GOFIN.pl - podatki, VAT, PIT, rachunkowość, prawo pracy, składki, ZUS, zasiłki, emerytury

Wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS podlegają podmioty inne niż osoby fizyczne, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do tego rejestru, w tym w szczególności spółki handlowe, spółdzielnie, spółdzielnie europejskie czy przedsiębiorstwa państwowe. Rejestr przedsiębiorców KRS stanowi ważne źródło informacji o tych podmiotach. Każdy może online potwierdzić dane podmiotu wpisane do tego rejestru, a także sprawdzić czy wywiązuje się ze swoich obowiązków sprawozdawczych, o ile go dotyczą. Jeśli je realizuje, wówczas można przeanalizować dokumenty finansowe takiego podmiotu. Wpisy w KRS umożliwiają też sprawdzenie sposobu reprezentacji podmiotu i osób uprawnionych do działania w jego imieniu.

Portal Rejestrów Sądowych

Ministerstwo Sprawiedliwości umożliwia dostęp do danych z KRS drogą elektroniczną poprzez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl), zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy". Dostępne są w nim m.in. następujące funkcjonalności: "Wyszukiwarka KRS", "Przeglądarka dokumentów finansowych" czy "RAR - Przeglądarka Akt Rejestrowych KRS". Korzystanie z tych narzędzi nie wymaga zalogowania. Oznacza to, że każda osoba za pośrednictwem przeglądarki internetowej ma dostęp do tych danych.

Wyszukiwarka KRS

Klikając w zakładkę "Wyszukiwarka KRS", każdy zainteresowany uzyska dostęp do zasobów tej wyszukiwarki. Umożliwia ona przeszukanie zarówno rejestru przedsiębiorców KRS, jak i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS. Po odszukaniu podmiotu wyszukiwarka umożliwia wyświetlenie szczegółów, a zatem uzyskać można informacje w zakresie:

danych podmiotu (nazwy rejestru, nr KRS, NIP, REGON, formy prawnej),
wpisu/wykreślenia z rejestru przedsiębiorców lub stowarzyszeń,
daty wykreślenia z KRS,
organu reprezentacji, sposobu reprezentacji oraz składu organu reprezentacji,
siedziby i adresu,
danych kontaktowych (adresu e-mail, adresu strony internetowej),
informacji o zawieszeniu/wznowieniu działalności,
statusu organizacji pożytku publicznego,
informacji o postępowaniu upadłościowym.

Wyszukiwarka wyświetla podstawowe informacje o podmiocie. Umożliwia też dostęp do pełnych danych o podmiocie wpisanych do rejestru poprzez możliwość pobrania darmowego wydruku odpowiadającego odpisowi aktualnemu albo pełnemu z KRS. Wydruk można pobrać jako pdf albo JSON. Pobrany wydruk ma moc zrównaną z mocą dokumentów urzędowych. Dlatego też wydruki te zastąpiły w praktyce płatne odpisy.

Co można wyczytać z odpisu z KRS?

Odpis aktualny (wydruk) zawiera bieżącą treść wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS. Natomiast dokumentem, w którym ujęta jest treść wszystkich wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS, dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów niepodlegających ujawnieniu, jest odpis pełny. Mając pełny odpis z KRS, można sprawdzić historyczne dane spółki, np. kto wchodził w skład zarządu. Dzięki temu można ustalić, czy w dacie podpisywania umowy ze spółką była ona reprezentowana przez osoby uprawnione do tego.

Analizując wydruk w KRS, można uzyskać informacje o sposobie powstania podmiotu (o ile powstał np. z przekształcenia; por. dział 1, rubryka 6 "Sposób powstania podmiotu"). Poza tym można sprawdzić, czy przedsiębiorca zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, czy jest w likwidacji bądź w upadłości, ewentualnie czy wobec niego toczy się postępowanie restrukturyzacyjne. Stosowne wpisy w tym zakresie zamieszczane są w dziale 6 rejestru przedsiębiorców KRS.

Jaka jest sytuacja finansowa?

Nawet jeśli podmiot nie jest w likwidacji, ustawowej restrukturyzacji czy w upadłości, to nie oznacza, że potencjalny kontrahent jest w dobrej kondycji finansowej. Jej sprawdzenie warto rozpocząć od przejrzenia danych ujawnionych w KRS, a konkretnie czy są wpisy w dziale 4, tj. czy są wpisy dotyczące zaległości publiczno-prawnych (w tym podatkowe, celne, czy te, do których poboru zobowiązany jest ZUS, objęte egzekucją) albo zobowiązań cywilnoprawnych stwierdzonych tytułem wykonawczym.

