Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków

1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego wliczanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego

Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową (w 2024 r. - 18,70 zł/godz.) oraz otrzymuje premię regulaminową w wysokości 50% wynagrodzenia wyliczonego ze stawki godzinowej. Jeśli w danym miesiącu wystąpiła nieobecność nieusprawiedliwiona, pracownik chorował lub nie przestrzegał zasad bhp, traci prawo do premii za ten miesiąc. Jak należało ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi za kilka dni października 2024 r.? Nadmieniamy, że w razie wystąpienia urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych jest obliczane także z premii, a ponadto w miesiącu, w którym pracownik nie otrzymuje premii, jest mu wypłacane wyrównanie do płacy minimalnej.

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego (tj. wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczeń społecznych) przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a jeśli jest zatrudniony krócej - za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej). Jeśli w którymś z tych miesięcy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia z przyczyn:

• usprawiedliwionych (np. choroba, urlop bezpłatny), przy ustalaniu podstawy wymiaru wyłącza bądź przyjmuje się po uzupełnieniu wynagrodzenie za miesiąc, w którym odpowiednio przepracował mniej niż połowę lub co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy (art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej),
• nieusprawiedliwionych (NN), do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępny na stronie internetowej www.zus.pl).

Uzupełnienie wynagrodzenia, o którym mowa wcześniej, polega na ustaleniu kwoty wynagrodzenia jaką pracownik by uzyskał, gdyby przepracował cały miesiąc. Sposób uzupełnienia danego składnika wynagrodzenia uzależniony jest od tego, czy ma on charakter stały czy zmienny. Stałe składniki wynagrodzenia (w tym także wynagrodzenie godzinowe) uzupełnia się poprzez przyjęcie kwoty określonej co do zasady w umowie o pracę, natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przez podzielenie kwoty składnika osiągniętej za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym miesiącu (art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Co istotne, uzupełnieniu podlegają tylko składniki wynagrodzenia zmniejszane proporcjonalnie za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy, natomiast zmniejszane w inny sposób (kwotowo, procentowo) wlicza się do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS zawartymi w powołanym wcześniej komentarzu ZUS, na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeśli więc pracownik przepracował cały miesiąc kalendarzowy (w tym przebywał na urlopie wypoczynkowym), to wynagrodzenie za ten miesiąc przyjmuje się do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie uzyskanej (pomniejszonej o finansowane przez pracownika składki na ubezpieczenia społeczne).

Pracownik z pytania otrzymuje wynagrodzenie godzinowe oraz premię w wysokości 50% kwoty uzyskanego wynagrodzenia godzinowego. Ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego:

• wynagrodzenie godzinowe uzupełnia się poprzez przyjęcie kwoty obliczonej jako iloczyn liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu i stawki godzinowej (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne w części, jaką sfinansowałby pracownik),
• premia jest zmniejszana nieproporcjonalnie do dni absencji zasiłkowych (wystąpienie choćby jednego dnia takiej absencji skutkuje całkowitą utratą prawa do premii za dany miesiąc), zatem powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej (czyli w miesiącach, za które nie została przyznana, przyjmuje się kwotę 0 zł); wyjątkiem są miesiące, w których pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, gdyż wówczas premia ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu za dni urlopu - należy ją więc wliczyć do podstawy wymiaru po uprzednim uzupełnieniu (tj. w wysokości 50% uzupełnionego wynagrodzenia godzinowego),
• wynagrodzenie urlopowe oraz wyrównanie do płacy minimalnej przy uzupełnianiu są pomijane, a w miesiącach niewymagających uzupełnienia - wliczane w kwotach faktycznie uzyskanych.

Ustalana na przedstawionych wyżej zasadach podstawa wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy w 2025 r. nie może być niższa niż 4.026,29 zł (w II półroczu 2024 r. była to kwota 3.710,47 zł). Dla pracownika niepełnoetatowego ww. kwotę zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Powyższe wynika z art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej.

Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi z pytania wynagrodzenia chorobowego za czas niezdolności do pracy przypadającej w październiku 2024 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane za okres od października 2023 r. do września 2024 r. W tym okresie pracownik uzyskał (dane podane przez Czytelnika):

Legenda:

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego uzupełnieniu podlegało wynagrodzenie wypłacone za październik i listopad 2023 r. oraz za maj, czerwiec, lipiec i wrzesień 2024 r., czyli tylko za miesiące, w których wystąpiła choroba lub urlop bezpłatny. Natomiast wynagrodzenie za grudzień 2023 r. oraz za styczeń, luty, marzec, kwiecień i sierpień 2024 r. należało przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej.

