Z listów Czytelników

1. Numer KSeF wpisywany w pliku JPK_KR_PD przy ujmowaniu wyciągu bankowego

Prowadzimy prace dostosowujące nasz system finansowo-księgowy do wymogów sporządzania pliku JPK_KR_PD. Przy dekretowaniu faktur system każdorazowo zamieszcza numer KSeF. Czy na potrzeby sporządzania pliku JPK przy dekretowaniu z wyciągów bankowych wpłat za faktury sprzedaży i zapłat za faktury zakupu konieczne jest wprowadzenie w dekretacji numeru KSeF opłacanej faktury?

Jednostki objęte obowiązkiem przekazywania ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej, muszą dostosować prowadzone księgi oraz zakładowe plany kont do wymogów struktury JPK_KR_PD. Zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe, określają właściwe rozporządzenia. Do tych dodatkowych danych zalicza się m.in. numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF - w przypadku faktury wystawionej przez podmiot prowadzący te księgi.

Przepisy rozporządzeń uszczegóławiają struktury logiczne pliku JPK_KR_PD. Plik ten składa się z siedmiu węzłów, w tym z węzła Dziennik, w skład którego wchodzą:

• pola od D_1 do D_12, przeznaczone do rejestrowania zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym oraz
• węzeł KontoZapis, zawierający pola od Z_1 do Z_9, dotyczące zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych.

W polu D_12 należy wpisywać numer identyfikujący fakturę lub fakturę korygującą w KSeF. Obowiązek ten dotyczy operacji gospodarczych udokumentowanych fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przy użyciu KSeF przez podmioty składające JPK. W strukturze pliku pole D_12 ma charakter opcjonalny. 

Jednak jak wynika z treści odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie 138, zamieszczone na stronie www.podatki.gov.pl w zakładkach Podatki dla Przedsiębiorców/JPK/JPK_PD/Pytania i odpowiedzi JPK_PD /Pytania i odpowiedzi merytoryczne:

"(...) jeżeli dane pole w strukturze JPK_KR_PD ma charakter opcjonalny, oznacza to, że może nie wystąpić, ale musi zostać wypełnione, w przypadku zaistnienia konieczności przypisania do niego wartości (...)".

Jeśli więc operacja gospodarcza udokumentowana jest fakturą lub fakturą korygującą wystawioną przy użyciu KSeF, to w polu D_12 należy uzupełnić numer KSeF. Z kolei w węźle KontoZapis zawarte jest pole Z_2 opisane w strukturze jako "Opis dla linii zapisu". Jest to pole obligatoryjne (obowiązkowe), w którym można zamieścić maksymalnie 512 znaków. Pole to obejmuje opis dla linii zapisu, zawierający zrozumiały tekst. Zasadne jest więc, aby treść tego pola jasno wskazywała, czego dotyczy dany zapis, np. numer faktury, nazwę usługi lub towaru, rodzaj opłaty, oznaczenie lity płac itp., nie zaś tylko ogólną formułę, np. PK czy faktura.

Odnosząc się do kwestii poruszonej w pytaniu, wyciąg bankowy nie dokumentuje transakcji zawartej z kontrahentem, a jest jedynie dowodem potwierdzającym zapłatę za nią. W związku z tym brak jest obowiązku wykazywania w polu D_12 danych dotyczących numeru KSeF. Jednostka może jednak przy ujmowaniu w księgach rachunkowych z wyciągów bankowych wpłat za faktury sprzedaży (lub zapłat za faktury zakupu) uzupełnić numer KSeF w polu Z_2, jeśli wynika to z jej techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Inwentaryzacja paliwa w zbiornikach samochodów firmowych

Na potrzeby prowadzonej działalności tankujemy firmowe samochody. Zgodnie z polityką rachunkowości, ewidencję materiałów prowadzimy w oparciu o art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Czy w związku z tym paliwo zatankowane do zbiorników samochodów należy obejmować inwentaryzacją?

Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Na tej podstawie jednostka może przyjąć, że materiały o nieistotnej wartości, przekazane do zużycia bezpośrednio po zakupie, zostały zużyte pod datą zakupu. Takie rozwiązanie może dotyczyć m.in. paliwa zatankowanego bezpośrednio do zbiorników samochodów firmowych. Jeżeli jednostka stosuje takie uproszczenie, to wartość paliwa ujmuje bezpośrednio w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem po stronie Wn konta 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub odpowiedniego konta w zespole 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu". Paliwo uznane w ten sposób za zużyte nie jest ujmowane jako składnik aktywów. W konsekwencji nie obejmuje się go inwentaryzacją. Przyjęte rozwiązanie powinno być opisane w zasadach (polityce) rachunkowości, a jego zastosowanie wymaga każdorazowo oceny z punktu widzenia istotności.

