Podział czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na krótkoterminowe i długoterminowe

Spółka z o.o. od 1 stycznia 2026 r. zamierza wyodrębnić w ramach konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" konta analityczne, dotyczące krótkoterminowych i długoterminowych rozliczeń międzyokresowych, w związku z obowiązkiem znakowania kont księgowych. W styczniu 2026 r. spółka otrzymała fakturę za prenumeratę, wystawioną w tym samym miesiącu, obejmującą okres od 16 lutego 2026 r. do 15 kwietnia 2027 r. Koszty prenumeraty rozlicza poprzez konto 64-0 co miesiąc, w kwotach wynikających z liczby dni w danym miesiącu. Jak zaksięgować w styczniu 2026 r. fakturę w podziale na krótkoterminowe i długoterminowe rozliczenia międzyokresowe? W jaki sposób będą przebiegały zapisy księgowe w kolejnych miesiącach? Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów spółka księguje na koncie 64-0, z pominięciem kont zespołu 4.

1. Zasady dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu, tj. w równych kwotach przypadających na poszczególne okresy sprawozdawcze, np. miesięcznie lub stosownie do wielkości świadczeń, np. proporcjonalnie do rozmiarów produkcji, wielkości sprzedaży lub zleceń produkcyjnych (por. art. 39 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości). Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się w odniesieniu do kosztów prostych (rodzajowych) działalności operacyjnej oraz kosztów finansowych. Wobec stosowania zasady ostrożności nie rozlicza się w czasie pozostałych kosztów operacyjnych.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają metody ustalania miesięcznego odpisu czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, tym samym pozostawiają swobodę w tym zakresie jednostce. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych ustala się najczęściej, dzieląc kwotę danego kosztu na liczbę miesięcy. Można również ustalać je dzieląc tę kwotę na liczbę dni. Jeżeli spółka, o której mowa w pytaniu, koszt prenumeraty rozlicza w czasie z podziałem na dni, to miesięczny odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów wyznaczy dzieląc ten koszt na całkowitą ilość dni, których dotyczy prenumerata i mnożąc przez liczbę dni danego miesiąca. Sposób rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinien zostać opisany w dokumentacji spółki wymaganej przez art. 10 ustawy o rachunkowości, opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości.

Podziału czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na krótkoterminowe i długoterminowe dokonuje się generalnie na dzień bilansowy. Rozliczenia międzyokresowe kosztów dzieli się na krótkoterminowe i długoterminowe w oparciu o przewidywany czas ich rozliczenia (zaliczenia w koszty), licząc od dnia bilansowego. Krótkoterminowe dotyczą okresu do 12 miesięcy od dnia bilansowego, a długoterminowe powyżej 12 miesięcy od tego dnia. Jeżeli przyjąć za dzień bilansowy 31 grudnia 2026 r., to do rozliczeń krótkoterminowych zalicza się tylko te spośród aktywowanych kosztów, które przypadną do rozliczenia w ciągu 2027 r. Z kolei do długoterminowych - tylko te, które przypadną do rozliczenia po 31 grudnia 2027 r., czyli w 2028 r. i dalszych latach. W przypadku pytającej spółki wszystkie koszty prenumeraty powinny zostać zakwalifikowane do rozliczeń krótkoterminowych, bowiem zostaną rozliczone do końca 2027 r.

2. Alternatywne rozwiązanie ewidencyjne, dotyczące rozliczania kosztów w czasie

Do ujęcia kosztów rozliczanych w czasie związanych z działalnością operacyjną służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wartości zaewidencjonowane na tym koncie stopniowo rozlicza się w czasie poprzez ich odnoszenie w odpowiednie koszty działalności operacyjnej. Ewidencja i rozliczanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów może przebiegać na dwa sposoby. Najczęściej koszty zakwalifikowane do czynnych rozliczeń międzyokresowych ujmuje się wstępnie, na podstawie dowodów źródłowych, na kontach kosztów rodzajowych, a następnie za pośrednictwem konta 49 "Rozliczenie kosztów" przenosi się na konto 64-0. Przy tym sposobie ewidencji, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat metodą porównawczą, zmiana stanu konta 64-0 jest uwzględniana w zmianie stanu produktów.

