Faktura ustrukturyzowana - korygowanie nazwy sprzedanego towaru
Jestem czynnym podatnikiem VAT. Wystawiłem fakturę ustrukturyzowaną, w której pomyliłem nazwę sprzedanego towaru (nie zmienia się cena ani stawka VAT). Kontrahent zauważył błąd. Czy powinienem wystawić w KSeF fakturę korygującą in minus "do zera" i następnie wystawić nową fakturę?
| Nie. W sytuacji opisanej w pytaniu należy wystawić fakturę korygującą jedynie w zakresie błędnych danych, tj. nazwy towaru. |
Faktura to jeden z podstawowych dokumentów wystawianych w celu udokumentowania sprzedaży towaru/usługi lub otrzymanej zaliczki. Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Faktura ustrukturyzowana jest zaś szczególnym rodzajem faktury. Jest ona wystawiana przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Nadmieniamy, że w naszym programie DRUKI Gofin uruchomiono nową funkcjonalność w module KSeF umożliwiającą kompleksową obsługę e-faktur w ramach KSeF.
Szczegółowe dane, jakie powinna zawierać faktura, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT. Należą do nich m.in.: nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług oraz dane liczbowe (cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, kwota VAT itd.).
Natomiast jeśli po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, to sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Faktury korygujące służą zatem do poprawiania wszystkich elementów faktury pierwotnej, tj. nie tylko danych liczbowych, ale również elementów identyfikujących strony transakcji, numeru dokumentu, czy nazwy towaru/usługi. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.
W sytuacji opisanej w pytaniu podatnik powinien wystawić fakturę korygującą wskazując prawidłową treść korygowanej pozycji, czyli nazwę towaru. Wystawienie faktury korygującej do "zera" i nowej faktury byłoby nieprawidłowe. Taką fakturę trzeba wystawić w KSeF m.in. w przypadku wskazania błędnego NIP nabywcy (z uwagi na uwarunkowania systemu). Stanowisko to znajduje potwierdzenie w informacji przekazanej do mediów na zapytanie dziennikarzy z 28 kwietnia 2026 r. (zamieszczonej na stronie internetowej eureka.mf.gov.pl; ID 689874). Ministerstwo Finansów wyjaśniło w niej m.in., że:
"(...) W celu zachowania systematyki wystawiania faktury i realizowania prawidłowych obowiązków wynikających z ustawy VAT w przypadku wystawiania błędnej faktury należy wystawić w KSeF fakturę korygującą. Jeśli plik xml został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. Zerowanie jest stosowane w przypadku błędnego NIP-u nabywcy, gdy np. faktura trafiła do innego podmiotu. Schemat akceptowany przez organy polega na wystawieniu kolejno: faktury pierwotnej, następnie faktury korygującej "do zera" odnoszącej się do błędnych danych oraz na końcu nowej faktury pierwotnej wystawionej na prawidłowego nabywcę. Należy podkreślić, że zerowanie nie jest instytucją prawa podatkowego. Jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy nie da się osiągnąć prawidłowego rezultatu jedną korektą, jednak nadużywanie zerowania przy drobnych błędach formalnych może zostać zakwestionowane (podkreśl. red.). (...)"
