Dokumentowanie kosztów działalności turystycznej w księdze w wyjaśnieniach KIS

Aby wydatek poniesiony w związku z prowadzoną działalnością mógł zostać wpisany do księgi podatkowej, powinien zostać właściwie udokumentowany. Bywa jednak, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie turystyki, podróżując po zagranicznych krajach, mają problem z uzyskiwaniem faktur czy rachunków na potwierdzenie poniesionych wydatków.

Rozporządzenie o dokumentowaniu zapisów w księdze

Przez właściwe udokumentowanie kosztów uzyskania przychodów w przypadku prowadzenia księgi podatkowej należy zasadniczo rozumieć udokumentowanie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.). Jak wynika z § 11 ust. 3 rozporządzenia, podstawę zapisów w księdze stanowią dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), zawierające odpowiednie dane, lub

3) inne dowody wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji,

e) oznaczenie numerem lub inne umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 12 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również m.in. dowody opłat pocztowych i bankowych, a także inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia (wymienione wcześniej w pkt a-e). Natomiast, zgodnie z § 13 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze w pewnych szczególnych przypadkach wymienionych w tym przepisie mogą zostać sporządzone dowody wewnętrzne. Dotyczyć to może m.in. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest wówczas bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Przepisy rozporządzenia ściśle więc określają, jakie dowody mogą stanowić podstawę ujęcia kosztu w księdze.

Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS

Wątpliwości powstają w sytuacjach, gdy nie da się uzyskać prawidłowego dowodu księgowego. Interpretacja indywidualna z dnia 29 listopada 2024 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.749.2024.3.EC, dotyczyła podatnika prowadzącego działalność turystyczną, który ponosił wydatki na nabycie usług obcych od podmiotów spoza UE, lecz nie mógł udokumentować ich fakturami czy rachunkami zawierającymi dane określone w rozporządzeniu. Podatnik w związku z organizacją wypraw turystycznych od podmiotów trzecich spoza UE uzyskiwał m.in. bilety wstępu, paragony lub rachunki zagraniczne pozaunijne, które nie zawierały pełnych danych nabywcy, np. paragony za noclegi, bilety wstępu na różne atrakcje, paragony od lokalnych przewodników wycieczek. Dyrektor KIS stwierdził, że uzyskiwane przez niego dowody nie mogą stanowić samodzielnie podstawy ewidencji nabycia tych usług obcych w kosztach uzyskania przychodów w księdze podatkowej, jako że nie spełniają warunków dla faktur wynikających z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Wskazał jednak, że mogą stanowić dowód poniesienia kosztu w prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny postępowaniu - na podstawie bowiem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W opinii Dyrektora KIS, jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego.

Z kolei interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 20 grudnia 2024 r., nr 0115-KDIT3.4011.809.2024.2.JS, dotyczyła sytuacji, w której w ramach prowadzonej działalności podatnik w 2024 r. zorganizował kolonię na terenie Hiszpanii. Podczas podróży autokarem nabywał towary i usługi w innych krajach (Hiszpanii, Francji), spotykając się często z odmową wydania faktury dokumentującej sprzedaż. Wydatki te opłacał kartą lub przelewem. Były to wydatki m.in. na zakup:

• artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii (tj. bułek, bananów, chleba oraz wody), na udokumentowanie których otrzymał paragon,
• usługi gastronomicznej we Francji, na udokumentowanie której posiada potwierdzenie płatności kartą, ponadto do potwierdzenia zapłaty pracownik restauracji dołączył karteczkę, na której wypisał dane podatnika (firmę i adres, bez NIP), liczbę nabytych posiłków, ich cenę jednostkową brutto oraz wartość brutto, przybił pieczątkę sprzedawcy zawierającą jego nazwę, adres, numer telefonu i numer RCS identyfikujący przedsiębiorcę,
• biletów do metra we Francji i na dowód posiada paragon.

Ponadto podatnik poniósł opłatę za parking w Hiszpanii, za co otrzymał "fakturę uproszczoną" niezawierającą NIP nabywcy, lecz nie posiadał biletu z parkometru, kuponu ani biletu jednorazowego, oraz opłatę za wjazd do specjalnej strefy w A - tu jako dowód dokonanej transakcji posiada jedynie potwierdzenie płatności kartą, a także za wjazd do specjalnej strefy w B, co mógł udokumentować przepustką ze wskazaniem dnia, godziny jej wydania i dnia wjazdu, zapłaconej kwoty, numeru rejestracyjnego autokaru, którym podróżowano, nazwy wystawcy dokumentu i jego numeru identyfikacji podatkowej oraz potwierdzeniem płatności kartą.

Dyrektor KIS w przywołanej interpretacji stwierdził, że dokumenty, które podatnik opisał, dotyczące nabycia artykułów spożywczych dla uczestników kolonii w Hiszpanii, nabycia usługi gastronomicznej we Francji, zakupu biletów do metra we Francji oraz wjazdu do specjalnej strefy w A i B, w połączeniu z potwierdzeniem dokonania płatności kartą lub przelewem wygenerowanym z konta bankowego spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia. Powinny jednak posiadać podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej (podatnika). Podatnik może więc ująć je w kosztach w księdze podatkowej. Odnosząc się zaś do dokumentowania wydatku poniesionego na parking w Hiszpanii, wyjaśnił, że skoro podatnik nie posiada biletu z parkometru, kuponu ani biletu jednorazowego i nie może sporządzić dowodu wewnętrznego, jednocześnie otrzymana przez niego "faktura uproszczona" nie spełnia warunków dla faktury, nie może wpisać wydatku do księgi podatkowej. Dodał jednak, że dokument ten może stanowić dowód w prowadzonym przez uprawniony organ podatkowy czy kontrolny postępowaniu.