W myśl prawa bilansowego, wypłaty zaliczek na poczet zysku osiągniętego w danym roku obrotowym - realizowane na podstawie przywołanych wyżej przepisów K.s.h. - uznaje się za śródroczny podział wyniku finansowego netto jednostki (por. art. 53 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Zauważmy jednak, że ustawa o rachunkowości nie wskazuje, jak postąpić w sytuacji, gdy wypłacone zaliczki nie znajdują pokrycia w wypracowanym w danym roku obrotowym wyniku finansowym. Wypełniając reguły kodeksowe, zdarzenia takie należy ewidencjonować jako korektę wcześniej dokonanych wypłat. Nie ulega wątpliwości, że rozliczenie księgowe w przedmiotowym zakresie powinno nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania i podjęciu decyzji przez wspólników o sposobie rozliczenia wyniku finansowego. Dopiero wtedy bowiem znana jest ostateczna wersja sprawozdania, a więc również ostateczna wielkość wyniku finansowego jednostki wynikająca z tego sprawozdania.
Co do zasady, zatwierdzenia sprawozdania finansowego dokonuje się w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem w przypadku jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z kalendarzowym, czynność taka powinna była nastąpić do końca czerwca 2025 r. Zanim jednak sprawozdanie zostanie zatwierdzone - w przypadku spółek zobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego - badanie musi być zakończone wraz z wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami (por. art. 53 ust. 3-4 ustawy o rachunkowości).
Zauważmy przy tym, że regulacje K.s.h. nie precyzują, kiedy ma nastąpić zwrot "nadpłaconych" zaliczek na poczet zysku. W praktyce powinien on nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podjęciu decyzji o rozliczeniu wyniku finansowego.
W zakresie wysokości zwrotu, uwzględniając ww. sposób rozliczeń podatkowych, wspólnik powinien zwrócić kwotę odpowiadającą wartości brutto wypłaconej mu wcześniej zaliczki, a więc łącznie z potrąconym przez spółkę (płatnika) PIT. Jak już wskazano, podatek ten wspólnik następnie będzie mógł odzyskać od organu podatkowego. Operacje dotyczące takiego zwrotu będą rozliczane poza księgami rachunkowymi spółki.
Sposób ujęcia przedmiotowych operacji w księgach rachunkowych przedstawiamy na poniższym przykładzie. Zaznaczmy jedynie, że wypłaconą zaliczkę na poczet dywidendy ujmuje się na koncie 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" w korespondencji z kontem rozrachunków ze wspólnikami. Jak już wskazano, środki dotyczące takiego zwrotu ujmowane są w kwotach brutto, czyli bez pomniejszania o wcześniej pobrany przez spółkę zryczałtowany podatek dochodowy. Zwrot zaliczek realizowany jest zapisami po przeciwnych stronach kont, niż ich wypłata.
| Przykład
W trakcie 2024 r. zarząd spółki z o.o., na podstawie podjętych decyzji, wypłacił dwóm wspólnikom (osobom fizycznym) zaliczki na poczet dywidendy w łącznej kwocie brutto 150.000 zł. Wypłaty zostały zrealizowane po pomniejszeniu o 19% zryczałtowany podatek dochodowy w łącznej kwocie 28.500 zł. Zatem na konta wspólników wypłacono kwotę 121.500 zł (po 60.750 zł dla każdego wspólnika). Po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowe za 2024 r. okazało się, że spółka jednak poniosła stratę w wysokości 60.000 zł. Uwzględniając fakt wcześniejszej wypłaty zaliczek, wspólnicy zostali zobowiązani do zwrotu pełnej wartości wypłaconych wcześniej zaliczek po ich powiększeniu o pobrany przy wypłacie zaliczek zryczałtowany podatek dochodowy. |
Dekretacja:
| Opis operacji: | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| Księgi rachunkowe 2024 r. | |||
| 1. Śródroczny podział wyniku finansowego za 2024 r. w kwocie brutto zaliczek przeznaczonych do wypłaty: | 150.000 zł | 82 | 24 |
| 2. Wypłata zaliczki na poczet dywidendy za 2024 r., tj. w kwocie netto po potrąceniu podatku dochodowego: 150.000 zł - 28.500 zł = | 121.500 zł | 24 | 13-0 |
| 3. Zarachowanie zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wypłaconych zaliczek: | 28.500 zł | 24 | 22-3 |
| 4. Zapłata podatku do urzędu skarbowego: | 28.500 zł | 22-3 | 13-0 |
| Księgi rachunkowe 2025 r. | |||
| 1. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 r. - przeksięgowanie straty do rozliczenia: | 60.000 zł | 82 | 86 |
| 2. Wartość zaliczek wypłaconych w 2024 r. na poczet dywidendy stanowiących w związku z poniesioną stratą należność od wspólników - w kwocie brutto: | 150.000 zł | 24 | 82 |
| 3. Wpłata na rachunek bankowy spółki zwracanych zaliczek w kwocie łącznej: | 150.000 zł | 13-0 | 24 |
Księgowania w 2024 r.:
Księgowania w 2025 r.:
