Rozliczanie w ZUS zlecenia wykonywanego na rzecz pracodawcy

Dla celów ubezpieczeń w ZUS pracownikiem jest nie tylko osoba zatrudniona na etacie. Za pracownika uważa się bowiem także osobę, która ma zawartą umowę zlecenia z innym podmiotem, ale wykonuje ją na rzecz własnego pracodawcy. W takim przypadku rozliczaniem składek ubezpieczeniowych od wynagrodzenia wypłacanego ze zlecenia i opłacaniem ich do ZUS zajmuje się pracodawca.

Pracownicze ubezpieczenie w ZUS

Za pracownika - zgodnie z rozszerzoną definicją zawartą w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.) - uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy. W takim przypadku od wynagrodzenia wypłaconego ze zlecenia pracodawca nalicza jej składki do ZUS na takich samym zasadach, jakie obowiązują przy umowie o pracę.

Również zleceniobiorca, który ma zawartą umowę zlecenia z innym podmiotem, ale w ramach tej umowy wykonuje pracę na rzecz zakładu, w którym jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, podlega z takiej umowy zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu na zasadach obowiązujących pracowników. Wówczas dla celów ubezpieczeń i składek ZUS taka osoba nie jest wtedy traktowana jako zleceniobiorca. Płatnikiem składek ze zlecenia jest pracodawca, a nie podmiot, z którym zleceniobiorca ma zawartą umowę zlecenia. Zleceniodawca nie zgłasza więc takiej osoby do ubezpieczeń w ZUS ani nie rozlicza za nią żadnych składek.

Wprawdzie pracodawca również nie przekazuje do ZUS dodatkowego zgłoszenia do ubezpieczeń z tytułu wykonywanej przez pracownika na jego rzecz umowy zlecenia, ale musi naliczyć mu składki ubezpieczeniowe (społeczne oraz zdrowotną). Naliczone obciążenia składkowe wykazuje wówczas w jednym raporcie ZUS RCA, z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, natomiast ewentualne składki na FP, FS i FGŚP - w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Zawartej w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych definicji pracownika nie należy stosować do pracowników, którzy przebywają na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym lub bezpłatnym. Jeśli pracownik, któremu pracodawca udzielił urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego lub bezpłatnego, będzie wykonywał u niego umowę zlecenia (zawartą z innym podmiotem), wtedy składki ze zlecenia powinien naliczyć zleceniodawca, na zasadach obowiązujących zleceniobiorców.

Jak naliczyć składki i pdof?

Dla pracownika, który wykonuje umowę zlecenia na rzecz pracodawcy, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy ustalić poprzez zsumowanie przychodów ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia. Wynika tak z art. 18 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ustalając takiej osobie podstawę wymiaru tych składek, pracodawca powinien więc uwzględnić w niej przychód uzyskany przez pracownika zarówno z etatu, jak i ze zlecenia (por. interpretację Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 15 maja 2026 r., znak DI/200000/43/1688/2026).

Również w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca uwzględnia pracownikowi sumę przychodu z umowy o pracę oraz umowy zlecenia. Po pomniejszeniu tej podstawy o składki społeczne naliczone od łącznego przychodu z umowy o pracę i ze zlecenia, finansowane ze środków pracownika, pracodawca wpisuje ją w raporcie ZUS RCA. Z tym że składkę zdrowotną powinien obliczyć odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, i dopiero po zsumowaniu obu składek - wykazać jako łączną kwotę w raporcie ZUS RCA.

Aby prawidłowo rozliczyć należności do ZUS, pracodawca potrzebuje informacji, w jakiej wysokości zostało wypłacone wynagrodzenie ze zlecenia oraz kiedy pracownik-zleceniobiorca je otrzymał (tj. kwota przychodu oraz moment jego uzyskania). Ma on prawo domagać się ich od samego pracownika w ramach trójstronnego stosunku ubezpieczeń społecznych łączącego ubezpieczonego, płatnika składek oraz organ rentowy.

Z kolei zaliczkę na pdof pracodawca powinien obliczyć i pobrać tylko od przychodów ze stosunku pracy. Przy jej ustalaniu ma jednak prawo uwzględnić wszystkie faktycznie pobrane ze środków pracownika składki, w tym także te naliczone od przychodu z umowy zlecenia (przykład). Natomiast zaliczkę na pdof ze zlecenia powinien naliczyć zleceniodawca.