Kontrola ZUS a korekta deklaracji podatkowych
Jeżeli firma - jako płatnik pdof- wystawiła swoim pracownikom i zleceniobiorcom informacje PIT-11 za lata 2017-2023, wykazując w nich przychód ze stosunku pracy, umowy zlecenia oraz pobrane zaliczki na pdof, a konieczność dokonania korekty listy płac i wypłat za te lata dotyczyła podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, która wpłynęła na zmianę podstawy naliczenia zaliczki, to w takich okolicznościach firma nie ma obowiązku dokonania korekty wystawionych za lata 2017-2023 informacji PIT-11 i deklaracji PIT-4R. Formularze te służą bowiem do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. W efekcie nie powinna także korygować pobranych i wpłaconych na konto organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy. Tak rozstrzygnął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2025 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.923.2024.1.MKA.
ZUS przeprowadził w firmie kontrolę prawidłowości naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców za lata 2017-2023. W wyniku tej kontroli stwierdzono nieprawidłowości. W celu realizacji wytycznych pokontrolnych niezbędna okazała się zmiana podstawy naliczenia składek pracowników i zleceniobiorców, a co za tym idzie - podstawy naliczenia pdof. To spowodowało, że w pdof powstały różnice w stosunku do kwot, które zostały pobrane i rozliczone w minionych latach. Powodem powstania różnic w pdof były błędy w programie płacowym oraz błędy popełnione przez pracownika firmy. Na listach płac skorygowane zostały takie tytuły, jak wynagrodzenia za pracę, wypłacone dodatki socjalne, wynagrodzenia z umów zlecenia dotyczące pracowników i zleceniobiorców. W zaprezentowanej sytuacji pracodawca powziął wątpliwości co do konieczności skorygowania deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 za lata objęte kontrolą ZUS.
Dyrektor KIS w wydanej interpretacji indywidualnej uznał, że firma nie powinna korygować pobranych i wpłaconych na konto organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, podobnie jak nie powinna dokonywać korekty rocznych deklaracji PIT-4R i sporządzanych dla pracowników i zleceniobiorców informacji PIT-11 za lata 2017-2023.
W opinii Dyrektora KIS powstałe w wyniku ustaleń kontrolnych różnice należy uwzględnić na bieżąco, w momencie dokonania rozliczeń z pracownikami, zgodnie z przyjętym przez firmę sposobem uregulowania należności wobec ZUS w zakresie składek ubezpieczeniowych.
