Podmiot zatrudniający ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika (szerzej osoby zatrudnionej) nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Dokonuje zapisu, pod warunkiem że pracownik:
- nie zadeklaruje przed upływem powyższego terminu niedokonywania wpłat do PPK albo nie przestanie być w stosunku do niego osobą zatrudnioną,
- nie ukończył 55 lat,
- będący w przedziale wiekowym 55-70 lat zawnioskował o przystąpienie do PPK.
Te zasady wynikają z art. 16 ust. 1 i art. 15 w zw. z art. 2 pkt 18 (definicja osoby zatrudnionej) i pkt 21 (definicja podmiotu zatrudniającego) ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 192 ze zm.).
Pracodawca nie musi zgłaszać do PPK pracownika, który przed swoją pierwszą umową o pracę w życiu został w tym podmiocie zapisany do PPK z innego tytułu niż stosunek pracy (np. w tym podmiocie wykonywał umowę zlecenia, z tytułu której podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Uczestnictwo w PPK jest trwałe również po ustaniu zatrudnienia innego niż pracownicze.