Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie krajowego transportu drogowego towarów. Wykonuję przewozy osobiście. Nie korzystam z hoteli, lecz w razie potrzeby nocuję w kabinie samochodu (odpowiednio przystosowanej). Czy do kosztów uzyskania przychodów mogę zaliczyć ryczałt za noclegi ustalony zgodnie z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych pracowników strefy budżetowej?
Nie. U przedsiębiorcy z tytułu noclegu kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki faktycznie poniesione. Nie ma możliwości zaliczenia do tych kosztów ryczałtu za noclegi.
Na podstawie art. 22 ust. 1 updof, w przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcie przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.
Jednym z warunków kwalifikacji kosztu do kosztów podatkowych jest jego poniesienie przez podatnika, w efekcie czego następuje uszczuplenie jego majątku. Zatem koszt musi być faktycznie poniesiony. Od tej zasady można wskazać odstępstwa, czego przykładem jest art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Z jego uregulowań wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Odrębnymi przepisami, o których mowa jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Tak więc z tytułu odbytej podróży służbowej przedsiębiorcy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów diety w wysokości określonej powołanym rozporządzeniem. Nie mogą zaś zaliczać do kosztów podatkowych ryczałtu za nocleg. Uprawnienie takie nie wynika bowiem z zapisów ustawowych. Możliwe jest rozliczenie jako kosztu podatkowego wyłącznie udokumentowanych kosztów noclegu (co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 sierpnia 2025 r., nr 0113-KDWPT.4011.142.2025.2.ASZ).