Poza tym z odpisu (wydruku) z KRS można wyczytać, czy podmiot przekazuje dokumenty finansowe (por. dział 3, rubryka 2, pkt 1-4). Jeśli to robi, to dzięki funkcjonalności "Przeglądarka dokumentów finansowych" każdy ma dostęp do ich treści, w tym m.in. do sprawozdań finansowych za ubiegłe lata obrotowe. Możliwość ta dotyczy dokumentów składanych od 15 marca 2018 r. Wspomniana przeglądarka umożliwia zatem sprawdzenie kondycji finansowej danego podmiotu. Niekiedy mogą być to dane historyczne, często jednak mogą być pomocne przy ocenie kontrahenta.

Jeśli podmiot nie składa dokumentów finansowych pomimo takiego obowiązku, to sytuacja taka także może być sygnałem ostrzegawczym dla kontrahenta. Przy tym aktualnie w KRS nie są ujawniane wzmianki o wszczęciu wobec podmiotu postępowania przymuszającego do złożenia dokumentów finansów. Pojawiła się propozycja zmiany przepisów w tej kwestii (patrz ramka: Zwiększenie efektywności...).

Zmiany w przepisach i propozycje zmian dotyczące funkcjonowania KRS i dostępu do danych w nim ujawnionych

»	Dostęp do danych z KRS przez mObywatela

Z dniem 31 marca 2026 r., z wyjątkiem dotyczącym zmian w funkcjonowaniu KRS, które wejdą w życie z dniem 31 maja 2026 r., wejdzie w życie ustawa z dnia 9 stycznia 2026 r. o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. poz. 119).

W przypadku danych z KRS będą one dostępne za pośrednictwem aplikacji mObywatel. Przy tym dostęp ten będzie ograniczony do danych podmiotów, z którymi konkretny użytkownik aplikacji jest powiązany przez PESEL. Użytkownik aplikacji mObywatel będzie mógł pozyskiwać informacje w zakresie tzw. newslettera KRS (tj. o zarejestrowaniu sprawy albo o dokonaniu wpisu).

Rozwiązanie to może być ważne dla członków organów, wspólników podmiotów w KRS.

Nie będzie istotne przy sprawdzaniu kontrahentów.

»	Zwiększenie efektywności postępowań przymuszających do złożenia dokumentów finansowych oraz postępowań o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS

Na etapie rządowego procesu legislacyjnego jest projekt ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (druk nr UDER49 z wykazu RCL - stan na dzień oddania GP do druku). Dotyczy on m.in. zmiany przepisów w zakresie postępowania przymuszającego do złożenia dokumentów finansowych oraz postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Ministerstwo Sprawiedliwości zwróciło uwagę, że obecnie postępowania przymuszające cechują się niską efektywnością i to pomimo znacznego zaangażowania zasobów kadrowych i finansowych. Sankcja w postaci grzywny w wielu przypadkach nie motywuje obowiązanych do wykonania obowiązków rejestrowych. MS zwróciło też uwagę, że informacja o wszczęciu omawianych postępowań (zarówno przymuszającego, jak i o rozwiązanie podmiotu...) nie podlega ujawnieniu w KRS. Nie jest zatem realizowana funkcja ostrzegawcza i ochronna KRS - m.in. ta kwestia ma ulec zmianie.

MS w odniesieniu do postępowań przymuszających do złożenia dokumentów finansowych przewiduje zastąpienie sankcji grzywny rygorem zamieszczenia w KRS wzmianki o niewykonywaniu obowiązku złożenia dokumentów finansowych pomimo wezwania sądu. Wzmianka taka ma być zamieszczana na mocy postanowienia sądu rejestrowego. Głównym celem tej regulacji ma być poinformowanie uczestników obrotu, że podmiot nie wykonuje obowiązku złożenia dokumentów finansowych i to pomimo wezwania sądu rejestrowego. Wpis informacji następować ma w dziale 1 Rejestru, a więc tuż obok podstawowych danych dotyczących podmiotu, takich jak jego nazwa albo firma, forma prawna oraz siedziba i adres. W uzasadnieniu do projektu omawianej nowelizacji podkreślono, że umieszczona w eksponowanym miejscu wzmianka wydaje się być sankcją o wiele bardziej dotkliwą niż grzywna. Może bowiem skutkować utratą zaufania obecnych lub potencjalnych kontrahentów podmiotu do osób zobowiązanych do wykonywania obowiązków sprawozdawczych. To właśnie obawa przed ujawnieniem takiej wzmianki ma motywować podmioty obowiązane do podjęcia czynności zmierzających do wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych. Obecnie dane wskazujące na prowadzenie postępowania przymuszającego znajdują się wyłącznie w aktach rejestrowych podmiotu.

Wpis wspomnianej wzmianki ma być równoważny z wezwaniem podmiotu obowiązanego do złożenia innych dokumentów, których niezłożenie stwierdzono po jej zamieszczeniu. Wykreślenie tej wzmianki z urzędu ma być możliwe dopiero po złożeniu przez podmioty obowiązane wszystkich zaległych dokumentów finansowych lub oświadczeń, o których mowa w art. 70a ustawy o rachunkowości, w tym także tych, których obowiązek złożenia powstał, ale sąd rejestrowy nie wzywał do jego wykonania.

