W ustawie o VAT nie ma regulacji, które w sposób szczególny odnosiłyby się do odliczania VAT od wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu. Należy zatem stosować zasadę ogólną, zgodnie z którą podatnicy mogą odliczać VAT od nabytych towarów/usług w takim zakresie, w jakim te towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń i wyłączeń.
Media, czynsz
Jeśli podatnik ponosi wydatki na czynsz, zakup mediów do mieszkania wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności (np. na zakup energii elektrycznej), to od wydatków tych może na ogólnych zasadach odliczyć VAT na podstawie faktury dokumentującej zakup ww. mediów.
W sytuacji gdy ww. mieszkanie jest wykorzystywane częściowo do działalności gospodarczej a częściowo do celów prywatnych, to najbardziej zasadne byłoby zainstalowanie liczników w pomieszczeniach wykorzystywanych do działalności gospodarczej. W takim bowiem przypadku można byłoby dokładnie określić wysokość wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a w konsekwencji ustalić kwotę VAT podlegającą odliczeniu.
Jeżeli nie ma możliwości zamontowania ww. licznika (np. dane pomieszczenie jest wykorzystywane zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych), to podatnicy z reguły stosują metodę szacunkową.
Warto wspomnieć, że Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2025 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.879.2024.2.KOM stwierdził, że podatnik jest zobowiązany wyodrębnić taką część VAT naliczonego, którą można przypisać realizowanym w ramach działalności gospodarczej czynnościom opodatkowanym. Można przyjąć tu różne rozwiązania. Organ podatkowy wskazał, że zastosowane przez podatnika metody czy też sposoby, na podstawie których dokona on wydzielenia odpowiedniej kwoty VAT naliczonego, muszą odpowiadać wartościom faktycznym i rzeczywistym. Ciężar rzetelnego rozdziału wydatków dotyczących wykorzystania nabytych towarów i usług dla potrzeb działalności gospodarczej i części wykorzystanej do celów prywatnych (mieszkalnych) spoczywa bowiem zawsze na podatniku.
Podatnicy, w celu ustalenia podlegającej odliczeniu kwoty VAT od opłat eksploatacyjnych czy mediów służących zarówno celom firmowym, jak i prywatnym (w prywatnym mieszkaniu), stosują najczęściej wskaźnik powierzchniowy, tj. ustalają procentowy udział mieszkania wykorzystywanego do celów firmowych w ogólnej powierzchni mieszkania. Za pomocą tak ustalonej proporcji podatnicy odliczają VAT.
Warto przywołać tu interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 6 grudnia 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.476.2024.2.PM. W interpretacji tej podatnik w wynajmowanym mieszkaniu jedno z pomieszczeń (pokój) przeznaczył na cele zawodowe, przy czym pokój ten służył także jego celom osobistym. W ww. pokoju znajdował się prywatny komputer podatnika, który był wykorzystywany do pracy i poza nią. Podatnik zamierzał odliczać VAT od kosztów eksploatacyjnych (czynsz, internet, prąd) proporcjonalnie do czasu faktycznego użytkowania części mieszkania przeznaczonej na działalność gospodarczą, zamiast proporcji opartej na powierzchni tej części mieszkania. Organ podatkowy nie zgodził się z tym stanowiskiem, gdyż uznał, że w tym przypadku zastosowanie tylko metody czasowej nie będzie prawidłowe. Jego zdaniem, zaproponowana przez podatnika metoda odliczenia VAT (tj. proporcjonalnie do czasu faktycznego użytkowania części mieszkania przeznaczonej na działalność gospodarczą) nie odzwierciedla w sposób wiarygodny i rzetelny części podatku naliczonego związanego z czynnościami opodatkowanymi.
Zaznaczamy, że podatnik może odliczyć VAT od towarów/usług nabytych na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu, wówczas gdy otrzyma fakturę potwierdzającą, że to podatnik nabył ww. towary/usługi.
Wyposażenie firmowe, artykuły spożywcze, środki czystości
WSA w Krakowie w wyroku z 16 stycznia 2020 r., sygn. akt I SA/Kr 1248/19 (orzeczenie prawomocne), stwierdził, że sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu nie daje automatycznie prawa do odliczenia VAT od wydatków na artykuły spożywcze, środki czystości i wyposażenie mieszkania. W przedmiotowej sprawie działalność gospodarcza podatnika polegała na świadczeniu usług w zakresie telekomunikacji bezprzewodowej, dostępu do internetu. Zdaniem sądu, w takim przypadku zakup kawy, herbaty, mleka, cukru, wody mineralnej, ekspresu do kawy, sofy, komód, mebli systemowych, lamp, dywanów, stacji pogodowej, termostatów do grzejnika, odtwarzacza muzyki, papieru toaletowego, ręczników kuchennych, żelów i płynów czyszczących itp., trudno uznać za związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy równoczesnym braku pracowników i nieprzyjmowaniu klientów w siedzibie firmy oraz lokalu mieszkalnym. W związku z tym prawo do odliczenia VAT w tym przypadku nie będzie przysługiwało. Sąd zaznaczył, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu ma prawo do odliczenia VAT tylko od wydatków związanych z częścią mieszkania, w której wykonywana jest działalność gospodarcza opodatkowana VAT. W takim przypadku podatnik musi udokumentować wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w taki sposób, aby możliwe było oddzielenie wydatków służących zaspokojeniu potrzeb prywatnych od wydatków związanych z działalnością gospodarczą.
Remont
W sytuacji gdy podatnik poniesie nakłady na remont mieszkania wykorzystywanego wyłącznie do działalności, to będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT od wydatków na ten remont. Podobnie byłoby, gdyby podatnik wyremontował pomieszczenie (np. pokój) wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 3 października 2023 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.404.2023.2.MŻA.