Problemy z ewidencjonowaniem sprzedaży na rzecz pracowników podatnika

1. Nieodpłatne przekazanie pakietów medycznych

Dokonujemy zakupu pakietów medycznych (zwolnionych z VAT) na rzecz naszych pracowników. Czy nieodpłatne przekazanie tych pakietów spowoduje obowiązek ewidencjonowania w kasie fiskalnej?

W sytuacji, gdy podatnik (pracodawca) przekazuje nieodpłatnie swoim pracownikom pakiety medyczne, to czynność taką - stosownie do art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT - należy uznać za świadczenie usług powodujące, co do zasady, obowiązek wykazania VAT należnego.

Co ważne, dokonywana czynność, która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT może być opodatkowana właściwą stawką podatku lub może korzystać ze zwolnienia od tego podatku (po spełnieniu określonych warunków). Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT zwalnia się od podatku usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze. Ponadto na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19a ustawy o VAT zwalnia się od podatku świadczenie usług, o których mowa w pkt 18 i 19, jeżeli usługi te zostały nabyte przez podatnika we własnym imieniu ale na rzecz osoby trzeciej od podmiotów, o których mowa w pkt 18 i 19.

Zdaniem organów podatkowych regulacje zawarte w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT nie mają zastosowania do czynności, które korzystają ze zwolnienia z VAT. Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.613.2023.2.KP. Wynika z niej: "(...) przepis art. 8 ust. 2 ustawy odnoszący się do nieodpłatnego świadczenia usług, nie znajduje zastosowania w odniesieniu do czynności, które w razie ich uznania za podlegające opodatkowaniu zostałyby zwolnione od podatku. W tym przypadku pozostawienie ich poza zakresem ustawy o podatku od towarów i usług nie prowadzi do naruszenia powołanych powyżej zasad, które należy uznać za uzasadniające zrównanie takich czynności z czynnością odpłatnego świadczenia usług.

Wobec tego należy stwierdzić, że nieodpłatne przekazanie przez Państwa pracownikom pakietów usług medycznych oraz ubezpieczenia na życie nie spełnia wskazanej w art. 8 ust. 2 ustawy przesłanki do objęcia ich opodatkowaniem. Ww. świadczenia nie mieszczą się bowiem w definicji sprzedaży, o której mowa w art. 2 pkt 22 ustawy.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że nie macie Państwo obowiązku ewidencjonowania tych transakcji na kasie fiskalnej.

Tym samym, Państwa stanowisko, zgodnie z którym w przypadku świadczeń nieodpłatnych na rzecz Państwa pracowników (tj. udostępniania pakietów medycznych oraz ubezpieczenia na życie), z uwagi na to, że czynności te nie spełniają definicji sprzedaży, to w świetle art. 111 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 22 ustawy, nie mogą być objęte obowiązkiem ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej, uznaję za prawidłowe (podkreślenie redakcji) (...)".

2. Sprzedaż towarów wyłączonych ze zwolnienia z ewidencjonowania

Czy sprzedaż laptopów czy telefonów komórkowych na rzecz pracowników firmy podlega ewidencji w kasie?

W myśl § 2 ust. 1 i poz. 39 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień, zwolnieniu z ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej w danym roku podatkowym, nie później niż do końca grudnia 2027 r., podlega dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika m.in. na rzecz jego pracowników.

Należy jednak mieć na uwadze, że § 4 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, zawiera katalog towarów, których sprzedaż została wykluczona z możliwości korzystania z jakichkolwiek zwolnień ze stosowania kasy fiskalnej. Zgodnie z tym przepisem zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia nie stosuje się w przypadku dostaw na rzecz pracowników, czyli:

• gazu płynnego,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
• wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
• węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
• towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.

Powyższe dostawy trzeba obowiązkowo ewidencjonować w kasie fiskalnej, nawet jeżeli zostały dokonane na rzecz pracowników firmy.

Należy jednak wskazać, że w powołanym wyżej katalogu wymieniono również sprzedaż m.in. następujących towarów (§ 4 ust. 1 pkt 1 lit. b-n) rozporządzenia):

• komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
• wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
• sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych.