Co istotne, taki sposób rozliczenia nie jest tożsamy z metodą określoną w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, kierownik jednostki może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości m.in. materiałów pod datą ich zakupu. Konsekwencją stosowania tej metody jest jednak obowiązek okresowego ustalania stanu tych składników aktywów, ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. Dokonuje się tego niepóźniej niż na dzień bilansowy.

Do tej właśnie metody odnosi się pkt 11.10 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR nr 16). Wskazano w nim, że ujmowanie materiałów bezpośrednio w kosztach pod datą ich zakupu na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości jest uzasadnione w przypadku materiałów, które nie są lub nie mogą być przyjmowane na stan magazynowy z uwagi na brak możliwości technicznych (np. zatankowane paliwo do samochodów) lub niecelowość ich przyjmowania na stan (np. zakupione materiały biurowe, jeżeli ich wartość nie jest istotna). Nie oznacza to jednak rezygnacji z kontroli tych materiałów, gdyż przykładowo zużycie paliwa można kontrolować na podstawie kart drogowych. Podstawowym kryterium uzasadniającym stosowanie tego uproszczenia jest znaczenie materiałów objętych uproszczeniem dla działalności jednostki oraz eliminacja pracochłonności związanej z ich ewidencją. Nie zaleca się stosowania tego rozwiązania np. w odniesieniu do podstawowych materiałów produkcyjnych (surowców) w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Uproszczenie to nie pozwala na uzyskanie bieżącej informacji o stanie (wartości) istniejącego fizycznie zapasu materiałów lub towarów, jeżeli nie przeprowadzi się spisu z natury tych składników oraz ich wyceny. Takie rozwiązanie przyjęte przez jednostkę powinno być połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, niepóźniej niż na dzień bilansowy.

W związku z argumentami zawartymi w KSR nr 16 powstała wątpliwość, czy nadal dopuszczalne jest ujmowanie jako koszty nieistotnych kwotowo materiałów i paliwa zatankowanego do samochodów, uznanych za zużyte, a w konsekwencji niedokonywanie ich spisu z natury oraz wyceny na koniec roku. Z prośbą o wyjaśnienie tej kwestii zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów.

W piśmie z 29 lipca 2026 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, Ministerstwo Finansów wyjaśniło:

"(...) przywołany w pytaniu pkt 11.10 KSR Nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR 16), odnosi się wyłącznie do art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (dalej uor).

Regulacje art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy uor pozwalają jednostce na ewidencję materiałów - przez ich ujęcie w koszty na dzień zakupu, a następnie - niepóźniej niż na dzień bilansowy - dokonanie obowiązkowej korekty kosztów wynikającej z ustalenia stanu tych składników aktywów i jego wyceny. Jest to jedna z metod ewidencji (prowadzenia kont ksiąg pomocniczych) zapasów wymieniona w ustawie o rachunkowości, którą podobnie jak inne prawa wyboru jednostka opisuje w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.

Jeżeli jednostka zdecyduje się na sposób ewidencji zapasów opisany w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, to obowiązek ustalania stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, niepóźniej niż na dzień bilansowy będzie również dotyczył materiałów biurowych czy środków czystości wydawanych pracownikom.

Jednocześnie, jednostka - zgodnie z art. 4 ust. 4 tej uor - może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku przedstawienia rzetelnie i jasno jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 1). A zatem jednostka ewidencjonująca zapasy zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, uwzględniając istotność, może w kosztach bieżącej działalności ująć zużycie materiałów o nieistotnej wartości w momencie zakupu (na przykład materiały biurowe, środki czystości wydane pracownikom bezpośrednio po zakupie lub paliwo zatankowane do samochodów). Przy zastosowaniu tego uproszczenia odpisane w koszty ww. składniki nie będą wymagać obowiązkowego ustalenia stanu tych zapasów w sposób, o którym mowa w ww. 17 ust. 2 pkt 4 uor.

