Firma zajmująca się montażem stolarki budowlanej prowadzi pełną księgowość oraz magazyn produktów. Czy w takim przypadku istnieje obowiązek wystawiania i przekazywania kontrahentom dowodów WZ? Czy wystarczające jest wystawianie faktur sprzedaży? Czy sporządzanie dowodów WZ jest wymagane przepisami prawa, czy ma charakter dobrowolny?
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje rodzaju dowodów magazynowych, które każda jednostka produkcyjna czy usługowa musi posiadać. W przypadku jednostki, która prowadzi magazyn produktów, uregulowania dotyczące dokumentowania obrotu magazynowego powinny się znaleźć w jej polityce rachunkowości opracowanej i aktualizowanej przez kierownika jednostki (np. w jej załączniku - instrukcji obiegu dokumentów). Zapisać tam należy w szczególności rodzaje dowodów księgowych, wzory tych dokumentów oraz wykaz osób upoważnionych do ich wystawiania, przyjmowania i kontroli.
Z art. 20 ustawy o rachunkowości wynika, że przedmiotem księgowania są pojedyncze operacje gospodarcze, które należy udokumentować oddzielnymi dowodami księgowymi. Jednostki prowadzące magazyn produktów powinny księgować zmniejszenie stanu zapasów pod datą wydania ich na zewnątrz. Jeżeli data wydania produktu z magazynu jest tożsama z datą wystawienia faktury sprzedaży, to dowodem stanowiącym podstawę ich wydania może być ta faktura. Jednak jeśli data wydania produktu z magazynu nie pokrywa się z datą wystawienia faktury, trzeba wydanie to udokumentować innym dowodem.
W praktyce dla udokumentowania rozchodu produktów na zewnątrz stosuje się dowód "WZ - Wydanie na zewnątrz". Jest to dowód zewnętrzny własny jednostki wystawiany w celu udokumentowania operacji gospodarczych realizowanych na podstawie umów z kontrahentami, przekazywany im w oryginale. Wydanie produktu z magazynu dokumentuje się dowodem WZ (jest on podstawą zapisu księgowego: Wn konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów", Ma konto 60-0 "Produkty gotowe"), a wystawioną fakturą potwierdza się dokonanie sprzedaży (zapis: Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami", Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego", Ma konto 70-0 "Sprzedaż produktów").
Dozwolone jest również wprowadzanie własnych wzorów dowodów księgowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze, pod warunkiem jednak, że będą one spełniać wymogi określone w art. 21-22 ustawy o rachunkowości i realizować zasadę wiernego i rzetelnego obrazu wynikającą z art. 4 ust. 1 tej ustawy.