Spółka wodno-kanalizacyjna realizuje projekt finansowany ze środków KPO w formie 100% dofinansowania. W ramach projektu nabywane są środki trwałe z obszaru IT, m.in. serwery, macierze i dyski. Grant obejmuje również szkolenia i audyty. Przygotowaniem merytorycznym projektu oraz jego rozliczeniem zajmuje się firma zewnętrzna. Jej wynagrodzenie jest objęte grantem. Czy koszty tych usług zwiększają wartość początkową środków trwałych nabywanych w ramach projektu? Jak ująć koszty szkoleń i audytów oraz odpowiadającą im część dofinansowania?
| Koszty pozyskania finansowania dotacyjnego, obsługi administracyjno-prawnej projektu, audytów i szkoleń nie zwiększają wartości początkowej środków trwałych. Dofinansowanie kosztów bieżących ujmuje się w pozostałych przychodach operacyjnych, a część dotyczącą środków trwałych rozlicza się równolegle do amortyzacji. |
W pierwszej kolejności należy ustalić, które z ponoszonych wydatków zwiększają wartość początkową nabywanych środków trwałych. W myśl art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych i środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Powyższy przepis jest sformułowany ogólnie. Nie wynika jednak z niego, aby elementem ceny nabycia środków trwałych były koszty usług związanych z pozyskaniem finansowania dotacyjnego czy późniejszymi audytami i administracyjną obsługą rozliczenia przyznanej dotacji. Są to - podobnie jak koszty szkoleń - koszty okresu, którego dotyczą (np. usługi obce, a w układzie funkcjonalnym - koszty ogólnego zarządu). Jeżeli natomiast w ramach usług świadczonych przez firmę zewnętrzną wykonywane są również czynności bezpośrednio związane z przygotowaniem nabywanych środków trwałych do używania, np. projektowanie systemu bezpieczeństwa, to odpowiednią część wynagrodzenia należy uwzględnić w wartości początkowej tych aktywów. Jeżeli koszt ten dotyczy kilku środków trwałych i nie można go przypisać bezpośrednio do poszczególnych składników, to można go rozliczyć przy zastosowaniu odpowiedniego, uzasadnionego klucza podziałowego, np. proporcjonalnie do wartości poszczególnych nabywanych i instalowanych elementów.
Z uwagi na fakt, iż wpływ dofinansowania zaksięgowano na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów, część otrzymanego dofinansowania odnoszącą się do wydatków, które nie powiększają wartości początkowej środków trwałych, należy przeksięgować z tego konta na dobro pozostałych przychodów operacyjnych w okresie, w którym ujmowane są finansowane z dotacji koszty. Same koszty szkoleń, audytów czy administracyjnej obsługi projektu ujmuje się natomiast na właściwych kontach kosztów zgodnie z ich charakterem, a nie jako pozostałe koszty operacyjne tylko z tego względu, że są finansowane dotacją. Natomiast część rozliczeń międzyokresowych przychodów odnosząca się do nabytych środków trwałych podlega rozliczaniu w czasie w sposób określony w art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Jeśli środki pieniężne z dotacji wpłynęły po poniesieniu i zaksięgowaniu kosztów niekwalifikowanych do ujęcia jako składowa ceny nabycia środków trwałych, to nie ma potrzeby ich ujmowania na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów - można od razu uznać konto pozostałych przychodów operacyjnych. Inaczej jest, jeśli dotacja wpływa wcześniej - wówczas konto rozliczeń międzyokresowych służy do "zbuforowania" na nim otrzymanej dotacji do czasu poniesienia finansowanych nią kosztów.