Zgodnie z punktem 4.5 KSR 16 przed podjęciem decyzji o zastosowaniu ww. uproszczenia jednostka analizuje związane z tym koszty i korzyści, uwzględniając takie czynniki jak:

a) potrzeby informacyjne jednostki i innych użytkowników sprawozdania finansowego,

b) wartość pozycji sprawozdania finansowego (np. aktywów, pasywów, przychodów, kosztów, wpływów, wydatków) lub ich znaczenie dla działalności jednostki,

c) potrzeby kontroli i ochrony składników aktywów,

d) specyfika działalności, obejmująca m.in. długość cyklu produkcyjnego, zmienność stanu zapasów, w tym na skutek ich sezonowości,

e) pracochłonność rozwiązania uproszczonego.

Decyzja co do wyboru stosowanych w jednostce zasad przy ewidencji ww. składników o nieistotnej wartości należy do kierownika jednostki, który na podstawie art. 4 ust. 5 uor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych tą ustawą. Zatem to kierownik jednostki podejmuje decyzję w określonym stanie prawnym i faktycznym. Pełna dokumentacja, wiedza oraz informacje w tym zakresie są w posiadaniu jednostki. Na ich podstawie kierownik jednostki przyjmuje odpowiednie rozwiązanie ewidencyjne zapisane w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości (art. 10 ust. 1 i 2 uor)".

Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że pkt 11.10 KSR nr 16 dotyczy wyłącznie metody określonej w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Nie wyłącza natomiast możliwości zastosowania odrębnego uproszczenia na podstawie art. 4 ust. 4 tej ustawy.

Jeśli zatem jednostka uzna, że paliwo zatankowane bezpośrednio do samochodów ma nieistotną wartość, a zastosowanie uproszczenia nie wywrze istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, to może przyjąć, że paliwo to zostało zużyte pod datą zakupu. W takim przypadku nie ujmuje go jako zapasu i nie obejmuje inwentaryzacją.

Jeżeli natomiast jednostka nie stosuje takiego dodatkowego uproszczenia, to paliwo, którego wartość odpisuje w koszty na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, podlega inwentaryzacji na dzień bilansowy.

Odmiennie należy traktować paliwo znajdujące się w zbiornikach firmowej stacji paliw. Paliwo to nie zostało jeszcze wydane do zużycia i pozostaje zapasem jednostki. Jeżeli jego wartość jest odpisywana w koszty zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, to na dzień bilansowy jednostka powinna ustalić jego stan, dokonać wyceny oraz skorygować koszty o wartość ustalonego zapasu.

3. Możliwość niesporządzania sprawozdania finansowego przy zawieszeniu działalności przez cały rok

Nasza spółka z o.o. była zawieszona przez cały 2025 r. i w tym czasie nie wystąpiły żadne zdarzenia gospodarcze. Czy mogliśmy w związku z tym nie zamykać ksiąg i nie sporządzać sprawozdania finansowego, a w konsekwencji nie składać sprawozdania do KRS? Czy o tym fakcie należy powiadomić KRS?

Przepisy ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.) dopuszczają w dowolnym momencie możliwość czasowego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Przy czym, stosownie do art. 25 ust. 1 ww. ustawy, w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następują na wniosek przedsiębiorcy, chyba że przepis odrębny stanowi inaczej. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku (por. art. 24 ust. 1 i 3 ww. ustawy). Jednak prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z pewnymi zobowiązaniami, które mogą mieć swoje konsekwencje i wymagać działania przedsiębiorcy również w trakcie zawieszenia wykonywania tej działalności. Na mocy art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców, w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

• może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywanie zawartych wcześniej umów,
• może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
• może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą,
• może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170).

Powyższy katalog praw przedsiębiorcy, który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, zawiera zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Z kolei przepisy art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości dopuszczają możliwość niezamykania ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Przy czym przepisy te nie mają zastosowania do emitentów papierów wartościowych zamierzających ubiegać się o dopuszczenie lub ubiegających się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na tym rynku (por. art. 12 ust. 3c ustawy o rachunkowości).

Powyższe oznacza, że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej spółka, o której mowa w pytaniu, może nie zamykać ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie nie sporządzać i nie składać rocznego sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym. Przy czym wskazane uproszczenie ma zastosowanie tylko wtedy, gdy okres zawieszenia działalności obejmuje pełny rok obrotowy, spółka nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych i w roku tym nie wystąpią w niej żadne operacje gospodarcze. Co ważne, warunki te muszą być spełnione łącznie.

