Możliwość przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej

W ciągu miesiąca wystawiamy i otrzymujemy kilka tysięcy faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (poza KSeF). Czy możemy przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej?

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, który ma jednak zapewniać łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę. Co istotne podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Powyższe kwestie zostały uregulowane w art. 112 i art. 112a oraz w art. 106m ustawy o VAT. Zatem istnieje możliwość przechowywania faktur w dowolnej postaci, tj. w formie papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu ich otrzymania. Oznacza to, że nie ma żadnych przeszkód, aby np. wystawiane/otrzymane faktury papierowe czy w postaci elektronicznej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, czy też odwrotnie.

Takie też stanowisko zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17 lutego 2025 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.946.2024.2.MWJ, w której czytamy: "(...) regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (...)".

Ostatecznie w tym zakresie stwierdzono, że: "(...) skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów z NIP oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami archiwizowanych/przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są/będą warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy (...)".