W świetle art. 3 ust. 1 pkt 43 ustawy o rachunkowości, jednostki powiązane to dwie lub więcej jednostek wchodzących w skład danej grupy kapitałowej. Grupę tę tworzy jednostka dominująca wraz z jednostkami zależnymi (por. art. 3 ust. 1 pkt 44 tej ustawy). Jednostką dominującą jest jednostka będąca spółką handlową lub przedsiębiorstwem państwowym, sprawująca kontrolę nad jednostką zależną. Kontrola ta polega na kierowaniu polityką finansową i operacyjną jednostki zależnej w celu osiągania korzyści ekonomicznych przez jednostkę dominującą. Sama kontrola może odbywać się przez jednostkę dominującą lub przez wyznaczone do tego celu osoby. Przebiega ona w sposób określony w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości, co obejmuje m.in. posiadanie większości liczby głosów w organie stanowiącym jednostki zależnej, uprawnienie do powoływania lub odwoływania większości członków organów zarządzających, nadzorujących lub administrujących jednostki zależnej, czy też działanie na podstawie umowy zawartej z tą jednostką zależną albo statutu lub umowy tej jednostki zależnej. Z kolei przez jednostkę zależną rozumie się jednostkę będącą spółką handlową lub podmiotem utworzonym i działającym zgodnie z przepisami obcego prawa handlowego, kontrolowaną przez jednostkę dominującą (por. art. 3 ust. 1 pkt 39 ww. ustawy). Oznacza to, że dla celów bilansowych jednostkami powiązanymi będzie jednostka dominująca oraz jej jednostki zależne (tj. układ pionowy grupy), jak również jednostki zależne pomiędzy sobą (układ poziomy grupy). Powiązania zachodzące pomiędzy jednostką dominującą i podporządkowanymi jednostkami zależnymi mogą mieć także charakter kilkuszczeblowy. Warunkiem powiązania jest występowanie prawa własności (sprawowania kontroli) przez spółkę prawa handlowego, a nie przez jej właściciela (osobę fizyczną lub prawną, np. stowarzyszenie czy spółdzielnię).
Wspólnik spółki z o.o., będący osobą fizyczną, nie jest więc jednostką powiązaną dla celów bilansowych. Sam fakt posiadania przez niego 80% udziałów w spółce nie powoduje zatem, że udzieloną mu pożyczkę należy wykazać w bilansie jako aktywa finansowe w jednostkach powiązanych.
W przypadku sporządzania sprawozdania finansowego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości pożyczkę udzieloną prezesowi zarządu, będącemu jednocześnie wspólnikiem, należy wykazać w aktywach bilansu w pozycjach dotyczących pozostałych jednostek, tj. w pozycji:
- A.IV.3 lit. c) "Długoterminowe aktywa finansowe w pozostałych jednostkach - udzielone pożyczki" - jeżeli pożyczka ma charakter długoterminowy,
- B.III.1 lit. b) "Krótkoterminowe aktywa finansowe w pozostałych jednostkach - udzielone pożyczki" - jeżeli pożyczka ma charakter krótkoterminowy.
Przypominamy, iż na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 18 ustawy o rachunkowości do aktywów obrotowych zalicza się m.in. aktywa finansowe, które są płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia.
Należy również pamiętać o odpowiednim ujawnieniu pożyczki w informacji dodatkowej. W dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego sporządzanego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w ustępie 5 pkt 5 podaje się informacje o kwotach zaliczek, kredytów, pożyczek i świadczeń o podobnym charakterze udzielonych osobom wchodzącym w skład organów zarządzających, nadzorujących i administrujących jednostki, ze wskazaniem m.in. ich głównych warunków, wysokości oprocentowania oraz kwot spłaconych, odpisanych lub umorzonych.