Co istotne, z przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869 ze zm.) nie wynika obowiązek powiadomienia KRS o możliwości niesporządzania rocznego sprawozdania finansowego. W tym miejscu należy podkreślić, że sam fakt zawieszenia działalności gospodarczej przez np. spółkę z o.o. nie jest dla KRS informacją, że nie jest ona zobowiązania do złożenia za ten okres sprawozdań finansowych. Nie wszystkie bowiem podmioty, które zawiesiły działalność, spełniają warunki do odstąpienia od zamknięcia ksiąg rachunkowych i niesporządzenia w związku z tym rocznego sprawozdania finansowego.

Dlatego też sąd może wezwać spółkę do złożenia zaległych sprawozdań finansowych. Jednym z rozwiązań w tej sytuacji jest, aby w terminie wyznaczonym na przekazanie zaległych sprawozdań finansowych złożyć w KRS pismo informujące, że spółka w tym okresie przez cały rok obrotowy miała zawieszoną działalność gospodarczą. Dodatkowo należy wskazać, że skorzystała z uproszczenia przewidzianego w ustawie o rachunkowości i za ten okres nie zamknęła ksiąg rachunkowych po zakończonym roku obrotowym. W związku z tym nie była zobowiązana do sporządzenia oraz złożenia do KRS rocznego sprawozdania finansowego i innych wymaganych dokumentów.

Warto nadmienić, iż w Sejmie RP trwają prace nad rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 3004). Głównym celem projektowanej ustawy jest zmiana przepisów dotyczących postępowania przymuszającego do złożenia dokumentów finansowych oraz postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga dokonania zmian w kilku ustawach, w tym w ustawie o rachunkowości. Projekt przewiduje m.in. zmianę art. 70a ustawy o rachunkowości, polegającą na zobowiązaniu kierownika jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, która nie zamknęła ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym działalność jednostki przez cały czas pozostawała zawieszona, do złożenia we właściwym rejestrze sądowym oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Złożenie takiego oświadczenia oznaczało będzie dla sądu rejestrowego, że wobec takiego przedsiębiorcy nie należy wszczynać postępowania przymuszającego do złożenia sprawozdania finansowego, natomiast na podstawie takiego oświadczenia zostanie zamieszczona w KRS wzmianka o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Z projektu wynika, że ustawa ma wejść w życie z dniem 1 października 2027 r., z pewnymi wyjątkami.

4. Odstąpienie od tworzenia rezerwy na świadczenia pracownicze z uwagi na próg istotności

Jesteśmy spółką z o.o. posiadającą status jednostki małej. Czy możemy skorzystać z uproszczenia i nie tworzyć rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze? Jeżeli ze względu na formę prawną spółki nie możemy zastosować tego uproszczenia, to czy możemy odstąpić od utworzenia rezerwy, gdy jej wartość nie przekracza przyjętego przez spółkę progu istotności?

Na mocy art. 39 ust. 6 i 7 ustawy o rachunkowości, jednostka mikro i jednostka mała mogą nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Przy czym uproszczenie to nie dotyczy:

1) jednostek sektora finansów publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej,

2) spółek kapitałowych (sp. z o.o., S.A., P.S.A.),

3) spółek komandytowo-akcyjnych,

4) spółek jawnych i spółek komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej.

Podobne wnioski wynikają ze wskazówek zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR nr 16). W przykładzie 12.3 standard przedstawia sytuację spółki z o.o., wskazując, kiedy możliwe jest odstąpienie od tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze, a kiedy nie jest to dopuszczalne. Treść tego przykładu prezentujemy poniżej.

Z pkt 12.13 KSR nr 16 wskazanego w przykładzie wynika, że można zrezygnować z tworzenia rezerw na zobowiązania i ustalania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli uproszczenia te nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (analogiczne rozwiązanie przewidziano w pkt 3.21 KSR nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe"). Wymaga to jednak określenia w zasadach (polityce) rachunkowości progu istotności przy początkowym ujęciu, poniżej którego rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów nie są tworzone. Dodatkowym kryterium, ułatwiającym ocenę istotności wpływu uproszczenia na rzetelność i jasność sprawozdania finansowego, jest powtarzalność zdarzenia.

Dodajmy, że próg istotności przy początkowym ujęciu to wyrażona procentowo lub kwotowo wielkość, która jest kryterium wyboru sposobu uznawania zdarzeń gospodarczych, ich wyceny i ujmowania w księgach rachunkowych (por. pkt 3.5 KSR nr 16).

