Kwestie związane z obowiązkiem zwrotu zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy regulują odrębne przepisy zawarte w Kodeksie spółek handlowych (dalej: K.s.h.). I tak, zgodnie z art. 195 § 1 K.s.h., spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Na wypłatę zaliczki zarząd nie może przeznaczyć niewypłaconych zysków z lat poprzednich ani kwot pochodzących z kapitału zapasowego. Mogą być one uwzględnione dopiero przy wypłacie dywidendy (por. art. 192 K.s.h.).
Niezależnie od sposobu ustalania wysokości zaliczek, ich wypłata jest możliwa, jeżeli spółka posiada na nie wystarczające środki, a umowa spółki upoważnia zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy (art. 194 K.s.h.).
Jednak w przypadku, gdy w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy zwracają zaliczki w:
1) całości - w przypadku odnotowania straty albo
2) części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy - w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.
Ponadto - jak wynika z art. 198 K.s.h. - zaliczka podlega zwrotowi, jeżeli została wpłacona wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki.
W przypadku przedstawionym w pytaniu spółka wypłaciła w 2024 r. zaliczki za poczet dywidendy za ten rok (tj. 2024 r.), lecz na koniec roku okazało się, że sprawozdanie finansowe za 2024 r. wykazało stratę. W związku z tym, zgodnie z ww. regulacjami, powstała konieczność zwrotu całości wypłaconych zaliczek.