W sytuacji gdy dla celów bilansowych umowa spełnia warunki do uznania jej za leasing finansowy, to przedmiot tej umowy (tu: samochód osobowy) uznawany jest dla celów bilansowych leasingobiorcy za środek trwały. Wartość początkową takiego środka trwałego stanowi tu - w przypadku samochodu osobowego - jego wartość wynikająca z umowy, powiększona o niepodlegający odliczeniu VAT od opłat kapitałowych. W praktyce na wartość tę składają się: wstępna opłata leasingowa oraz część kapitałowa rat leasingowych wraz z niepodlegającą odliczeniu kwotą VAT od tych opłat.
Od wartości początkowej ww. środka trwałego dokonywane są odpisy amortyzacyjne, stanowiące koszty bilansowe, analogicznie, jak przy środkach trwałych stanowiących własność jednostki.
Część odsetkowa rat leasingowych wraz z przypadającą na nią niepodlegającą odliczeniu kwotą VAT naliczonego, nie zwiększa natomiast wartości początkowej środka trwałego, lecz stanowi na bieżąco koszty bilansowe (są to koszty finansowe).
Faktura dokumentująca wstępną opłatę leasingową może zostać zaksięgowana:
a) wartość brutto opłaty wstępnej:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24-9/1-1 "Rozrachunki z finansującym - bieżące";
b) podlegający odliczeniu VAT naliczony:
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30;
c) przeniesienie opłaty do rozliczenia:
- Wn konto 24-9/1-3 "Rozliczenie opłat leasingowych",
- Ma konto 30;
d) zaliczenie opłaty wstępnej na spłatę części kapitałowej:
- Wn konto 24-9/1-2 "Rozrachunki z finansującym z tytułu przedmiotu leasingu",
- Ma konto 24-9/1-3.
Zapłatę wstępnej opłaty leasingowej można zaksięgować:
- Wn konto 24-9/1-1,
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
Z kolei przyjęcie środka trwałego do używania może zostać zaksięgowane (np. na podstawie dowodu OT - przyjęcie środka trwałego do używania):
- Wn konto 01 "Środki trwałe",
- Ma konto 24-9/1-2.
Zaksięgowanie miesięcznej raty leasingowej może natomiast zostać zaksięgowane:
a) kwota brutto:
- Wn konto 30,
- Ma konto 24-9/1-1;
b) VAT podlegający odliczeniu:
- Wn konto 22-1,
- Ma konto 30;
c) przeniesienie opłaty do rozliczenia:
- Wn konto 24-9/1-3,
- Ma konto 30.
Rozliczenie miesięcznej raty leasingowej (PK) można zaksięgować:
a) część kapitałowa:
- Wn konto 24-9/1-2,
- Ma konto 24-9/1-3;
b) część odsetkowa:
- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
- Ma konto 24-9/1-3.
Zapłatę raty leasingowej można zaksięgować:
- Wn konto 24-9/1-1,
- Ma konto 13-0.
Opis amortyzacyjny księgowany jest na zasadach ogólnych, zapisem:
- Wn konto 40-0 "Amortyzacja",
- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".
Ponieważ umowa leasingu samochodu osobowego jest dla celów podatkowych rozliczana inaczej niż dla celów bilansowych, fakt ten należy uwzględnić w analityce do ww. kont.
W przypadku gdy w związku ze zwrotem przedmiotu leasingu bilansowo finansowego jednostka otrzyma od leasingodawcy faktury korygujące opłaty leasingowe, to wówczas koryguje ww. zapisy, dokonując księgowań odwrotnych do wyżej przedstawionych.