Obowiązki pracodawcy jako płatnika PIT

Zakład pracy (osoba fizyczna, osoba prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) ma obowiązek - jako płatnik - obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tego zakładu pracy przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego (art. 32 updof). Na pracodawcy ciążą również określone przez ustawodawcę obowiązki informacyjne.

W rozpatrywanym stanie faktycznym trzeba zauważyć, że na skutek przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę z o.o. nie dochodzi do ustania bytu prawnego podmiotu, a następuje wyłącznie zmiana formy prowadzonej działalności. Przy czym spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa i obowiązki przekształcanego przedsiębiorcy (art. 584² § 1 K.s.h.). W wyniku sukcesji praw i zobowiązań, w momencie przekształcenia, stroną umów zawartych przez przedsiębiorcę przekształcanego z osobami trzecimi staje się automatycznie spółka przekształcona. Tym samym spółka przekształcona staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Oznacza to, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownicy zatrudnieni u przedsiębiorcy przekształcanego (osoby fizycznej prowadzącej j.d.g.) z chwilą przekształcenia staną się pracownikami pozostającymi w stosunku pracy z przekształconą jednoosobową spółką z o.o. Z pytania wynika, że przy przekształceniu zostaną zachowane wymogi określone w art. 23¹ Kodeksu pracy.

W przedstawionej sytuacji w stosunku do "przejętych" pracowników przekształcona jednoosobowa spółka z o.o. (jako płatnik) powinna:

• kontynuować w ciągu danego roku obliczanie i pobór zaliczek na podatek dochodowy, według zasad określonych w art. 32 updof,
• przekazywać kwoty pobranych zaliczek na podatek do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek właściwego urzędu skarbowego (art. 38 ust. 1 updof),
• sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym deklarację PIT-4R, w której wykaże zaliczki na podatek dochodowy pobrane "przejętym" pracownikom w danym roku zarówno za okres zatrudnienia u przekształcanego przedsiębiorcy, jak i pobrane przez tę spółkę (art. 38 ust. 1a updof),
• sporządzić "przejętym" pracownikom informacje PIT-11 za cały rok (tj. obejmujące dane tych osób zarówno za okres przed, jak i po przekształceniu) oraz przesłać te informacje:
• urzędowi skarbowemu według miejsca zamieszkania pracownika - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,
• pracownikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 ust. 1 i art. 42g ust. 1 updof).

Prezentowany pogląd znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach organów podatkowych (np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2023 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.983.2022.4.MG).

Naszym zdaniem, w stosunku do pracowników, którzy zostaną zwolnieni w danym roku przed dniem przekształcenia indywidualnego przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę z o.o., obowiązek sporządzenia i przesłania deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 ciąży na przekształcanym przedsiębiorcy (osobie fizycznej prowadzącej j.d.g.). W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminu określonego na złożenie deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11, przekształcany przedsiębiorca powinien wykonać te obowiązki w terminie do dnia zaprzestania tej działalności. Tak wynika z art. 38 ust. 1b i art. 42g ust. 2 updof.