Przez fakturę - w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zatem ustawa o VAT nie zawiera regulacji prawnej dotyczącej wystawiania faktur pro forma. Niemniej jednak dokument ten często jest stosowany w praktyce stosunków gospodarczych, głównie dla celów informacyjnych. Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 maja 2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.92.2025.2.KW wyjaśnił:
"(...) dokument nazywany fakturą »pro forma« nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie o VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenia tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie stanowi zatem dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (podkreślenie redakcji) (...)".