Istnieje również alternatywny sposób rozliczania kosztów, który może być stosowany w jednostkach prowadzących ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 lub na kontach zespołu 4 i 5. Polega on na tym, że koszty przewidziane do rozliczenia w czasie ujmuje się wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, tj. z pominięciem kont 40 i 49. Przy tym sposobie ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat metodą porównawczą, zmiana stanu konta 64-0 nie jest uwzględniana w zmianie stanu produktów. Z pytania wynika, że właśnie taki sposób ewidencji stosuje spółka.

Warto dodać, iż decyzję w sprawie sposobu ewidencji i rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.

3. Przypisanie znaczników do kont przeznaczonych do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów

Z dniem 1 stycznia 2025 r. weszły w życie przepisy art. 9 ust. 1c updop. W świetle tego przepisu, podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 27 ust. 1 updop, albo deklaracji, o której mowa w art. 28r ust. 1 updop. Księgi rachunkowe muszą zostać przekazane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części, które zostały określone w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.

Księgi rachunkowe należy przesyłać do naczelnika urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej, tj. w pliku JPK_KR_PD. Każdy podatnik CIT powinien uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe o dodatkowe dane wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. poz. 1314 ze zm.). Zgodnie z rozporządzeniem, przekazywane w ramach pliku JPK_KR_PD księgi rachunkowe powinny dodatkowo zawierać m.in. znaczniki identyfikujące konta ksiąg. W przypadku czynnych rozliczeń międzyokresowych odpowiedni znacznik przewidziano zarówno dla krótkoterminowych, jak i długoterminowych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W przypadku wyodrębnienia w ramach konta 64-0 kont analitycznych, dotyczących długoterminowych oraz krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych kosztów, przypisuje się do nich znaczniki w sposób przedstawiony w tabeli.

Przykład

I. Założenia:

1. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4, bilans sporządza się według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, a koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych (miesięcy) ujmuje się wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". W zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do polityki rachunkowości, spółka wyodrębniła w ramach konta 64-0 dwa konta analityczne, tj. konto 64-0/1/1 "Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe kosztów" oraz konto 64-0/1/2 "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe kosztów". Dla potrzeb JPK_KR_PD konta te spółka oznaczyła odpowiednio znacznikiem BAAV2_W oraz znacznikiem BABIV.
2. W styczniu 2026 r. spółka z o.o. opłaciła prenumeratę drukowanego czasopisma na okres od 16 lutego 2026 r. do 15 kwietnia 2027 r. Również w styczniu otrzymała z tego tytułu fakturę, w wysokości: 5.400 zł (w tym VAT 8%: 400 zł). Koszty prenumeraty spółka zakwalifikowała do krótkoterminowych rozliczeń międzyokresowych i ujęła na koncie 64-0/1/2.
3. Koszty prenumeraty spółka odpisuje w ciężar konta 40-1 "Zużycie materiałów i energii" począwszy od lutego 2026 r. w okresach miesięcznych z podziałem na dni. Harmonogram odpisów w danym miesiącu ustalono dzieląc kwotę: 5.000 zł na liczbę dni, których dotyczy prenumerata (424 dni) i mnożąc przez ilość dni w danym miesiącu. Koszty prenumeraty rozliczane są w czasie.

II. Harmonogram odpisywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów:

III. Dekretacja:

III. Dekretacja:

A. Zapisy w księgach stycznia 2026 r.

B. Zapisy w księgach lutego 2026 r.

C. Zapisy w księgach od marca do grudnia 2026 r.

IV. Prezentacja czynnych rozliczeń międzyokresowych w bilansie:

W bilansie sporządzanym na 31 grudnia 2026 r. według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości spółka wykaże saldo konta 64-0/1/2 w wysokości: 1.238,20 zł, w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".