W § 4 ust. 3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia zapisano, że ww. wyłączenia określone w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. b-n) rozporządzenia nie mają zastosowania, jeśli sprzedaż jest dostawą towarów, o której mowa w poz. 39 załącznika do rozporządzenia, czyli jest dokonywana przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

W związku z powyższym wskazana przez Czytelnika sprzedaż towarów na rzecz pracowników zwolniona jest z obowiązku ewidencjonowania w kasie.

Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.27.2024.2.KP. Wprawdzie wyjaśnienie to dotyczy stanu prawnego obowiązującego do końca 2024 r. jednak może być ono pomocne w opisywanej sytuacji. Jak bowiem czytamy: "(...) Odnosząc się do ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz Państwa pracowników (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) laptopów i telefonów komórkowych należy zauważyć, że są to towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. h) rozporządzenia. Jednakże, jak już wyżej wskazano, stosownie do § 4 ust. 3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia, przepisu ust. 1 pkt 1 nie stosuje się do dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b-k), będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 34 załącznika do rozporządzenia. Tym samym, ograniczenia wynikające z § 4 ust. 1 pkt 1 lit. h) rozporządzenia do zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej nie mają zastosowania do dostaw laptopów i telefonów komórkowych, jeżeli są one sprzedawane na rzecz pracowników.

Zatem do sprzedaży laptopów, telefonów komórkowych oraz pozostałych towarów niewymienionych w § 4 ust. 1 rozporządzenia, tj. sprzętu, artykułów chemicznych, odzieży roboczej na rzecz pracowników będziecie Państwo mogli korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z kas w powiązaniu z poz. 34 załącznika do tego rozporządzenia (...)".

3. Świadczenie usług parkingowych na rzecz pracowników

Mamy zamiar uruchomić parking płatny dla pracowników oraz dla osób wykonujących usługi na podstawie umów B2B. Czy taka sprzedaż będzie podlegać ewidencjonowaniu w kasie?

Z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Natomiast - co do zasady - sprzedaż dokonywana na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą, powinna być udokumentowana fakturą i zarejestrowana w ewidencji, która wymieniona jest w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, w szczególności m.in. dane kontrahentów, dowodów sprzedaży i zakupów.

Zatem, jak wynika z powyższego, dokonywanie sprzedaży usług, o których mowa w pytaniu na rzecz przedsiębiorców nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania w kasie rejestrującej i powinna być dokumentowana fakturą.

Jeśli chodzi natomiast o obowiązek ewidencjonowania w kasie fiskalnej sprzedaży usług parkingowych, to w pierwszej kolejności należy zauważyć, że w przepisach obowiązujących od 1 stycznia 2025 r. rozporządzenia w sprawie zwolnień, katalog usług co do których nie stosuje się zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3 został rozszerzony o świadczenie usług:

• parkingu samochodów i innych pojazdów (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. n) rozporządzania),
• przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. o) rozporządzania).

Generalnie zatem należałoby uznać, że sprzedaż usług parkingowych na rzecz pracowników podatnika podlega ewidencjonowaniu w kasie "od pierwszej złotówki" .

Jednakże z § 4 ust. 3 pkt 2 lit. e) i f) ww. rozporządzenia wynika, że bezwzględny obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas nie dotyczy świadczenia usług parkingu samochodów i innych pojazdów:

• jeśli są one świadczone zgodnie z warunkami określonymi w poz. 38 załącznika do rozporządzania, czyli na rzecz pracowników podatnika;
• przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej), świadczonych zgodnie z warunkami określonymi w poz. 38 załącznika do rozporządzenia.

Zatem mając powyższe na uwadze uznać należy, że świadczenie przez podatnika usług parkingowych na rzecz swoich pracowników, bez względu na sposób ich świadczenia, tj. zarówno przy użyciu urządzeń samoobsługowych, jak i bez (z pytania nie wynika sposób świadczenia usług) korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania w kasie fiskalnej.