne to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Od niego jest uzależnione przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu, do których należy dofinansowanie do wypoczynku, ponieważ ma indywidualnie określonego adresata (por. m.in. wyrok SN z 3 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08 i wyrok SA w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 237/18). Wielokrotnie wskazywaliśmy, że jest to jedna z dwóch linii orzeczniczych. Druga zakłada obowiązek stosowania kryterium socjalnego do wszystkich świadczeń finansowanych z Funduszu (por. m.in. dodatek do UiPP nr 4/2025, str. 15-18).

Kryterium socjalnego - jako jedynego ustawowego kryterium - nie można pominąć przy tworzeniu zapisów regulaminowych. Jednak już na etapie jego stosowania część osób uprawnionych może zostać wyłączona z możliwości uzyskania dofinansowania do wypoczynku z powodu niespełniania kryterium dochodowego (forma sprawdzenia materialnej sytuacji, będącej elementem kryterium socjalnego). Definitywnie uniemożliwi skorzystanie z tej formy usług na rzecz wypoczynku emerytom - byłym pracownikom kryterium minimalnego okresu urlopowego, którego dopuszczalność wynika z cytowanego wcześniej stanowiska GIP z 11 kwietnia 2011 r. Jest to dozwolone kryterium pozasocjalne, którego wprowadzenie zapewnia swoboda określania zasad przyznawania świadczeń z Funduszu jako uzupełnienie kryterium socjalnego (por. wyrok SA w Poznaniu z 7 września 2016 r., sygn. akt III AUa 2339/15 oraz stanowisko GIP z 23 maja 2019 r., znak GIP-GBI.0701.72.2019.3).

Inne dozwolone kryterium pozasocjalne stanowi limitowanie podmiotowe. Może być stosowane wobec świadczeń, gdy uzasadnia to ich specyfika albo specyfika adresata. W takim przypadku nie dochodzi do naruszenia zakazu pomijania którejkolwiek grupy osób uprawnionych w dostępie do świadczeń z Funduszu ani nakazu ich równego traktowania. 

Taki pogląd jest zawarty w stanowisku GIP z 23 maja 2019 r. Inspektorat stwierdził w nim, że: "(...) niekiedy dochodzi do limitowania podmiotowego wypłat. Może to jednak nastąpić tylko z uwagi na specyfikę adresata usługi lub świadczenia (np. paczki świąteczne dla dzieci). W innych wypadkach wykluczenie pozostaje w opozycji do art. 2 pkt 1 i 5 ustawy (...)".

Podział dofinansowania, o jakim mowa w pytaniu, nie pozwala na zastosowanie kryterium limitowania podmiotowego. Nie ma bowiem żadnych argumentów za spełnieniem warunków, jakie określił GIP.

2) Pracodawca z poprzedniego pytania zastanawia się również nad rozszerzeniem kręgu osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu o członków rodzin po zmarłych pracownikach. Czy będą oni mieli prawo do otrzymania wszystkich świadczeń, czy można postanowieniem regulaminowym ograniczyć je tylko do jednego świadczenia?

Przyznanie w regulaminie Funduszu statusu osoby uprawnionej do korzystania ze świadczeń Funduszu członkom rodziny zmarłego pracownika jest dobrowolne. Oznacza to, że nie działa tu zasada trwałości i nieograniczonego dostępu do świadczeń z Funduszu przypisana do ustawowego statusu osoby uprawnionej (por. odpowiedź na pytanie 1). W konsekwencji postanowienia regulaminowe mogą:

• wskazywać zakres i maksymalną wysokość świadczeń (np. jedno lub dwa) z Funduszu, o które będą mogli ubiegać się członkowie rodziny zmarłego pracownika jako osoby uprawnione,
• odbierać status osoby uprawnionej.

2. Wykonywanie międzynarodowego przewozu drogowego na potrzeby własne zakładu pracy

Pracodawca planuje przewóz wyprodukowanych maszyn rolniczych do Czech. Trasa jest zaplanowana na 3 dni, więc kierowca skorzysta po drodze z dwóch noclegów w kabinie pojazdu. Zakładamy, że w drodze z siedziby pracodawcy do granicy z Czechami kierowca może przekroczyć dobową normę czasu pracy. Pracownik, który będzie realizował ten przewóz na potrzeby własne jest wynagradzany w stałej stawce miesięcznej 5.300 zł. Jakie warunki musi spełnić przewóz realizowany na potrzeby własne zakładu, aby korzystać z wyłączenia spod przepisów o delegowaniu z pakietu mobilności? Jakie dokumenty powinien posiadać kierowca? Jak rozliczyć wynagrodzenie pracownika?

