Zapewnianie pracownikom okularów i soczewek kontaktowych korekcyjnych

1.1. Obowiązki pracodawcy wynikające z przepisów BHP

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażoną w art. 15 Kodeksu pracy, jest konieczność zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników. Tak wynika z art. 207 § 1-2¹ K.p.

W przypadku gdy pracownicy są zatrudniani na stanowiskach wymagających używania monitorów ekranowych, to pracodawca obowiązany jest do przestrzegania wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58). Na uwagę zasługuje w szczególności § 8 ust. 2 tego rozporządzenia. Z jego uregulowań wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przy czym przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 powołanego rozporządzenia).

Przepisy prawa pracy wyznaczają jedynie ogólne ramy prawne obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących. Szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu realizacji tego obowiązku powinny być określone przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych. Tym samym kwestie dotyczące m.in. dokumentów jakie powinien dostarczyć pracownik, kwoty refundacji i sposobu jej określenia, terminu ubiegania się o zwrot wydatków, powinien określać regulamin (zarządzenie, decyzja).

1.2. Ocena skutków podatkowych

Przesłanki i zakres zwolnienia podatkowego

Definicję przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych zawiera art. 12 ust. 1 updof. W zakresie tego pojęcia mieści się wartość okularów lub szkieł kontaktowych korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym zapewnianych przez pracodawcę.

W odniesieniu do omawianego przychodu może mieć zastosowanie zwolnienie od podatku przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. W myśl tego przepisu wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Mając na uwadze przywołane wcześniej regulacje rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, należy uznać, że świadczenie dokonane w związku z realizacją przez pracodawcę obowiązku zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korekcyjnych korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli:

• dotyczą pracowników,
• pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy i
• potrzeba stosowania okularów lub szkieł kontaktowych korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego wynika z zaświadczenia wydanego przez lekarza medycyny pracy po przeprowadzeniu badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Łączne spełnienie tych warunków pozwala na objęcie zwolnieniem od podatku pełnej wartości takiego świadczenia, gdyż przepisy podatkowe nie określają tu limitu. Bez znaczenia jest też sposób (forma) zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. W praktyce zwykle ma miejsce zwrot pracownikowi udokumentowanych wydatków. Nie wyklucza się przy tym dokonania świadczenia w formie rzeczowej, poprzez przekazanie pracownikowi zaleconych okularów lub szkieł kontaktowych. Każda z tych form uprawnia do zastosowania zwolnienia podatkowego (por. interpretację ogólną Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95).

Przy stosowaniu zwolnienia mogą pojawiać się jednak wątpliwości interpretacyjne.

Problematyczną kwestią jest zapewnienie okularów lub szkieł kontaktowych korekcyjnych na podstawie zalecenia lekarza wystawionego w związku z przebyciem przez pracownika dodatkowych badań przed wyznaczonym terminem badania okresowego. Określenie w takim przypadku skutków podatkowych zapewnienia pracownikowi okularów i szkieł kontaktowych wymaga odwołania się do regulacji prawa pracy i ich wykładni ukształtowanej na tle zagadnienia dotyczącego dodatkowego kierowania na badania profilaktyczne (okresowe) pracowników posiadających ważne orzeczenie lekarskie.

Z rozporządzenia Ministra Zdrowia i Polityki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 607) wynika, że:

• badania profilaktyczne obejmują badania wstępne, okresowe i kontrolne (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w związku z art. 229 § 1, 2 i 5 K.p.),
• zakres i częstotliwość badań profilaktycznych określają wskazówki metodyczne stanowiące załącznik nr 1 do rozporządzenia (§ 2 ust. 1 rozporządzenia),
• badania profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost obowiązku pracodawcy dotyczącego wydania skierowania na profilaktyczne badania lekarskie na wniosek pracownika posiadającego ważne orzeczenie lekarskie. Jednak zgodnie z ukształtowaną wykładnią uważa się to za dopuszczalne (por. wyrok SN z 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02). Oznacza to, że w razie uzyskania przez pracodawcę informacji o pogorszeniu wzroku pracownika, który użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, zachodzą przesłanki uzasadniające konieczność przeprowadzenia u takiego pracownika wcześniejszego badania lekarskiego niż wynika to z obowiązującego orzeczenia lekarskiego. Jeżeli w następstwie profilaktycznego badania lekarskiego, przeprowadzonego na podstawie skierowania pracodawcy, okaże się, że pracownik do pracy przy monitorze ekranowym musi stosować okulary/szkła kontaktowe korekcyjne, należy uznać, że wartość tego świadczenia zapewnionego pracownikowi zgodnie z zaleceniem lekarza, stanowi u niego przychód wolny od podatku dochodowego. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe.

Warto podkreślić, że na podstawie z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pod pojęciem monitora ekranowego rozumie się urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Tak więc przepisy tego rozporządzenia znajdują zastosowanie również w przypadkach, gdy pracownicy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, korzystają z urządzeń w postaci tabletów. W takim przypadku, co potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 lipca 2025 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.357.2025.2.KKA, refundacja kosztów zakupu okularów/soczewek kontaktowych korekcyjnych pracownikom używającym w pracy tabletów stanowi u nich przychód ze stosunku pracy wolny od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

Kosztowe rozliczenie

W myśl ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów, zawartej w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, do kosztów tych można zaliczyć wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto dokonując kwalifikacji kosztów do kosztów uzyskania przychodów, należy uwzględniać art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop. Koszty wymienione w tych przepisach są wyłączone z kosztów podatkowych niezależnie od celu ich poniesienia i nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Wskazane przepisy nie zawierają postanowień odnoszących się do kosztów zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korekcyjnych. W rezultacie koszty jakie pracodawca ponosi w związku z zapewnieniem pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz na sfinansowanie kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących, które są używane w czasie pracy przy monitorze komputerowym, spełniają przesłanki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Dodajmy, że gdy pracodawca jest czynnym podatnikiem VAT, do kosztów uzyskania przychodów - na zasadzie wyjątku przewidzianego w art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a updof i art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a updop - może zaliczyć również podatek VAT naliczony przy zakupie okularów lub szkieł kontaktowych korekcyjnych dla pracownika. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej na pracownika jako nabywcę okularów lub szkieł kontaktowych, będącej podstawą zwrotu kosztów zakupu. Ponadto zdaniem organów podatkowych pracodawcy nie przysługuje również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w sytuacji gdy faktura za okulary lub szkła kontaktowe wystawiona jest na pracodawcę (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.94.2017.2.AZE).