Obliczona podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyniosła 3.418,89 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• uzupełnione wynagrodzenie za październik 2023 r.: 176 godz. do przepracowania w październiku x 18,70 zł = 3.291,20 zł; 3.291,20 zł x 50% = 1.645,60 zł; (3.291,20 zł + 1.645,60 zł) - 676,83 zł = 4.259,97 zł,
• uzupełnione wynagrodzenie za listopad 2023 r.: 160 godz. do przepracowania w listopadzie x 18,70 zł = 2.992 zł; 2.992 zł - 410,20 zł = 2.581,80 zł,
• wynagrodzenie za grudzień 2023 r.: (2.692,80 zł + 717,73 zł) - 467,59 zł = 2.942,94 zł,
• wynagrodzenie za styczeń 2024 r.: (2.393,60 zł + 1.196,80 zł + 995,50 zł) - 628,72 zł = 3.957,18 zł,
• wynagrodzenie za luty 2024 r.: (3.141,60 zł + 1.570,80 zł) - 646,07 zł = 4.066,33 zł,
• wynagrodzenie za marzec 2024 r.: (1.944,80 zł + 972,40 zł + 1.377,40 zł) - 588,79 zł = 3.705,81 zł,
• wynagrodzenie za kwiecień 2024 r.: (2.842,40 zł + 995,60 zł) - 526,19 zł = 3.311,81 zł,
• uzupełnione wynagrodzenie za maj 2024 r.: 160 godz. do przepracowania w maju x 18,70 zł = 2.992 zł; 2.992 zł - 410,20 zł = 2.581,80 zł,
• uzupełnione wynagrodzenie za czerwiec 2024 r.: 160 godz. do przepracowania w czerwcu x 18,70 zł = 2.992 zł; 2.992 zł - 410,20 zł = 2.581,80 zł,
• uzupełnione wynagrodzenie za lipiec 2024 r.: 184 godz. do przepracowania w lipcu x 18,70 zł = 3.440,80 zł; 3.440,80 zł - 471,73 zł = 2.969,07 zł,
• wynagrodzenie za sierpień 2024 r.: (2.992 zł + 1.496 zł + 149,60 zł) - 635,81 zł = 4.001,79 zł,
• uzupełnione wynagrodzenie za wrzesień 2024 r.: 168 godz. do przepracowania we wrześniu x 18,70 zł = 3.141,60 zł; 3.141,60 zł x 50% = 1.570,80 zł; (3.141,60 zł + 1.570,80 zł) - 646,07 zł = 4.066,33 zł,
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie: (4.259,97 zł + 2.581,80 zł + 2.942,94 zł + 3.957,18 zł + 4.066,33 zł + 3.705,81 zł + 3.311,81 zł + 2.581,80 zł + 2.581,80 zł + 2.969,07 zł + 4.001,79 zł + 4.066,33 zł) : 12 = 3.418,89 zł.

Ponieważ obliczona podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego była niższa od najniższej obowiązującej w II półroczu 2024 r. (3.418,89 zł < 3.710,47 zł), podlegała podwyższeniu do kwoty 3.710,47 zł.

2. Nagroda roczna wypłacona w formie zaliczki w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Pracownicy na koniec grudnia każdego roku otrzymują nagrodę roczną. Jej wysokość jest ustalana corocznie przez zarząd, a następnie pomniejszana kwotowo za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Z uwagi na przejściowe problemy finansowe pracodawca zdecydował o wypłacie nagrody za 2024 r. w dwóch częściach, tj. 27 grudnia 2024 r. - 60% przyznanej kwoty i w marcu 2025 r. - pozostałe 40%. Czy ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2025 r., mogliśmy przyjąć pełną przysługującą pracownikowi kwotę nagrody za 2024 r., skoro jej wysokość była nam już wówczas znana?

Nie, w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należało uwzględnić nagrodę za 2024 r. w proporcji 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi w grudniu 2024 r. (tj. 60% przyznanej kwoty). W marcu 2025 r., po wypłacie pozostałej części nagrody (tj. 40% przyznanej kwoty), wcześniej ustalona podstawa wymiaru powinna zostać przeliczona, a wynagrodzenie chorobowe wyrównane.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (art. 92 § 2 K.p.). Generalnie jego podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Należy mieć przy tym na uwadze, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składnik roczny:

• wypłacony, a nie przysługujący za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
• który zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, nie przysługuje w okresach pobierania świadczeń chorobowych i nie jest wypłacany za te okresy (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej),
• bez względu na to, czy pracownik w roku, za który został on wypłacony przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy,
• odpowiednio w kwocie faktycznie wypłaconej, jeśli jest zmniejszany za dni usprawiedliwionych nieobecności w pracy w sposób nieproporcjonalny, np. kwotowo, bądź po uprzednim uzupełnieniu, jeżeli jego zmniejszenie za dni tych absencji jest proporcjonalne do tych dni.

