Nagroda roczna wypłacona w formie zaliczki w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Pracownicy na koniec grudnia każdego roku otrzymują nagrodę roczną. Jej wysokość jest ustalana corocznie przez zarząd, a następnie pomniejszana kwotowo za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Z uwagi na przejściowe problemy finansowe pracodawca zdecydował o wypłacie nagrody za 2024 r. w dwóch częściach, tj. 27 grudnia 2024 r. - 60% przyznanej kwoty i w marcu 2025 r. - pozostałe 40%. Czy ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2025 r., mogliśmy przyjąć pełną przysługującą pracownikowi kwotę nagrody za 2024 r., skoro jej wysokość była nam już wówczas znana?

Nie, w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należało uwzględnić nagrodę za 2024 r. w proporcji 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi w grudniu 2024 r. (tj. 60% przyznanej kwoty). W marcu 2025 r., po wypłacie pozostałej części nagrody (tj. 40% przyznanej kwoty), wcześniej ustalona podstawa wymiaru powinna zostać przeliczona, a wynagrodzenie chorobowe wyrównane.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (art. 92 § 2 K.p.). Generalnie jego podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Ważne: Składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy roczne (tu nagroda roczna) wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Należy mieć przy tym na uwadze, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składnik roczny:

• wypłacony, a nie przysługujący za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
• który zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu nie przysługuje w okresach pobierania świadczeń chorobowych i nie jest wypłacany za te okresy (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej),
• bez względu na to, czy pracownik w roku, za który został on wypłacony, przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy,
• odpowiednio w kwocie faktycznie wypłaconej, jeśli jest zmniejszany za dni usprawiedliwionych nieobecności w pracy w sposób nieproporcjonalny, np. kwotowo, bądź po uprzednim uzupełnieniu, jeżeli jego zmniejszenie za dni tych absencji jest proporcjonalne do tych dni.

Zwracamy uwagę! Jeżeli w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, do obliczenia tej podstawy przyjmuje się je w kwocie wypłaconej zaliczki, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru przelicza się, uwzględniając te składniki, i wyrównuje wysokość świadczenia. Tak wyjaśnił ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej.

Jak zatem wynika z powyższego, pracodawca z pytania, pomimo iż w momencie ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za czas choroby przypadającej w styczniu 2025 r. znał pełną kwotę przyznanej pracownikowi nagrody za 2024 r., powinien w niej uwzględnić tylko część faktycznie wypłaconą (60%). Odpowiedniego przeliczenia tej podstawy dokona w marcu 2025 r., po dopłacie do pełnej kwoty nagrody (40%). Będzie się to wiązało z koniecznością wypłaty wyrównania wynagrodzenia chorobowego. Nagroda jest zmniejszana nieproporcjonalnie do dni absencji chorobowych, stąd nie podlega ona uzupełnieniu.