Pracodawca planuje przewóz wyprodukowanych maszyn rolniczych do Czech. Trasa jest zaplanowana na 3 dni, więc kierowca skorzysta po drodze z dwóch noclegów w kabinie pojazdu. Zakładamy, że w drodze z siedziby pracodawcy do granicy z Czechami kierowca może przekroczyć dobową normę czasu pracy. Pracownik, który będzie realizował ten przewóz na potrzeby własne jest wynagradzany w stałej stawce miesięcznej 5.300 zł. Jakie warunki musi spełnić przewóz realizowany na potrzeby własne zakładu, aby korzystać z wyłączenia spod przepisów o delegowaniu z pakietu mobilności? Jakie dokumenty powinien posiadać kierowca? Jak rozliczyć wynagrodzenie pracownika?
Przewóz realizowany na potrzeby własne zakładu
Na mocy art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 z późn. zm.) przewozy drogowe na potrzeby własne mogą być wykonywane po uzyskaniu zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie przez przedsiębiorcę prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej. Warto tu mieć świadomość, że o ile zaświadczenie na krajowy niezarobkowy przewóz drogowy wydaje starosta właściwy dla siedziby lub stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej i jest ono bezterminowe, zaświadczenie na międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy oraz wypisy z tego zaświadczenia wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego na okres do 5 lat.
Aby transport został uznany za przewóz na potrzeby własne, zgodnie z art. 4 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym, powinien:
- być wykonywany pomocniczo względem podstawowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy,
- być wykonywany nieodpłatnie (transport nie może być objęty odrębną fakturą),
- być realizowany przez przedsiębiorcę lub jego pracowników (a nie zleceniobiorców czy osoby współpracujące w relacji B2B),
- odbywać się pojazdami, do których przedsiębiorca posiada tytuł prawny do dysponowania nimi,
- w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego - dotyczyć przewozu rzeczy stanowiących własność przedsiębiorcy lub związanych z jego działalnością (np. zakupionych, sprzedanych, wyprodukowanych, przetworzonych lub naprawionych) albo przewozu pracowników i ich rodzin,
- nie być wykonywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.
Dokumenty jakie powinien posiadać kierowca
Kierowca wykonujący międzynarodowy niezarobkowy przewóz drogowy na potrzeby własne musi posiadać w pojeździe kopię umowy o pracę lub ostatniego aneksu określającego stanowisko pracy i warunki zatrudnienia względnie zaświadczenie o zatrudnieniu wystawionym przez pracodawcę. To ostatnie jest szczególnie korzystne w przypadku, gdy kierowca został przejęty w trybie art. 231 K.p. W przeciwnym razie konieczne byłoby przewożenie kompletu dokumentów potwierdzających ciągłość zatrudnienia, w tym umowy o pracę, informacji o przejściu zakładu pracy oraz późniejszych aneksów, co w razie żądania ich tłumaczenia przez zagraniczne służby znacząco zwiększa koszty i wydłuża kontrolę.
Jeśli przedsiębiorca jest właścicielem pojazdu, spełnienie wymogu dysponowania nim potwierdza dowód rejestracyjny. W pozostałych przypadkach kierowca powinien dysponować umową leasingu, najmu lub użyczenia pojazdu, względnie poświadczonym wyciągiem z takiego dokumentu. Niezbędne jest również posiadanie dokumentów potwierdzających, że przewożony towar został wyprodukowany i sprzedany przez przedsiębiorcę, a jego przewóz ma charakter wyłącznie pomocniczy. Funkcję tę może pełnić faktura sprzedaży, dokument WZ, umowa z klientem lub zamówienie. Niezależnie od tego kierowca musi posiadać prawo jazdy, kartę kierowcy, polisę OC pojazdu.
Przewóz międzynarodowy na potrzeby własne pracodawcy wiąże się z tymczasowym wykonywaniem zadań za granicą. W związku z tym kierowca musi być wyposażony w zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Zagraniczne służby mają prawo żądać jego okazania niezależnie od tego, czy uznają przejazd za delegowanie w rozumieniu przepisów pakietu mobilności, czy jako przewóz wyłączony spod tych przepisów. Posiadanie zaświadczenia A1 umożliwia ponadto uzyskanie karty EKUZ, gwarantującej bezpłatny dostęp do świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w państwach UE.
Przewóz na potrzeby własne towaru wyprodukowanego i sprzedanego przez przedsiębiorcę zagranicznemu klientowi nie stanowi świadczenia usługi na rzecz podmiotu zagranicznego - stanowiący podstawowe założenie delegowania na gruncie dyrektywy 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L 1997.18.1 z dnia 1997.01.21), jak i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE... (Dz. U. UE L 2020.249.49 z dnia 2020.07.31). Brakuje tu bowiem umowy przewozu pomiędzy polskim przedsiębiorstwem a odbiorcą towaru, skoro jego transport jest czynnością pomocniczą wobec sprzedaży towaru, nie zaś odrębnie zamówioną i zafakturowaną usługą. W efekcie polska firma nie działa jako przewoźnik drogowy w rozumieniu przepisów ustawy o transporcie drogowym, skoro nie wykonuje zarobkowego przewozu rzeczy na podstawie odpowiedniej licencji.
Brak usługi transportowej zamówionej przez odbiorcę w innym państwie pozbawia taki przewóz podmiotowej i przedmiotowej przesłanki zastosowania przepisów o delegowaniu. Nawet gdyby służby kontrolne próbowały kwestionować takie stanowisko, zadanie to wpisuje się w definicję przewozu dwustronnego (bilateralnego), gdyż odbywa się z państwa siedziby w rozumieniu art. 2 pkt 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego i uchylającego dyrektywę Rady 96/26/WE (Dz. U. UE L 2009.300.51 z dnia 2009.11.14) bezpośrednio do innego państwa, po czym następuje powrót do państwa siedziby. W rezultacie przedsiębiorca nie ma obowiązku zapewnienia kierowcy minimalnych warunków wykonywania pracy obowiązujących w państwie dostawy towaru, w szczególności zapewnienia kierowcy minimalnej stawki godzinowej obowiązującej w tym państwie.
Rozliczenie wynagrodzenia za pracę kierowcy
Precyzyjne rozliczenie płacowe wyjazdu, o którym mowa w pytaniu jest niemożliwe, gdyż brakuje danych o stosowanym systemie czasu pracy i okresie rozliczeniowym. Nie ulega jednak wątpliwości, że za 2 dni pracy na terytorium Czech kierowca nie nabędzie prawa do wyrównania wynagrodzenia do poziomu czeskiego wynagrodzenia minimalnego, gdyż realizowany przewóz jest wyłączony z przepisów o delegowaniu. Nie ma również podstaw, aby taki wyjazd potraktować jako podróż służbową, skoro wyklucza to wprost art. 26f ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2026 r. poz. 477). Wysokość osiąganego przez pracownika miesięcznego wynagrodzenia nie daje też podstaw do zastosowania wirtualnych diet, pozwalających na obniżenie podstawy wymiaru składek ZUS (art. 26g ustawy o czasie pracy kierowcy). W efekcie wyjazd ten uzasadnia wyłącznie obniżenie podstawy opodatkowania o równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą. W przypadku niepełnej doby pobytu za granicą, okres trwający powyżej 12 godzin uzasadnia zastosowanie zwolnienia z podatku równowartości 20 euro, od 8 do 12 godzin daje podstawy do wyłączenia połowy tej stawki, a krótszy, trwający do 8 godzin pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania o 1/3 tej stawki (art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o pdof).