Specjalne oznaczenia faktur w JPK_VAT - wybrane zagadnienia

Z rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm.) wynika, że w części ewidencyjnej sprzedaży/zakupu JPK_V7M/V7K do rozliczeń VAT - począwszy od lutego 2026 r. - w polu "Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w KSeF" podatnik ma obowiązek podawania:

• numeru KSeF wystawionych/otrzymanych faktur (NrKSeF) lub
• stosowania oznaczeń wskazujących na powód braku numeru KSeF (OFF, BFK, DI).

Zaznaczamy, że NrKSeF uzupełnia się, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany numer KSeF. Podanie numeru KSeF ma zastosowanie również do wystawiania faktur w trybie offline24, a także w przypadku awarii lub niedostępności systemu, jeśli z chwilą złożenia JPK_VAT faktury te zostały przesłane do KSeF i posiadają numer identyfikujący je w KSeF. Natomiast oznaczenie:

• OFF dotyczy faktury wystawionej w trybie Awarii KSeF, gdy na dzień złożenia ewidencji faktura nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF),
• BFK dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, która została wystawiona poza KSeF,
• DI dotyczy dowodu innego niż faktura, dla której istnieje obowiązek wystawienia za pośrednictwem KSeF (uwaga! w przypadku ujęcia w ewidencji sprzedaży faktury wystawionej w trybie Offline24 oraz w trybie Niedostępności systemu, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI, po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez wprowadzenie nadanego numeru KSeF).

W niniejszym artykule odpowiadamy na wybrane pytania Czytelników dotyczące oznaczania faktur w JPK_VAT.

W sierpniu 2026 r. rozpocząłem działalność gospodarczą (jako czynny podatnik VAT). Nie mam jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF (wystawiam faktury elektroniczne). Faktury ustrukturyzowane będę musiał wystawiać od 1 stycznia 2027 r. Czy faktury sprzedaży i zakupu w JPK_VAT powinienem już oznaczać BFK, DI itd.?

Pomimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2027 r. podatnicy mają obowiązek stosowania nowych oznaczeń faktur oraz innych dowodów sprzedaży/nabycia w części ewidencyjnej JPK_VAT za okresy rozliczeniowe od lutego 2026 r. Tak samo uznało Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa (odnosząc się do konieczności stosowania oznaczenia BFK). Pisaliśmy na ten temat w BI nr 9 z 20 marca 2026 r. na str. 4.

Skoro w sytuacji opisanej w pytaniu podatnik wystawia faktury elektroniczne, to w części ewidencyjnej sprzedaży JPK_VAT powinien do nich zastosować oznaczenie BFK. Oznaczenie to stosuje się bowiem do faktur elektronicznych lub papierowych wystawionych poza KSeF, m.in. przez podatników, którzy w 2026 r. nie są jeszcze objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Natomiast po stronie zakupów dla każdego wpisu w części ewidencyjnej JPK_VAT podatnik powinien zastosować:

• NrKSeF - jeśli faktura ma nadany numer KSeF,
• BFK - jeśli jest to faktura wystawiona poza KSeF (papierowa/elektroniczna),
• DI - gdy dokument nie jest fakturą (np. dowód wewnętrzny),
• OFF - jeśli jest to faktura wystawiona w trybie awaryjnym (offline) i na dzień wysyłki JPK_VAT nie ma jeszcze numeru KSeF.

Ponadto nadmieniamy, że w JPK_VAT należy stosować także inne oznaczenia, np. GTU_01 - GTU_13, RO lub WEW. Kwestię tę jednak pomijamy, gdyż nie dotyczy pytania.

Otrzymałem od kontrahenta fakturę elektroniczną, a po złożeniu JPK_VAT (i ujęciu tej faktury z oznaczeniem BFK) otrzymałem również fakturę ustrukturyzowaną (gdyż sprzedawca ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF). Czy muszę skorygować JPK_VAT w celu podania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej?

W sytuacji opisanej w pytaniu podatnik nie ma obowiązku korygowania JPK_VAT po to, aby zastąpić oznaczenie BFK numerem KSeF, skoro w momencie złożenia JPK_VAT posiadał fakturę elektroniczną i ujął ją w ewidencji z oznaczeniem BFK. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 30 marca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.1057.2025.3.KOM. Interpretację tę opisaliśmy szczegółowo w BI nr 13 z 1 maja 2026 r. na str. 26-28. Organ podatkowy uznał, że w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmie ją w ewidencji z oznaczeniem BFK, a następnie dostawca - już po dokonaniu odliczenia VAT przez podatnika (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu. W interpretacji wskazano:

"(...) Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Zatem (...) brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną spółce poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF. (...)"