Pracodawca ma możliwość polecenia pracownikowi wykonywania pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Wówczas takiemu pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Przy ustalaniu tych należności pracodawcy powinni kierować się przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Dotyczy to pracodawców ze sfery budżetowej oraz pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy nie określili zasad wypłacania tych świadczeń w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę). Tak wynika z art. 775 § 1-3 i 5 Kodeksu pracy.
U pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Zwolnienie to dotyczy diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 15c updof, który wyłącza z zakresu zwolnienia przychody otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof).