Na potrzeby prowadzonej działalności tankujemy firmowe samochody. Zgodnie z polityką rachunkowości, ewidencję materiałów prowadzimy w oparciu o art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Czy w związku z tym paliwo zatankowane do zbiorników samochodów należy obejmować inwentaryzacją?
| Paliwo rozliczane na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości podlega inwentaryzacji na dzień bilansowy. Jeżeli jednak jednostka, w ramach uproszczenia z art. 4 ust. 4 tej ustawy, uznaje paliwo zatankowane do samochodów za zużyte pod datą zakupu, to nie obejmuje go inwentaryzacją. |
Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Na tej podstawie jednostka może przyjąć, że materiały o nieistotnej wartości, przekazane do zużycia bezpośrednio po zakupie, zostały zużyte pod datą zakupu. Takie rozwiązanie może dotyczyć m.in. paliwa zatankowanego bezpośrednio do zbiorników samochodów firmowych. Jeżeli jednostka stosuje takie uproszczenie, to wartość paliwa ujmuje bezpośrednio w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem po stronie Wn konta 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub odpowiedniego konta w zespole 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu". Paliwo uznane w ten sposób za zużyte nie jest ujmowane jako składnik aktywów. W konsekwencji nie obejmuje się go inwentaryzacją. Przyjęte rozwiązanie powinno być opisane w zasadach (polityce) rachunkowości, a jego zastosowanie wymaga każdorazowo oceny z punktu widzenia istotności.
Co istotne, taki sposób rozliczenia nie jest tożsamy z metodą określoną w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, kierownik jednostki może podjąć decyzję o odpisywaniu w koszty wartości m.in. materiałów pod datą ich zakupu. Konsekwencją stosowania tej metody jest jednak obowiązek okresowego ustalania stanu tych składników aktywów, ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. Dokonuje się tego niepóźniej niż na dzień bilansowy.
Do tej właśnie metody odnosi się pkt 11.10 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR nr 16). Wskazano w nim, że ujmowanie materiałów bezpośrednio w kosztach pod datą ich zakupu na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości jest uzasadnione w przypadku materiałów, które nie są lub nie mogą być przyjmowane na stan magazynowy z uwagi na brak możliwości technicznych (np. zatankowane paliwo do samochodów) lub niecelowość ich przyjmowania na stan (np. zakupione materiały biurowe, jeżeli ich wartość nie jest istotna). Nie oznacza to jednak rezygnacji z kontroli tych materiałów, gdyż przykładowo zużycie paliwa można kontrolować na podstawie kart drogowych. Podstawowym kryterium uzasadniającym stosowanie tego uproszczenia jest znaczenie materiałów objętych uproszczeniem dla działalności jednostki oraz eliminacja pracochłonności związanej z ich ewidencją. Nie zaleca się stosowania tego rozwiązania np. w odniesieniu do podstawowych materiałów produkcyjnych (surowców) w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Uproszczenie to nie pozwala na uzyskanie bieżącej informacji o stanie (wartości) istniejącego fizycznie zapasu materiałów lub towarów, jeżeli nie przeprowadzi się spisu z natury tych składników oraz ich wyceny. Takie rozwiązanie przyjęte przez jednostkę powinno być połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, niepóźniej niż na dzień bilansowy.
W związku z argumentami zawartymi w KSR nr 16 powstała wątpliwość, czy nadal dopuszczalne jest ujmowanie jako koszty nieistotnych kwotowo materiałów i paliwa zatankowanego do samochodów, uznanych za zużyte, a w konsekwencji niedokonywanie ich spisu z natury oraz wyceny na koniec roku. Z prośbą o wyjaśnienie tej kwestii zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów.
W piśmie z 29 lipca 2026 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, Ministerstwo Finansów wyjaśniło:
"(...) przywołany w pytaniu pkt 11.10 KSR Nr 16 "Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości" (KSR 16), odnosi się wyłącznie do art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (dalej uor).