Przewóz realizowany na potrzeby własne zakładu

Na mocy art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 z późn. zm.) przewozy drogowe na potrzeby własne mogą być wykonywane po uzyskaniu zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej. Warto tu mieć świadomość, że o ile zaświadczenie na krajowy niezarobkowy przewóz drogowy wydaje starosta właściwy dla siedziby lub stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej i jest ono bezterminowe, zaświadczenie na międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy oraz wypisy z tego zaświadczenia wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego na okres do 5 lat.

Aby transport został uznany za przewóz na potrzeby własne, zgodnie z art. 4 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym, powinien:

• być wykonywany pomocniczo względem podstawowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy,
• być wykonywany nieodpłatnie (transport nie może być objęty odrębną fakturą),
• być realizowany przez przedsiębiorcę lub jego pracowników (a nie zleceniobiorców czy osoby współpracujące w relacji B2B),
• odbywać się pojazdami, do których przedsiębiorca posiada tytuł prawny do dysponowania nimi,
• w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego - dotyczyć przewozu rzeczy stanowiących własność przedsiębiorcy lub związanych z jego działalnością (np. zakupionych, sprzedanych, wyprodukowanych, przetworzonych lub naprawionych) albo przewozu pracowników i ich rodzin,
• nie być wykonywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.

Dokumenty jakie powinien posiadać kierowca

Kierowca wykonujący międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy na potrzeby własne musi posiadać w pojeździe kopię umowy o pracę lub ostatniego aneksu określającego stanowisko pracy i warunki zatrudnienia względnie zaświadczenie o zatrudnieniu wystawionym przez pracodawcę. To ostatnie jest szczególnie korzystne w przypadku, gdy kierowca został przejęty w trybie art. 23¹ K.p. W przeciwnym razie konieczne byłoby przewożenie kompletu dokumentów potwierdzających ciągłość zatrudnienia, w tym umowy o pracę, informacji o przejściu zakładu pracy oraz późniejszych aneksów, co w razie żądania ich tłumaczenia przez zagraniczne służby znacząco zwiększa koszty i wydłuża kontrolę.

Jeśli przedsiębiorca jest właścicielem pojazdu, spełnienie wymogu dysponowania nim potwierdza dowód rejestracyjny. W pozostałych przypadkach kierowca powinien dysponować umową leasingu, najmu lub użyczenia pojazdu, względnie poświadczonym wyciągiem z takiego dokumentu. Niezbędne jest również posiadanie dokumentów potwierdzających, że przewożony towar został wyprodukowany i sprzedany przez przedsiębiorcę, a jego przewóz ma charakter wyłącznie pomocniczy. Funkcję tę może pełnić faktura sprzedaży, dokument WZ, umowa z klientem lub zamówienie. Niezależnie od tego kierowca musi posiadać prawo jazdy, kartę kierowcy, polisę OC pojazdu.

Przewóz międzynarodowy na potrzeby własne pracodawcy wiąże się z tymczasowym wykonywaniem zadań za granicą. W związku z tym kierowca musi być wyposażony w zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Zagraniczne służby mają prawo żądać jego okazania niezależnie od tego, czy uznają przejazd za delegowanie w rozumieniu przepisów pakietu mobilności, czy jako przewóz wyłączony spod tych przepisów. Posiadanie zaświadczenia A1 umożliwia ponadto uzyskanie karty EKUZ, gwarantującej bezpłatny dostęp do świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w państwach UE.

Przewóz na potrzeby własne towaru wyprodukowanego i sprzedanego przez przedsiębiorcę zagranicznemu klientowi nie stanowi świadczenia usługi na rzecz podmiotu zagranicznego - stanowiący podstawowe założenie delegowania na gruncie dyrektywy 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L 1997.18.1 z dnia 1997.01.21), jak i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE... (Dz. U. UE L 2020.249.49 z dnia 2020.07.31). Brakuje tu bowiem umowy przewozu pomiędzy polskim przedsiębiorstwem a odbiorcą towaru, skoro jego transport jest czynnością pomocniczą wobec sprzedaży towaru, nie zaś odrębnie zamówioną i zafakturowaną usługą. W efekcie polska firma nie działa jako przewoźnik drogowy w rozumieniu przepisów ustawy o transporcie drogowym, skoro nie wykonuje zarobkowego przewozu rzeczy na podstawie odpowiedniej licencji.

Brak usługi transportowej zamówionej przez odbiorcę w innym państwie pozbawia taki przewóz podmiotowej i przedmiotowej przesłanki zastosowania przepisów o delegowaniu. Nawet gdyby służby kontrolne próbowały kwestionować takie stanowisko, zadanie to wpisuje się w definicję przewozu dwustronnego (bilateralnego), gdyż odbywa się z państwa siedziby w rozumieniu art. 2 pkt 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego i uchylającego dyrektywę Rady 96/26/WE (Dz. U. UE L 2009.300.51 z dnia 2009.11.14) bezpośrednio do innego państwa, po czym następuje powrót do państwa siedziby. W rezultacie przedsiębiorca nie ma obowiązku zapewnienia kierowcy minimalnych warunków wykonywania pracy obowiązujących w państwie dostawy towaru, w szczególności zapewnienia kierowcy minimalnej stawki godzinowej obowiązującej w tym państwie.