Zwracamy uwagę! Jeżeli w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, do obliczenia tej podstawy przyjmuje się je w kwocie wypłaconej zaliczki, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru przelicza się, uwzględniając te składniki, i wyrównuje wysokość świadczenia. Tak wyjaśnił ZUS w komentarzu do ustawy zasiłkowej.

Jak zatem wynika z powyższego, pracodawca z pytania, pomimo iż w momencie ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za czas choroby przypadającej w styczniu 2025 r. znał pełną kwotę przyznanej pracownikowi nagrody za 2024 r., powinien w niej uwzględnić tylko część faktycznie wypłaconą (60%). Odpowiedniego przeliczenia tej podstawy dokona w marcu 2025 r., po dopłacie do pełnej kwoty nagrody (40%). Będzie się to wiązało z koniecznością wypłaty wyrównania wynagrodzenia chorobowego. Nagroda jest zmniejszana nieproporcjonalnie do dni absencji chorobowych, stąd nie podlega ona uzupełnieniu.

Przyjmujemy założenia z pytania oraz że pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 6.600 zł, nagroda za 2024 r. wyniosła 4.600 zł, tj. 5.000 zł pomniejszone o 400 zł za łącznie 9 dni usprawiedliwionych nieobecności w pracy w 2024 r., a jej wypłata nastąpiła/nastąpi 27 grudnia 2024 r. w wysokości 2.760 zł (60% z 4.600 zł) i 28 marca 2025 r. w wysokości 1.840 zł (40% z 4.600 zł).

Pracownik chorował przez 4 dni stycznia 2025 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło:

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane za okres od stycznia do grudnia 2024 r. (po uzupełnieniu za dni usprawiedliwionych nieobecności w pracy) w wysokości 5.695,14 zł, tj. [(6.600 zł - 904,86 zł) x 12 m-cy] : 12 m-cy = 5.695,14 zł, oraz
• 1/12 nagrody za 2024 r. wypłaconej w grudniu 2024 r., czyli kwota 198,47 zł (2.760 zł - 378,40 zł = 2.381,60 zł; 2.381,60 zł : 12 = 198,47 zł).

Podstawa wymiaru wyniosła 5.893,61 zł (5.695,14 zł + 198,47 zł), a stawka dzienna - 157,16 zł (5.893,61 zł : 30 = 196,45 zł; 196,45 zł x 80% = 157,16 zł). Za 4 dni choroby pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w wysokości 628,64 zł (157,16 zł x 4 dni).

Po wypłacie drugiej części nagrody w wysokości 1.587,74 zł (1.840 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego w styczniu 2025 r. i dokonać jego wyrównania w wysokości 14,12 zł, zgodnie z wyliczeniem: 5.695,14 zł + [(2.381,60 zł + 1.587,74 zł) : 12] = 6.025,92 zł; 6.025,92 zł : 30 = 200,86 zł; 200,86 zł x 80% = 160,69 zł (stawka dzienna); 160,69 zł x 4 dni = 642,76 zł; 642,76 zł - 628,64 zł = 14,12 zł.

3. Wysokość podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przedsiębiorcy będącego wcześniej pracownikiem

Przedsiębiorca od 1 lipca 2024 r. prowadzi działalność gospodarczą, z tytułu której podlega ubezpieczeniom społecznym, w tym chorobowemu. Wcześniej (do 30 czerwca 2024 r.) był zatrudniony na umowę o pracę za wynagrodzeniem określonym w wysokości 9.300 zł. Z działalności składki na ubezpieczenia społeczne opłaca od kwoty wyższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (tj. od 8.000 zł). W lutym 2025 r. przedsiębiorca chorował przez kilka dni. W jaki sposób ZUS ustali podstawę wymiaru zasiłku chorobowego? Czy uwzględni w niej przychód osiągany w ramach stosunku pracy?

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ZUS uwzględni tylko przychód z działalności za miesiące poprzedzające niezdolność do pracy, przy czym okres pracowniczego ubezpieczenia chorobowego doliczy do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych tego ubezpieczenia (łącznie liczba ta nie może przekraczać 12).

