Przy kwalifikacji nakładów stanowiących ulepszenie trzeba ponadto uwzględnić przyjęty przez jednostkę próg istotności. Z pkt 7.9 KSR nr 11 wynika, że jednostka, decydując o zaliczeniu nakładów do ulepszenia, uwzględnia kryterium istotnej wartości początkowej środka trwałego, ustalone w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. Jeżeli nakłady poniesione na ulepszenie danego obiektu są w skali roku niższe od istotnej wartości początkowej środka trwałego, to wówczas uznaje się je za koszty bieżącej działalności (por. pkt 4.28-4.32 oraz 8.29-8.32 KSR nr 11). Kwestię tę szerzej reguluje Krajowy Standard Rachunkowości nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR nr 16). W myśl pkt 8.5 tego standardu, zastosowanie uproszczenia odnosi się do ulepszeń następujących po przyjęciu środka trwałego do użytkowania. Jednostka określa próg istotności przy początkowym ujęciu, poniżej którego koszty ulepszenia ujmuje się w kosztach bieżącej działalności. Próg ten może zostać ustalony kwotowo lub procentowo, w zależności od grupy rodzajowej środków trwałych. KSR nr 16 wskazuje przykładowo możliwość przyjęcia w zasadach (polityce) rachunkowości rozwiązania, zgodnie z którym koszty ulepszenia budynku lub budowli nieprzekraczające w ciągu roku 1% ich wartości początkowej, a w przypadku pozostałych środków trwałych 10.000 zł, ujmuje się w kosztach bieżącej działalności, pod warunkiem, że 1% wartości początkowej nie stanowi kwoty przekraczającej próg istotności na potrzeby sprawozdania finansowego (por. pkt 8.5-8.6 KSR nr 16).
Ponadto standard wskazuje, że istotność kosztów ulepszenia środka trwałego należy ostatecznie oceniać w momencie zakończenia całości prac wchodzących w zakres tego ulepszenia i ponownego włączenia obiektu do użytkowania. Jeżeli ten sam środek trwały stanowi przedmiot dwóch lub więcej ulepszeń w ciągu roku, to jego wartość początkową zwiększa się po włączeniu obiektu do użytkowania następującym po zakończeniu każdego ulepszenia. Do czasu zakończenia ulepszenia zaleca się aktywować jego koszty jako "Środki trwałe w budowie", jeżeli planowane koszty ulepszenia przekraczają ustalony próg istotności (por. pkt 8.7 KSR nr 16).
Reasumując, w przypadku opisanym w pytaniu poszczególne wydatki powinny zostać ocenione indywidualnie, z uwzględnieniem celu i efektu wykonanych prac. Koszty prac, które są bezpośrednio związane z przygotowaniem nowej maszyny do stanu kompletnego i zdatnego do użytkowania w miejscu jej eksploatacji, zwiększą wartość początkową maszyny. Dotyczyć to może także prac wykonanych w obrębie pomieszczenia, np. specjalnego wzmocnienia posadzki czy wykonania instalacji niezbędnej wyłącznie do uruchomienia maszyny. Nakłady dotyczące istniejącego budynku, które jedynie przywracają jego dotychczasowy stan techniczny i nie zwiększają jego wartości użytkowej, mają charakter remontowy i obciążają koszty działalności operacyjnej. Natomiast nakłady powodujące wzrost wartości użytkowej istniejącego budynku, spełniające kryteria ulepszenia, zwiększają jego wartość początkową, z uwzględnieniem przyjętego przez jednostkę progu istotności. Kluczowe jest więc nie to, gdzie fizycznie wykonano prace, lecz którego środka trwałego dotyczą poniesione nakłady i jaki jest ich ekonomiczny oraz techniczny skutek. Dopiero po takim ustaleniu można prawidłowo zakwalifikować wydatek jako koszt przystosowania nowej maszyny do użytkowania, koszt remontu budynku albo nakład na jego ulepszenie.