Zatem spółka z o.o. nie może skorzystać z uproszczenia przewidzianego w art. 39 ust. 6 ustawy o rachunkowości wyłącznie z tego względu, że spełnia kryteria jednostki mikro lub małej. Jeżeli jednak wartość rezerwy nie przekracza określonego w zasadach (polityce) rachunkowości progu istotności przy początkowym ujęciu, a zastosowanie uproszczenia nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, to spółka może odstąpić od utworzenia rezerwy.

5. Nieoprocentowana pożyczka udzielona prezesowi zarządu, będącemu wspólnikiem spółki z o.o.

Spółka z o.o., opodatkowana klasycznym CIT, planuje udzielić nieoprocentowanej pożyczki prezesowi zarządu, który jest jednocześnie wspólnikiem posiadającym 80% udziałów. Czy pożyczka może być nieoprocentowana? W której pozycji bilansu należy ją wykazać? Jakie skutki podatkowe dla spółki i pożyczkobiorcy spowoduje ewentualne umorzenie pożyczki?

6. Udział w zysku spółki komandytowej otrzymany przez komplementariusza, będącego spółką z o.o.

Spółka z o.o. jest komplementariuszem w spółce komandytowej. W sierpniu 2026 r. spółka komandytowa wypłaciła spółce z o.o. zysk po potrąceniu zryczałtowanego podatku. Jak ująć w księgach rachunkowych spółki z o.o. udział w zysku spółki komandytowej oraz potrącony przez spółkę komandytową podatek?

Uchwała wspólników spółki komandytowej dotycząca podziału zysku może przewidywać jego wypłatę na rzecz wspólników. W takim przypadku komplementariusz ujmuje przypadający mu udział w zysku spółki komandytowej w swoich księgach rachunkowych jako przychód finansowy. Stosownie bowiem do art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, do przychodów finansowych zalicza się w szczególności przychody z tytułu dywidend (udziałów w zyskach). Zapisu w księgach rachunkowych dokonuje się pod datą podjęcia uchwały wspólników spółki komandytowej o podziale zysku, chyba że w uchwale określono inny dzień prawa do udziału w zysku.

Przypadający do wypłaty komplementariuszowi (tutaj: spółce z o.o.) udział w zysku spółki komandytowej ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem po stronie Wn konta 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" (w analityce: Rozrachunki ze spółką komandytową z tytułu udziału w zysku), w korespondencji ze stroną Ma konta 75-0 "Przychody finansowe". Z kolei, otrzymanie środków pieniężnych przez spółkę z o.o. z tytułu przypadającego na nią udziału w zysku spółki komandytowej nastąpi zapisem po stronie Wn konta 13-0 "Rachunek bieżący", w korespondencji ze stroną Ma konta 24-9.

Co do zasady, przychody uzyskiwane z udziału w zyskach spółki komandytowej przez spółkę z o.o. podlegają opodatkowaniu. Wiąże się to z obowiązkiem poboru przez spółkę komandytową i odprowadzeniem do urzędu skarbowego zryczałtowanego 19% podatku dochodowego od dokonywanych wypłat (por. art. 26 ust. 1 i art. 22 ust. 1 updop). Należy jednak podkreślić, iż rzeczywiste obciążenia podatkowe wspólników mogą być niższe, a w niektórych przypadkach podatek może nie wystąpić. Do komplementariusza spółki komandytowej, tj. spółki z o.o., ma bowiem zastosowanie art. 22 ust. 1a-1e updop. Z przepisu tego wynika, iż zryczałtowany podatek od przychodów uzyskiwanych przez komplementariusza z tytułu udziału w zyskach spółki pomniejsza się o kwotę odpowiadającą iloczynowi procentowego udziału komplementariusza w zysku tej spółki i podatku należnego od dochodu tej spółki, przy czym kwota odliczenia nie może przekroczyć kwoty obliczonego podatku. W przypadku komplementariusza uzyskującego przychody z tytułu prawa do udziału w zysku w więcej niż jednej spółce komandytowej, pomniejszenie przysługuje w odniesieniu do podatku od przychodów uzyskiwanych odrębnie z każdej z tych spółek.

