Jedną z podstawowych zasad prawa pracy, wyrażoną w art. 15 Kodeksu pracy, jest konieczność zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników. Tak wynika z art. 207 § 1-21 K.p.
W przypadku gdy pracownicy są zatrudniani na stanowiskach wymagających używania monitorów ekranowych, to pracodawca obowiązany jest do przestrzegania wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58). Na uwagę zasługuje w szczególności § 8 ust. 2 tego rozporządzenia. Z jego uregulowań wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przy czym przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 powołanego rozporządzenia).
Przepisy prawa pracy wyznaczają jedynie ogólne ramy prawne obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących. Szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu realizacji tego obowiązku powinny być określone przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych. Tym samym kwestie dotyczące m.in. dokumentów jakie powinien dostarczyć pracownik, kwoty refundacji i sposobu jej określenia, terminu ubiegania się o zwrot wydatków, powinien określać regulamin (zarządzenie, decyzja).