Ustalanie stałego miesięcznego wynagrodzenia przy różnych nieobecnościach

Pracownik świadczy pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Zdarza się, że ze względu na różne absencje, jak choroba czy urlop bezpłatny, nie przepracuje w pełni obowiązującego go w danym miesiącu wymiaru czasu pracy. W przypadku gdy pracownik jest wynagradzany stałym miesięcznym wynagrodzeniem, w wymienionych sytuacjach jego wynagrodzenie należy obliczyć w odpowiedni sposób.

Absencja chorobowa

W razie nieobecności w pracy przez część miesiąca pracownika, który otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie, zasady ustalania tego wynagrodzenia regulują przepisy rozporządzenia MPiPS w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), zwanego rozporządzeniem wynagrodzeniowym. Rozporządzenie to określa sposób ustalania stałego miesięcznego wynagrodzenia zarówno w przypadku choroby pracownika, jak i innych nieobecności w pracy.

W razie choroby pracownika przez część miesiąca stosuje się § 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego. Stanowi on, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), tj. wynagrodzenie chorobowe, należy:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30,
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby,
• tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (przykład 1).

Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której przysługuje mu zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Choroba a brak okresu wyczekiwania

Może się zdarzyć, że pracownik, podejmując zatrudnienie, nie posiada wymaganego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, tzw. okresu wyczekiwania i w tym czasie zachoruje, co powoduje, że nie nabywa on wtedy prawa do świadczeń chorobowych. Przepisy z zakresu prawa pracy nie określają sposobu obliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia w takim przypadku. Stanowisko w tej kwestii zajęło jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 19 lipca 2017 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, w którym uznało, że: "(...) w takim przypadku ma zastosowanie reguła określona w art. 80 Kodeksu pracy, w myśl której pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa tak stanowią. Tym samym pracownikowi, który przez część miesiąca nie świadczył pracy z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą i za ten okres nie nabył prawa do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną w pozostałe dni tego miesiąca.

(...) Obliczając natomiast wynagrodzenie pracownika, należy (...), kwotę miesięcznego wynagrodzenia pracownika określonego stawką miesięczną w stałej wysokości podzielić przez odpowiadającą wynagrodzeniu miesięcznemu liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy) i ustalone w ten sposób wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. (...)".

Inna nieobecność niż chorobowa

Nieobecność pracownika w pracy może wynikać z innych przyczyn niż choroba. Może on np. korzystać przez część miesiąca z urlopu bezpłatnego czy nie przyjść do pracy bez usprawiedliwienia (NN). W sytuacji gdy przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie i wystąpiła któraś z tych niepłatnych nieobecności, do obliczenia wynagrodzenia za dany miesiąc stosuje się § 12 rozporządzenia wynagrodzeniowego. Wskazuje on, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn,
• tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (przykład 2).

Powołany przepis stosuje się także w przypadku obliczania wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca, czyli w razie podjęcia zatrudnienia lub rozwiązania umowy o pracę w trakcie miesiąca.

W wymienionej regulacji jest mowa o liczbie godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Wyjaśnienia, co należy rozumieć pod tym pojęciem, udzieliło MPiPS w odpowiedzi z dnia 24 października 2014 r., na pytanie naszego Wydawnictwa (patrz ramka).

Zbieg absencji

W przypadku gdy w jednym miesiącu wystąpiła np. absencja chorobowa i nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, należy dwukrotnie obniżyć wynagrodzenie pracownika ustalane w stałej miesięcznej wysokości. Stosuje się wówczas przepisy rozporządzenia wynagrodzeniowego. Wyodrębnia ono dwie metody wyliczania stałego miesięcznego wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, które uwzględnia się w zależności od tego, czy za okres nieobecności w pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia czy też nie. I tak, za czas chorobowej niezdolności pracownika do pracy należy jego stałe miesięczne wynagrodzenie obniżyć zgodnie z § 11 wymienionego rozporządzenia, jeżeli za okres choroby zachował on prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, natomiast za czas nieobecności nieusprawiedliwionej wynagrodzenie pracownika należy obniżyć zgodnie z § 12 tego rozporządzenia (przykład 3).

Choroba przez 30 dni w 31-dniowym miesiącu

W sprawie ustalania wynagrodzenia za pracę w przypadku 30-dniowej choroby w miesiącu, który liczy 31 dni, zajmowano różne stanowiska. Kwestię tę rozstrzygnęły Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 3 grudnia 2009 r. oraz Główny Inspektorat Pracy w piśmie GPP-87-4560-64/ 09/PE/RP. Zarówno resort pracy, jak i GIP stwierdzili, że pomimo obowiązującej w takiej sytuacji metody obliczania wynagrodzenia, która skutkuje tym, że należy potrącić całość wynagrodzenia, to w przypadku przepracowania 1 dnia pracownik, na podstawie art. 80 K.p., nabywa prawo do wynagrodzenia. Przy czym resort pracy uważa, że wynagrodzenie za ten dzień należy obliczyć według stawki godzinowej, którą uzyskuje się przez podzielenie stałego miesięcznego wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, tzw. nominał (przykład 4).

Choroba przypadająca na dni wolne od pracy

W przypadku przepracowania przez pracownika wszystkich dni dla niego roboczych oraz choroby w dniach wolnych, pracownik ma prawo do pełnego wynagrodzenia za ten miesiąc, bowiem choroba w tym miesiącu przypadała jedynie na dni wolne od pracy. Tak też uznało MPiPS w piśmie z dnia 7 listopada 2013 r.: "(...) Jak wynika z tego przepisu (§ 11 rozporządzenia wynagrodzeniowego - przyp. red.) dotyczy on sytuacji, gdy pracownik przepracował tylko część miesiąca z powodu nieobecności w pracy spowodowanej zwolnieniem lekarskim. W opinii Departamentu zwrot »przepracowana część miesiąca« należy utożsamiać z sytuacją, w której pracownik przepracował tylko część obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu z powodu korzystania ze zwolnienia lekarskiego (...)".