Nie istnieje jeden, szczegółowo określony przez przepisy prawa bilansowego opis elementów potwierdzenia salda ani obowiązkowy formularz tego dokumentu. Obowiązujące regulacje wskazują jedynie na konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald. Natomiast praktyka oraz literatura przedmiotu wypracowały zestaw elementów, które powinny znaleźć się w dokumencie, aby skutecznie realizował swój cel dowodowy i potwierdzał zgodność rozrachunków pomiędzy kontrahentami.
Najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym druk składa się z części "A" i "B". Otrzymany odcinek "A" kontrahent zatrzymuje u siebie, a odcinek "B" odsyła wystawcy, potwierdzając stan należności wierzyciela, a swoich zobowiązań lub z adnotacją o ewentualnych rozbieżnościach. Elementy, jakie powinno zawierać potwierdzenie salda, to w szczególności:
a) odcinek "A": nazwa i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata), dane wystawcy (nadawcy), numer faktury oraz data jej wystawienia, kwota transakcji, dzień, na który należy potwierdzić saldo, pieczęć i podpis wystawcy,
b) odcinek "B": nazwa i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata), dane wystawcy (nadawcy), numer faktury, data jej wystawienia oraz kwota transakcji, dzień, na który należy potwierdzić należność, pieczęć i podpis potwierdzającego saldo, ewentualna adnotacja o niezgodności salda.
Należy pamiętać, że potwierdzenie salda powinno zawierać wszystkie informacje niezbędne do jednoznacznego ustalenia, jakiego salda dotyczy oraz czy druga strona uznaje jego prawidłowość. Dokument powinien być sporządzony w sposób czytelny, kompletny i umożliwiający jego wykorzystanie jako dowodu przeprowadzenia inwentaryzacji. Najważniejszą częścią dokumentu jest przedstawienie informacji o saldzie. Powinna ona obejmować wysokość należności - a w razie potrzeby - szczegółowe zestawienie dokumentów składających się na wskazaną kwotę, takich jak faktury, noty księgowe czy dokumenty korygujące. Dzięki temu kontrahent może zweryfikować zgodność danych z własną ewidencją księgową. Konieczne jest również wskazanie dnia, na który ustalono saldo. W praktyce często zamieszcza się również elementy dodatkowe, w tym m.in. dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wyjaśnianie ewentualnych rozbieżności, a także informację o sposobie zwrotu dokumentu (w formie papierowej lub elektronicznej).
Przykład
I. Założenia:
- Rok obrotowy spółki z o.o. "ABC" trwał od 1 września 2025 r. do 31 sierpnia 2026 r. Spółka "ABC" wysłała do kontrahentów prośby o potwierdzenia sald swoich należności na dzień bilansowy, tj. 31 sierpnia 2026 r.
- Na saldo należności od spółki akcyjnej "Alfa" w wysokości: 20.295 zł składały się należności wynikające z faktury nr 35207/2026 z 10 sierpnia 2026 r. na kwotę: 13.530 zł oraz faktury nr 22334/2026 z 28 sierpnia 2026 r. na kwotę: 6.765 zł.
- We wrześniu 2026 r. spółka "Alfa" potwierdziła zgodność salda i odesłała spółce "ABC" odcinek "B" potwierdzenia salda.
II. Odcinek "A" i "B" druku "Potwierdzenie salda":
Zwracamy uwagę, że nieprawidłowo sporządzone potwierdzenie salda zwiększa ryzyko wystąpienia błędów podczas inwentaryzacji. Brak danych identyfikujących kontrahenta, nieprecyzyjne określenie salda, błędna data, pominięcie części należności lub brak informacji o dokumentach składających się na saldo mogą utrudnić jego prawidłową weryfikację. W konsekwencji jednostka może nie wykryć rozbieżności pomiędzy własnymi księgami rachunkowymi, a ewidencją kontrahenta, co prowadzi do pozostawienia niezgodności bez wyjaśnienia. Nieprawidłowości w procesie potwierdzania sald mogą także negatywnie wpłynąć na wiarygodność sprawozdania finansowego. Celem inwentaryzacji jest bowiem potwierdzenie, że dane wykazane w księgach rachunkowych odzwierciedlają rzeczywisty stan aktywów i pasywów. Jeżeli potwierdzenie salda zostało sporządzone nierzetelnie bądź nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji, istnieje ryzyko, że w sprawozdaniu finansowym zostaną wykazane należności lub zobowiązania w nieprawidłowej wysokości.
Podsumowując, staranne sporządzenie potwierdzenia salda ma istotne znaczenie dla prawidłowego przebiegu inwentaryzacji, zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdania finansowego. Kompletna i poprawnie przygotowana dokumentacja ułatwia również przebieg ewentualnego badania sprawozdania finansowego, stanowiąc potwierdzenie, że jednostka wywiązała się z obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.