Regulacje art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy uor pozwalają jednostce na ewidencję materiałów - przez ich ujęcie w koszty na dzień zakupu, a następnie - niepóźniej niż na dzień bilansowy - dokonanie obowiązkowej korekty kosztów wynikającej z ustalenia stanu tych składników aktywów i jego wyceny. Jest to jedna z metod ewidencji (prowadzenia kont ksiąg pomocniczych) zapasów wymieniona w ustawie o rachunkowości, którą podobnie jak inne prawa wyboru jednostka opisuje w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.
Jeżeli jednostka zdecyduje się na sposób ewidencji zapasów opisany w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, to obowiązek ustalania stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, niepóźniej niż na dzień bilansowy będzie również dotyczył materiałów biurowych czy środków czystości wydawanych pracownikom.
Jednocześnie, jednostka - zgodnie z art. 4 ust. 4 tej uor - może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku przedstawienia rzetelnie i jasno jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 1). A zatem jednostka ewidencjonująca zapasy zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 uor, uwzględniając istotność, może w kosztach bieżącej działalności ująć zużycie materiałów o nieistotnej wartości w momencie zakupu (na przykład materiały biurowe, środki czystości wydane pracownikom bezpośrednio po zakupie lub paliwo zatankowane do samochodów). Przy zastosowaniu tego uproszczenia odpisane w koszty ww. składniki nie będą wymagać obowiązkowego ustalenia stanu tych zapasów w sposób, o którym mowa w ww. 17 ust. 2 pkt 4 uor.
Zgodnie z punktem 4.5 KSR 16 przed podjęciem decyzji o zastosowaniu ww. uproszczenia jednostka analizuje związane z tym koszty i korzyści, uwzględniając takie czynniki jak:
a) potrzeby informacyjne jednostki i innych użytkowników sprawozdania finansowego,
b) wartość pozycji sprawozdania finansowego (np. aktywów, pasywów, przychodów, kosztów, wpływów, wydatków) lub ich znaczenie dla działalności jednostki,
c) potrzeby kontroli i ochrony składników aktywów,
d) specyfika działalności, obejmująca m.in. długość cyklu produkcyjnego, zmienność stanu zapasów, w tym na skutek ich sezonowości,
e) pracochłonność rozwiązania uproszczonego.
Decyzja co do wyboru stosowanych w jednostce zasad przy ewidencji ww. składników o nieistotnej wartości należy do kierownika jednostki, który na podstawie art. 4 ust. 5 uor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych tą ustawą. Zatem to kierownik jednostki podejmuje decyzję w określonym stanie prawnym i faktycznym. Pełna dokumentacja, wiedza oraz informacje w tym zakresie są w posiadaniu jednostki. Na ich podstawie kierownik jednostki przyjmuje odpowiednie rozwiązanie ewidencyjne zapisane w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości (art. 10 ust. 1 i 2 uor)".
Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że pkt 11.10 KSR nr 16 dotyczy wyłącznie metody określonej w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Nie wyłącza natomiast możliwości zastosowania odrębnego uproszczenia na podstawie art. 4 ust. 4 tej ustawy.
Jeśli zatem jednostka uzna, że paliwo zatankowane bezpośrednio do samochodów ma nieistotną wartość, a zastosowanie uproszczenia nie wywrze istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, to może przyjąć, że paliwo to zostało zużyte pod datą zakupu. W takim przypadku nie ujmuje go jako zapasu i nie obejmuje inwentaryzacją.
Jeżeli natomiast jednostka nie stosuje takiego dodatkowego uproszczenia, to paliwo, którego wartość odpisuje w koszty na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, podlega inwentaryzacji na dzień bilansowy.
Odmiennie należy traktować paliwo znajdujące się w zbiornikach firmowej stacji paliw. Paliwo to nie zostało jeszcze wydane do zużycia i pozostaje zapasem jednostki. Jeżeli jego wartość jest odpisywana w koszty zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, to na dzień bilansowy jednostka powinna ustalić jego stan, dokonać wyceny oraz skorygować koszty o wartość ustalonego zapasu.