Ewidencja księgowa ulgi na złe długi, w sytuacji gdy wierzycielowi nie uda się odzyskać należności

Spółka w ramach działalności gospodarczej zajmuje się m.in. udzielaniem pożyczek dla innych podmiotów gospodarczych. Jednemu z kontrahentów udzieliła pożyczki i co miesiąc wystawiała faktury za odsetki. Jednak pożyczkodawca nie płacił tych odsetek. Spółka zrezygnowała ze zwolnienia z VAT i opodatkowuje świadczone na rzecz podatników usługi finansowe. Z uwagi na ogłoszenie upadłości pożyczkobiorcy spółka dokonała w 2023 r. odpisu aktualizującego na całą kwotę należności. Po 90 dniach skorzystała z ulgi na złe długi i kwotę VAT ujęła na koncie 65-1. Jeżeli spółce nie uda się odzyskać należności, to jak ująć ten fakt w księgach rachunkowych?

Na podstawie art. 89a ust. 1 i 1a ustawy o VAT podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz VAT należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona.

Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Podatnik (wierzyciel) - stosownie do art. 89a ust. 2 ustawy o VAT - ma prawo skorzystać z ulgi na złe długi w przypadku, gdy spełnione są następujące warunki:

• na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty w ramach ww. ulgi wierzyciel jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny,
• od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych rozwiązań w odniesieniu do sposobu ewidencji korekty VAT należnego w związku z zastosowaniem ulgi na złe długi. W praktyce przyjmuje się, iż kwotę tej korekty do czasu rozliczenia lub odpisania ujmuje się na wyodrębnionym koncie rozrachunkowym lub na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Decyzję w tej kwestii podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.

W myśl art. 89a ust. 4 ustawy o VAT jeśli po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty VAT w związku ze skorzystaniem z ulgi na złe długi, należność została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, to podatnik (wierzyciel) jest zobowiązany do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę VAT należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części. W takim przypadku w księgach rachunkowych zwiększenie VAT należnego może zostać ujęte zapisem odwrotnym do dokonanego wcześniej.

Natomiast w sytuacji gdy należność objęta ulgą na złe długi zostanie uznana za nieściągalną, kwota wynikająca z korekty VAT należnego zostanie odpisana na pozostałe przychody operacyjne.