Jeśli więc wystąpił zryczałtowany podatek, to wypłata zysku spółce z o.o. została pomniejszona o ten podatek. Zryczałtowany podatek pobrany przez spółkę komandytową można ująć w księgach komplementariusza, będącego podatnikiem CIT (tutaj: spółka z o.o.), na koncie 87 "Podatek dochodowy od osób prawnych" i rozliczyć w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. jest komplementariuszem spółki komandytowej. Jej udział w zysku spółki komandytowej wynosi 40%. Zgodnie z uchwałą o podziale zysku za 2025 r., cały zysk spółki komandytowej został podzielony między wspólników. W 2025 r. spółka komandytowa osiągnęła zysk brutto w wysokości: 300.000 zł i zapłaciła z tego tytułu podatek dochodowy w kwocie: 43.000 zł. W związku z tym wynik finansowy netto spółki komandytowej wyniósł: 257.000 zł.
2. Spółka z o.o. nie posiada statusu małego podatnika, w związku z tym stawka podatku wynosi dla niej 19%.
3. Zryczałtowany podatek od przychodów uzyskiwanych przez spółkę z o.o. (komplementariusza) z tytułu udziału w zyskach spółki komandytowej, ustalono w sposób następujący:
   a) udział w zysku za 2025 r. przypadający na spółkę z o.o.: 257.000 zł × 40% = 102.800 zł,
   b) kwota podatku dochodowego przed odliczeniem podatku należnego od dochodu spółki: 102.800 zł × 19% = 19.532 zł,
   c) kwota podatku należnego od dochodu spółki komandytowej, którą spółka z o.o. może odliczyć: 43.000 zł × 40% = 17.200 zł,
   d) kwota podatku do zapłaty: 19.532 zł - 17.200 zł = 2.332 zł.
4. W sierpniu 2026 r. na rachunek bankowy spółki z o.o. wpłynęła należna kwota z tytułu udziału w zysku spółki komandytowej w wysokości: 102.800 zł - 2.332 zł = 100.468 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

7. Zasady rozliczania kosztów na poszczególne lokale w spółdzielni mieszkaniowej

W spółdzielni mieszkaniowej występują koszty bezpośrednio związane z nieruchomościami, koszty pośrednie oraz koszty zarządu i administracji. Jak spółdzielnia mieszkaniowa powinna rozliczać te koszty na poszczególne lokale?

Podstawowym aktem prawnym regulującym działalność spółdzielni mieszkaniowych jest ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 889). W sprawach nieuregulowanych tą ustawą zastosowanie ma ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2026 r. poz. 521). Z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych wynika, że członkowie spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, osoby niebędące członkami spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali, a także członkowie spółdzielni będący właścicielami lokali oraz właściciele lokali niebędący członkami spółdzielni, uczestniczą w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości w częściach przypadających na ich lokale a także z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni, przez uiszczanie opłat zgodnie z postanowieniami statutu. Zarząd spółdzielni prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości:

1) ewidencję i rozliczenie przychodów i kosztów związanych z jej eksploatacją i utrzymaniem,

2) ewidencję i rozliczenie wpływów i wydatków funduszu remontowego.

Jak wynika z powyższego, w spółdzielni mieszkaniowej występują:

1) koszty związane bezpośrednio z eksploatacją i utrzymaniem danej nieruchomości,

2) koszty dotyczące eksploatacji i utrzymania nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni,

3) koszty zarządu i administracji.

Działalność spółdzielni mieszkaniowych, poza ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych, regulują także ich statuty oraz wewnętrzne regulaminy, w których powinny zostać określone zasady rozliczania ww. kosztów na poszczególne lokale. Należy mieć na uwadze, że ani ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają szczegółowych zasad rozliczania tych kosztów.

Bezpośrednie koszty utrzymania i eksploatacji danej nieruchomości, przypadające na znajdujące się w niej lokale, rozlicza się pomiędzy poszczególne lokale zgodnie z zasadami przyjętymi przez spółdzielnię. Do kosztów tych zalicza się m.in. koszty konserwacji i bieżących napraw budynku oraz jego instalacji, zużycia wody i energii elektrycznej w częściach wspólnych, utrzymania czystości oraz zieleni przylegającej bezpośrednio do budynku, a także podatku od nieruchomości. W praktyce przyjęło się, że podział tych kosztów powinien następować w proporcji do powierzchni użytkowej lokalu w ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, z uwzględnieniem powierzchni pomieszczeń do niego przynależnych.

Natomiast do kosztów zarządu i administracji w spółdzielni mieszkaniowej zalicza się w szczególności wynagrodzenia zarządu, rady nadzorczej, pracowników administracji, koszty obsługi biurowej i utrzymania biura, a także koszty usług prawnych oraz doradztwa podatkowego. Koszty te mogą być rozliczane na poszczególne lokale za pomocą klucza podziałowego opartego na powierzchni użytkowej lokalu, tj. według udziału powierzchni użytkowej danego lokalu w łącznej powierzchni użytkowej lokali w spółdzielni.

