Uzyskanie danych o nowym kliencie biura rachunkowego
Prowadzę biuro rachunkowe. Wkrótce zaczniemy obsługiwać nowego klienta - spółkę z o.o. Będziemy realizować wobec niej obowiązki AML. Mamy wdrożoną wewnętrzną procedurę zgodnie z przykładem z programu DRUKI Gofin. Czy w przypadku tej spółki beneficjentami są tylko trzej wspólnicy (posiadający po 30%, 30% i 40% udziałów w kapitale zakładowym), czy także członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji? Kogo mam wpisać jako beneficjenta rzeczywistego w karcie klienta?
Każde biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana musi realizować obowiązki AML wobec m.in. nowych (potencjalnych) klientów. Sprowadzają się one do zebrania wymaganych informacji o kliencie i uzyskania określonych dokumentów. Chodzi tu zatem o "poznanie swojego klienta". Według ustawowych wymogów poznanie to następuje przez stosowanie względem swojego klienta środków bezpieczeństwa finansowego (BF). Kwestie te reguluje art. 33 i następne ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy... (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwanej ustawą AML. To, jak należy postępować w zakresie tych czynności w danym biurze rachunkowym, powinien określać dokument: wewnętrzna procedura, o którym mowa w art. 50 ustawy AML. Taki dokument musi mieć każda IO. W programie DRUKI Gofin dostępny jest przykład wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jej § 9 dotyczy środków bezpieczeństwa finansowego i przewiduje m.in., że wzór karty klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej stanowi Załącznik nr 5 do wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej. Wypełniając tę kartę, biuro rachunkowe stosuje w praktyce środki bezpieczeństwa finansowego.
Polski ustawodawca w ustawie AML zawarł definicję beneficjenta rzeczywistego. Składa się ona z części ogólnej (art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML) i części szczegółowej dedykowanej określonym podmiotom, w tym m.in. osobom prawnym takim jak spółka z o.o. (lit. a wskazanej wcześniej regulacji). W świetle tej definicji beneficjentem rzeczywistym spółki z o.o. jest w szczególności wspólnik spółki posiadający więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów.
W opisanych okolicznościach nie ma wątpliwości, że beneficjentem rzeczywistym spółki jest każdy wspólnik, tj. zarówno ten posiadający po 30% udziałów, jak i ten mający 40% udziałów w kapitale zakładowym. To ich należy wpisać w karcie klienta jako beneficjentów rzeczywistych, a członka zarządu jedynie jako osobę reprezentującą (patrz: Przykład wypełnienia pkt 1 karty klienta...). Członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki nie spełnia bowiem warunków wymienionych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a) tiret od pierwszego do czwartego ustawy AML. Natomiast zgodnie z tiret piątym beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze (np. członek zarządu spółki z o.o.) w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym. Jednak ta część definicji nie ma zastosowania do spółki, o której mowa w pytaniu, gdyż spółka ta ma wspólników - osoby fizyczne, które są jej beneficjentami rzeczywistymi.
Biuro rachunkowe ma obowiązek zastosować środki BF m.in. przed nawiązaniem stosunków gospodarczych (art. 35 i art. 39 ustawy AML). Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych musi także poinformować klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach IO wynikających z ustawy AML w zakresie przetwarzania tych danych. IO musi pamiętać o aktualizacji zgromadzonych danych. Zmiany powinny być na bieżąco dokumentowane i włączane w dokumentację klienta.
|