Osobie prowadzącej działalność gospodarczą (dalej przedsiębiorcy), podlegającej z tego tytułu ubezpieczeniu chorobowemu nieprzerwanie ponad 90 dni, w razie niezdolności do pracy z powodu choroby przysługuje zasiłek chorobowy (z zastrzeżeniem art. 2a ustawy zasiłkowej, który pomijamy, gdyż nie dotyczy sytuacji z pytania Czytelnika). Podstawę jego wymiaru ustala się z uwzględnieniem przychodu uzyskanego w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 4 w zw. z art. 48 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego przedsiębiorcy, który podlega ubezpieczeniu chorobowemu krócej niż 12 miesięcy kalendarzowych, ZUS ustala na zasadach określonych w art. 48a ustawy zasiłkowej. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, podstawę wymiaru stanowi suma:

• przeciętnej miesięcznej najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu 13,71%, za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia, z których przychód podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, oraz
• kwoty stanowiącej iloczyn jednej dwunastej przeciętnej kwoty zadeklarowanej jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, w części przewyższającej najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu 13,71%, za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia, z których przychód podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, oraz liczby tych miesięcy.

Jeżeli okres ubezpieczenia chorobowego rozpoczął się po przerwie nieprzekraczającej 30 dni od ustania ubezpieczenia chorobowego z innego tytułu (tu pracowniczego), w liczbie pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia, o której mowa wyżej w drugim myślniku, uwzględnia się również pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia z poprzedniego tytułu. Liczba ta nie może przekraczać łącznie 12. Ponadto przy obliczaniu przeciętnej miesięcznej najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz kwot przewyższających tę najniższą podstawę wymiaru za miesiące, z których przychód podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku (tzw. nadwyżek), przyjmuje się najniższą podstawę wymiaru składek przewidzianą przepisami ustawy o sus dla danego kodu tytułu ubezpieczenia z okresu, z którego podstawa wymiaru zasiłku jest ustalana.

Przedsiębiorca z pytania opłaca składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (kod tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi odpowiednio 05 10 lub 05 12). Najniższa podstawa wymiaru składek dla tego kodu ubezpieczania w 2024 r. wynosiła 4.694,40 zł, a w 2025 r. wynosi 5.203,80 zł. Z pytania wynika, że okres ubezpieczenia chorobowego z działalności rozpoczął się bezpośrednio po ustaniu tego ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy, zatem ZUS do przeciętnej najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe doliczy kwotę stanowiącą iloczyn 1/12 przeciętnej kwoty przewyższającej tę podstawę i liczby 12.

Przyjmujemy założenia z pytania. Ustalona przez ZUS podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego przedsiębiorcy w lutym 2025 r. wynosi 6.903,23 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• przeciętna miesięczna najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu 13,71%:
• najniższa podstawa wymiaru składek w okresie od lipca do grudnia 2024 r., po odliczeniu 13,71%: 4.694,40 zł - 643,60 zł = 4.050,80 zł,
• najniższa podstawa wymiaru składek w styczniu 2025 r., po odliczeniu 13,71%: 5.203,80 zł - 713,44 zł = 4.490,36 zł,
• przeciętna najniższa podstawa wymiaru składek w okresie od lipca 2024 r. do stycznia 2025 r.: [(4.050,80 zł x 6 m-cy) + (4.490,36 zł x 1 m-c)] : 7 m-cy = 4.113,59 zł,
• przeciętna kwota przewyższająca miesięczną najniższą podstawę wymiaru składek, po odliczeniu 13,71% (tzw. nadwyżka):
• kwota nadwyżki w okresie od lipca do grudnia 2024 r.: 8.000 zł - 4.694,40 zł = 3.305,60 zł; 3.305,60 zł - 453,20 zł = 2.852,40 zł,
• kwota nadwyżki za styczeń 2025 r.: 8.000 zł - 5.203,80 zł = 2.796,20 zł; 2.796,20 zł - 383,36 zł = 2.412,84 zł,
• przeciętna kwota nadwyżki za miesiące od lipca 2024 r. do stycznia 2025 r.: [(2.852,40 zł x 6 m-cy) + (2.412,84 zł x 1 m-c)] : 7 m-cy = 2.789,61 zł,
• 1/12 przeciętnej kwoty przewyższającej najniższą podstawę wymiaru składek: 2.789,61 zł : 12 = 232,47 zł,
• liczba pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia chorobowego (z uwzględnieniem ubezpieczenia pracowniczego): 12 (7 + 5),
• kwota podstawy wymiaru zasiłku chorobowego: 4.113,59 zł + (232,47 zł x 12) = 6.903,23 zł.