Takie rozliczenie jest możliwe, jeżeli spółdzielnia nie prowadzi innej działalności poza gospodarką zasobami mieszkaniowymi. Jeżeli spółdzielnia mieszkaniowa prowadzi także inną działalność gospodarczą, to koszty zarządu i administracji powinny zostać podzielone pomiędzy poszczególne rodzaje działalności. Do podziału kosztów wspólnych można zastosować np. klucz przychodowy. Po ustaleniu kwoty kosztów zarządu i administracji przypadającej na gospodarkę zasobami mieszkaniowymi obciążenie poszczególnych lokali może następować za pomocą ww. klucza opartego na powierzchni użytkowej danego lokalu.

Z kolei do kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni można zaliczyć koszty dotyczące mienia przeznaczonego do wspólnego korzystania. Są to przykładowo koszty oświetlenia ulic, alejek i chodników, prac remontowych oraz utrzymania obiektów i urządzeń małej architektury należących do ogólnego mienia spółdzielni, a także terenów rekreacyjnych, placów zabaw i boisk. Koszty te mogą być rozliczane na poszczególne lokale analogicznie jak ww. koszty zarządu i administracji.

Podstawą dokonywania rozliczeń kosztów z użytkownikami lokali oraz ustalania wysokości opłat za używanie lokali jest roczny plan gospodarczo-finansowy spółdzielni, uchwalany przez radę nadzorczą.

Przyjęte przez spółdzielnię klucze podziałowe kosztów powinny być odpowiednio opisane w zasadach (polityce) rachunkowości spółdzielni i stosowane w sposób ciągły.

8. Wydatki na pozyskanie dotacji oraz obsługę administracyjno-prawną projektu inwestycyjnego

Spółka wodno-kanalizacyjna realizuje projekt finansowany ze środków KPO w formie 100% dofinansowania. W ramach projektu nabywane są środki trwałe z obszaru IT, m.in. serwery, macierze i dyski. Grant obejmuje również szkolenia i audyty. Przygotowaniem merytorycznym projektu oraz jego rozliczeniem zajmuje się firma zewnętrzna. Jej wynagrodzenie jest objęte grantem. Czy koszty tych usług zwiększają wartość początkową środków trwałych nabywanych w ramach projektu? Jak ująć koszty szkoleń i audytów oraz odpowiadającą im część dofinansowania?

W pierwszej kolejności należy ustalić, które z ponoszonych wydatków zwiększają wartość początkową nabywanych środków trwałych. W myśl art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych i środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:

• niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
• koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

Powyższy przepis jest sformułowany ogólnie. Nie wynika jednak z niego, aby elementem ceny nabycia środków trwałych były koszty usług związanych z pozyskaniem finansowania dotacyjnego czy późniejszymi audytami i administracyjną obsługą rozliczenia przyznanej dotacji. Są to - podobnie jak koszty szkoleń - koszty okresu, którego dotyczą (np. usługi obce, a w układzie funkcjonalnym - koszty ogólnego zarządu). Jeżeli natomiast w ramach usług świadczonych przez firmę zewnętrzną wykonywane są również czynności bezpośrednio związane z przygotowaniem nabywanych środków trwałych do używania, np. projektowanie systemu bezpieczeństwa, to odpowiednią część wynagrodzenia należy uwzględnić w wartości początkowej tych aktywów. Jeżeli koszt ten dotyczy kilku środków trwałych i nie można go przypisać bezpośrednio do poszczególnych składników, to można go rozliczyć przy zastosowaniu odpowiedniego, uzasadnionego klucza podziałowego, np. proporcjonalnie do wartości poszczególnych nabywanych i instalowanych elementów.

Z uwagi na fakt, iż wpływ dofinansowania zaksięgowano na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów, część otrzymanego dofinansowania odnoszącą się do wydatków, które nie powiększają wartości początkowej środków trwałych, należy przeksięgować z tego konta na dobro pozostałych przychodów operacyjnych w okresie, w którym ujmowane są finansowane z dotacji koszty. Same koszty szkoleń, audytów czy administracyjnej obsługi projektu ujmuje się natomiast na właściwych kontach kosztów zgodnie z ich charakterem, a nie jako pozostałe koszty operacyjne tylko z tego względu, że są finansowane dotacją. Natomiast część rozliczeń międzyokresowych przychodów odnosząca się do nabytych środków trwałych podlega rozliczaniu w czasie w sposób określony w art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Jeśli środki pieniężne z dotacji wpłynęły po poniesieniu i zaksięgowaniu kosztów niekwalifikowanych do ujęcia jako składowa ceny nabycia środków trwałych, to nie ma potrzeby ich ujmowania na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów - można od razu uznać konto pozostałych przychodów operacyjnych. Inaczej jest, jeśli dotacja wpływa wcześniej - wówczas konto rozliczeń międzyokresowych służy do "zbuforowania" na nim otrzymanej dotacji do czasu poniesienia finansowanych nią kosztów.

