Odpis na ZFŚS za 2025 r. w księgach rachunkowych
Jeśli jednostka tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jego środki przeznacza na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego Funduszu. Odpis podstawowy na ZFŚS należy odpowiednio ująć w księgach rachunkowych.
Odpis na ZFŚS
Utworzenie i gospodarowanie środkami ZFŚS odbywa się według reguł zawartych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288). Fundusz ten jednostka tworzy z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2025 r. stanowi wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r., czyli kwota 7.262,39 zł. W związku z tym odpis obligatoryjny na ZFŚS w 2025 r. na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wynosi 2.723,40 zł.
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy, zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.
Ujęcie w księgach
Do ewidencjonowania operacji dotyczących ZFŚS w księgach może służyć konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Pracodawca tworzący ZFŚS jest zobligowany do corocznego przekazania na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS wartości odpisu podstawowego. Kwota tego odpisu zaliczana jest w księgach do kosztów działalności operacyjnej i księgowana na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i/lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Ze względu na to, że najczęściej kwota odpisu na ZFŚS jest dla jednostki istotna, rozlicza się ją w czasie (na poszczególne okresy roku) jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jak bowiem stanowi art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.
Gromadzone na odrębnym rachunku bankowym środki ZFŚS (por. art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS) mogą być w księgach ewidencjonowane na koncie 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS". Przekazanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS można zaksięgować z wykorzystaniem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Jeśli jednak nie jest ono stosowane, to kierownik jednostki w polityce rachunkowości powinien określić, czy tę operację ujmuje się na podstawie wyciągu bankowego z rachunku bieżącego, czy z rachunku ZFŚS.
Koszty związane z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku ZFŚS, w tym opłaty za prowadzenie rachunku, zalicza się do kosztów podstawowej działalności i ujmuje na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub koncie 55 "Koszty zarządu". W przypadku gdy opłata bankowa zostanie potrącona z rachunku ZFŚS, trzeba dokonać jej refundacji np. z rachunku bieżącego.
Przy pełnym rachunku kosztów utworzenia odpisu na ZFŚS za 2025 r., którego kwota jest istotna, można dokonać w księgach 2025 r. następująco:
a) obciążenie kosztów działalności operacyjnej
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),
b) zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Następnie odpis przypadający na dany miesiąc księguje się:
- Wn konto zespołu 5, np. 50 "Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej" (część dotycząca pracowników produkcyjnych), 55 "Koszty zarządu" (część dotycząca pracowników administracji),
- Ma konto 64-0.
Przekazanie środków na rachunek ZFŚS na podstawie wyciągu bankowego można ująć zapisem:
- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Wpływ środków na rachunek ZFŚS, w oparciu o wyciąg bankowy, można zaksięgować:
- Wn konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS",
- Ma konto 13-9.
Koszty podatkowe
Odpisy na ZFŚS, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Stanowią o tym art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop oraz z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163). Zatem odpis na ZFŚS może być kosztem bilansowym bez względu na termin przekazania środków na rachunek ZFŚS, a w rachunku podatkowym może on zostać uwzględniony tylko w kwocie, która faktycznie została przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy. Ponieważ koszty podatkowe ustalane są w oparciu o księgi rachunkowe, w celu ustalenia kwoty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, która może być kosztem podatkowym, jednostka może prowadzić odpowiednią ewidencję pozabilansową lub analityczną.
|
Przykład Założenia
Dekretacja
Księgowania 
|
||||||||||||||||||||||