Rozliczenie wynagrodzenia za pracę kierowcy

Precyzyjne rozliczenie płacowe wyjazdu, o którym mowa w pytaniu jest niemożliwe, gdyż brakuje danych o stosowanym systemie czasu pracy i okresie rozliczeniowym. Nie ulega jednak wątpliwości, że za 2 dni pracy na terytorium Czech kierowca nie nabędzie prawa do wyrównania wynagrodzenia do poziomu czeskiego wynagrodzenia minimalnego, gdyż realizowany przewóz jest wyłączony z przepisów o delegowaniu. Nie ma również podstaw, aby taki wyjazd potraktować jako podróż służbową, skoro wyklucza to wprost art. 26f ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2026 r. poz. 477). Wysokość osiąganego przez pracownika miesięcznego wynagrodzenia nie daje też podstaw do zastosowania wirtualnych diet, pozwalających na obniżenie podstawy wymiaru składek ZUS (art. 26g ustawy o czasie pracy kierowcy). W efekcie wyjazd ten uzasadnia wyłącznie obniżenie podstawy opodatkowania o równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą. W przypadku niepełnej doby pobytu za granicą, okres trwający powyżej 12 godzin uzasadnia zastosowanie zwolnienia z podatku równowartości 20 euro, od 8 do 12 godzin daje podstawy do wyłączenia połowy tej stawki, a krótszy, trwający do 8 godzin pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania o 1/3 tej stawki (art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o pdof).

3. Obniżenie od 1 września 2026 r. pensum nauczycieli praktycznej nauki zawodu

Od 1 września 2026 r. organy prowadzące szkoły i placówki publiczne nie ustalają już tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć (pensum) dla nauczycieli praktycznej nauki zawodu oraz nauczycieli prowadzących zajęcia na kwalifikacyjnych kursach zawodowych. Z dniem 1 września 2026 r. uchylony bowiem został art. 42 ust. 7 pkt 3 lit. d ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2026 r. poz. 515), dalej ustawy KN, na podstawie art. 1 pkt 11 lit. e tiret drugie w zw. z art. 19 pkt 3 ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy - Karta Nauczyciela... (Dz. U. poz. 1160), dalej ustawy zmieniającej. Wcześniej pensum tych nauczycieli nie mogło przekraczać 20 godzin. Obecnie wynosi ono 18 godzin tygodniowo (pkt 3 tabeli zamieszczonej w art. 42 ust. 3 ustawy KN w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 11 lit. b w zw. z art. 19 pkt 3 ustawy zmieniającej).

Szkoły i placówki publiczne miały ponad rok na przygotowanie się do tej zmiany. Zakładamy, że została ona uwzględniona w arkuszach organizacyjnych na rok szkolny 2026/2027 w zakresie: zmiany pensum dla nauczycieli praktycznej nauki zawodu oraz na kwalifikacyjnych kursach zawodowych na 18 godzin tygodniowo z poprzedniej, maksymalnej 20 godzin tygodniowo; przeliczenia liczby potrzebnych etatów w szkole lub placówce wskutek obniżenia pensum tych nauczycieli; przeniesienia do godzin ponadwymiarowych dotychczasowej 19. i 20. godziny pensum, pamiętając o limicie dla godzin ponadwymiarowych z art. 35 ust. 1-1a ustawy KN, który wynosi 1/4 pensum, za zgodą nauczyciela - 1/2 pensum, a za zgodą nauczyciela teoretycznych przedmiotów zawodowych lub nauczyciela praktycznej nauki zawodu - w jeszcze wyższym wymiarze. Zmiana pensum nauczycieli praktycznej nauki zawodu nastąpiła z mocy samego prawa. Nie wymaga więc wypowiedzenia zmieniającego. Jednak ze względów dowodowych i formalnych rekomendujemy dyrektorom szkół i placówek aktualizację treści umowy o pracę takich nauczycieli w formie aneksu (porozumienie stron), na co nie ma żadnego ustawowego terminu. Ewentualny brak zgody nauczyciela na podpisanie aneksu nie wpływa na obowiązywanie nowego wymiaru zajęć, gdyż wynika on bezpośrednio z ustawy. W takiej sytuacji rekomendujemy sporządzenie notatki służbowej dokumentującej odmowę oraz dołączenie jej wraz z niepodpisanym aneksem do części B akt osobowych.

Najpóźniej 1 września 2026 r. nauczyciel praktycznej nauki zawodu powinien otrzymać w postaci papierowej lub elektronicznej aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3³ K.p. w zw. z art. 91c ust. 1 ustawy KN).