9. Stawka amortyzacji podatkowej w pliku JPK_ST_KR

W pliku JPK_ST_KR w polu E_10A dla środków trwałych należy podać stawkę amortyzacyjną podatkową podstawową (procentową), wynikającą z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (załącznik nr 1 do updop). Czy oznacza to, że np. dla agregatu prądotwórczego przenośnego klasyfikowanego do rodzaju 343 należy podać stawkę 14%, czy może powinna to być stawka ogólna dla całej grupy 3, tj. 7%?

Struktury logiczne pliku JPK_ST_KR obejmują dane dotyczące nabytych lub wytworzonych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Należy w nim uwzględnić dane zarówno w ujęciu podatkowym, jak i rachunkowym. Do prezentacji zastosowanych stawek amortyzacji podatkowej środków trwałych w pliku JPK dedykowane są trzy pola, tj. pole E_10A, E_ 10B oraz pole E_11.

Pola E_10A i E _10B są to pola, w których podatnik wskazuje stawkę (i odpowiednio kwotę) amortyzacji podatkowej. W przypadku gdy stawka amortyzacyjna jest wyrażona w procentach, w polu E_10A podaje się stawkę procentową podstawową wynikającą z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych. W przypadku gdy stawka amortyzacyjna jest stawką kwotową (nie procentową), to w polu E_10B podawana jest kwota tej amortyzacji. Natomiast pole E_11 uzupełniane jest w przypadku ustalenia innej stawki amortyzacyjnej niż stawka wynikająca z Wykazu stawek amortyzacyjnych. 

Powyższe potwierdza Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania 20, 34, 36 zamieszczone na stronie www.podatki.gov.pl w zakładkach Podatki dla przedsiębiorców/JPK_PD/Pytania i odpowiedzi JPK_PD/Pytania i odpowiedzi merytoryczne.

Klasyfikacji środków trwałych do odpowiedniej grupy czy rodzaju dokonuje się na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) - Dz. U. poz. 1864. W ramach grupy 3 "Kotły i maszyny energetyczne" podgrupy 34 "Turbozespoły i zespoły prądotwórcze oraz reaktory jądrowe" wyróżnia się rodzaj 343 "Zespoły prądotwórcze z silnikami spalinowymi na paliwo lekkie". Rodzaj ten obejmuje agregaty lub zespoły prądotwórcze prądu stałego. Dla tego rodzaju roczna stawka amortyzacyjna wynosi 7%, przy czym w rodzaju 343 wyszczególniono "Zespoły elektroenergetyczne przenośne z silnikami spalinowymi na paliwo lekkie", dla których roczna stawka amortyzacyjna z Wykazu wynosi 14%. Zatem rodzaj 343 obejmuje dwa zespoły elektroenergetyczne, dla których w Wykazie są dwie różne stawki rocznej amortyzacji. Przy czym zespoły te różni to, że w pierwszym przypadku mamy do czynienia z zespołem stacjonarnym, natomiast w drugim - z zespołem przenośnym.

Odnosząc się do kwestii poruszonej w pytaniu, jeżeli posiadany agregat został przez jednostkę zakwalifikowany do rodzaju 343 KŚT i jednocześnie mieści się w wyszczególnionej w tym rodzaju kategorii "Zespoły elektroenergetyczne przenośne z silnikami spalinowymi na paliwo lekkie", dla której roczna stawka amortyzacyjna wynosi 14%, to w polu E_10A pliku JPK_ST_KR należy wykazać tę stawkę. Jeżeli natomiast agregat ten został zakwalifikowany do rodzaju 343, ale nie mieści się w ww. wyszczególnieniu, w polu E_10A należy wykazać stawkę 7%.

Zwracamy uwagę, że na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekty rozporządzeń Ministra Finansów i Gospodarki, ujęte w wykazie prac legislacyjnych pod nr 112/2026 i 114/2026, które przewidują czasowe zwolnienie z obowiązku przesyłania pliku JPK_ST_KR. Zwolnienie ma objąć lata 2026-2028.