Ponadto po wpisie do KRS omawianej wzmianki o niewykonywaniu wskazanego obowiązku, sąd rejestrowy ma niezwłocznie zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego właściwego według ostatniego ujawnionego w KRS adresu siedziby podmiotu o popełnieniu przestępstwa, o którym mowa w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Przy tym rozwiązanie to ma nie ograniczać możliwości zawiadomienia przez sąd rejestrowy o przestępstwie prokuratora lub Policji.

Według obecnej wersji projektu omawiane zmiany mają wejść w życie dopiero z dniem 1 kwietnia 2027 r.

Poza tym nie na każdym podmiocie wpisanym do rejestru przedsiębiorców ciążą powinności sporządzenia takich dokumentów i przekazania ich do KRS. Dla przykładu obowiązków takich nie mają spółki jawne osób fizycznych albo spółki partnerskie z podatkową księgą przychodów, a zatem te spełniające kryteria z art. 2 ust. 2a ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Spółki te muszą poinformować KRS o braku obowiązków sprawozdawczych zgodnie z art. 70a ustawy o rachunkowości. Jeśli spółka wywiązuje się z tych powinności, to informacja o tym fakcie za dany rok ujawniona jest w odpisie (wydruku) spółki z KRS (dział 3, rubryka 2, pkt 5). Innymi słowy wpis takich wzmianek oznacza, że spółka wywiązuje się z obowiązków wobec KRS, ale nie ma powinności sporządzania sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami i składania ich do KRS.

Jeśli przedsiębiorca z KRS ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, to brak dokumentów finansowych w KRS oraz brak wzmianek o złożonych dokumentach w odpisie (wydruku) z KRS spółki w dziale 3, rubryce 2 oznacza, że spółka nie wywiązuje się z obowiązków wobec KRS. W takiej sytuacji cennym źródłem informacji o podmiocie może być przeglądarka akt rejestrowych. Są tam dostępne m.in. postanowienia sądów o wezwaniu podmiotu do złożenia dokumentów finansowych, ewentualnie odpowiedzi spółki stanowiące ustosunkowanie się do takich postanowień.

Poza tym kolejnym etapem weryfikowania kontrahenta powinno być sprawdzenie go w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Jest on dostępny przez PRS. W KRZ ujawnia się dane podmiotów niewypłacalnych, zagrożonych niewypłacalnością lub o podmiotach, wobec których umorzono bezskuteczną egzekucję, a także dłużników alimentacyjnych.

Jak podmiot ma być reprezentowany?

Podpisując umowę z podmiotem z KRS, trzeba znać sposób reprezentacji obowiązujący w nim oraz dane osób uprawnionych do złożenia podpisów pod kontraktem (w dziale 2). Sprawdzenie tych informacji pozwala zabezpieczyć kontrahentowi przedsiębiorcy z KRS jego interesy. Poza tym za spółkę handlową może działać prokurent bądź pełnomocnik. Co ważne, dane prokurentów także podlegają ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców KRS.

W KRS nie sprawdzi się zwykłego pełnomocnika czy osoby uprawnionej do podpisywania umów o pracę na podstawie art. 3¹ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Jeżeli spółkę reprezentują zwykli pełnomocnicy, wówczas muszą oni legitymować się pełnomocnictwem udzielonym przez prawidłowo reprezentowaną spółkę na dzień udzielenia pełnomocnictwa.

Więcej na temat weryfikacji zasad reprezentacji spółki handlowej pisaliśmy w dodatku do GP nr 78 z 2024 r. na str. 2.

Akta rejestrowe, Newsletter KRS i API

Z kolei bieżące sprawdzanie, co się dzieje u kontrahenta (np. czy nastąpił wpis dotyczący nowego członka zarządu czy sposobu reprezentacji), umożliwia usługa określona jako "Newsletter KRS" (prs.ms.gov.pl; zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "Newsletter KRS"). Z usługi tej można korzystać bezpłatnie, ale trzeba się zalogować na konto w systemie PRS. Każdy może utworzyć takie konto. Dzięki tej usłudze każdy zainteresowany może przez internet uzyskać informacje o zarejestrowaniu sprawy w postępowaniu rejestrowym (wszczętej na wniosek czy z urzędu) oraz dokonaniu wpisu w KRS, które dotyczą podmiotu wpisanego do KRS zarówno do rejestru przedsiębiorców, jak i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...). Ilość podmiotów, terminy dostępu określa art. 10a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869 ze zm.).

Poza tym w PRS dostępna jest funkcjonalność "Otwarte API KRS". Poprzez API każdy może pobrać z KRS dane podmiotu odpowiadające odpisowi aktualnemu lub pełnemu (taka informacja zawiera także dane wykreślone) oraz uzyskać listę podmiotów, w których dokonano wpisów w zadanym dniu. Opcja ta pozwala na sprawdzenie wielu podmiotów bez konieczności ręcznego przeglądania każdego podmiotu.

Gazeta Podatkowa