Rozliczenie niedoboru gotówki w kasie, uznanego przez kierownika jednostki za zawiniony

Na dzień 31 grudnia 2024 r. przeprowadzona została inwentaryzacja firmowej kasy. Spis z natury wykazał niedobór gotówki w kasie. Kierownik jednostki uznał niedobór za zawiniony. W jaki sposób rozliczyć w księgach powstały niedobór i na podstawie jakich dokumentów?

W przypadku gdy spis z natury gotówki w kasie wykazał niedobór środków pieniężnych należy ustalić przyczynę jego powstania. Ujawnienie niedoboru gotówki w kasie (do czasu jego rozliczenia) ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem po stronie Wn konta 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód", w korespondencji ze stroną Ma konta 10 "Kasa". Dokonuje się tego na podstawie sporządzonego protokołu z inwentaryzacji kasy. Niedobór pozostaje na koncie 24-1/0 do czasu wyjaśnienia przyczyn jego powstania i ustalenia sposobu rozliczenia. Powinien on zostać wyjaśniony i rozliczony w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, a konto 24-1/0 na koniec roku obrotowego nie powinno wykazywać salda. Jak wynika bowiem z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, powstałe rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym ustalonym w drodze spisu z natury a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych trzeba wyjaśnić i rozliczyć jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

W jednostce, której rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, granicznym terminem rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach 2024 r. jest 26 marca 2025 r.

Wskazówki w zakresie sposobu rozliczania niedoborów zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Stanowisko to odnosi się co prawda do inwentaryzacji zapasów, jednak naszym zdaniem wskazówki w nim zawarte są na tyle uniwersalne, że nie mogą być pomocne także przy rozliczeniu niedoborów gotówki w kasie. W świetle pkt 101 tego stanowiska, niedobory nieusprawiedliwione powstałe wskutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia lub ochrony, można podzielić na:

1) niedobory bezsporne, jeżeli osoba odpowiedzialna wyraża zgodę na ich pokrycie; są odnoszone w ciężar rozrachunków z pracownikami,

2) niedobory sporne, jeżeli osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie; kierownik jednostki podejmuje decyzję, czy dany niedobór zostanie zaliczony do:

a) niedoborów dochodzonych - w takiej sytuacji roszczenie o zwrot szkody w wysokości poniesionej straty wobec osoby uznanej za winną zostaje skierowane na drogę postępowania sądowego; powstają roszczenia sporne, od których dokonuje się odpisów aktualizujących,

b) niedoborów niedochodzonych - w tym przypadku kierownik jednostki rezygnuje z wystąpienia na drogę sądową, godząc się z poniesieniem straty, a zarazem może zastosować wobec osoby odpowiedzialnej sankcje (upomnienie, pozbawienie premii, odwołanie z funkcji, wypowiedzenie); obciążają one pozostałe koszty operacyjne.

Rozliczenia w księgach ujawnionego niedoboru gotówki w kasie dokonuje się na podstawie protokołu inwentaryzacji kasy zatwierdzonego przez kierownika jednostki zawierającego wyjaśnienie przyczyn powstania niedoboru.

Jeśli powstały niedobór gotówki w kasie zostanie uznany za zawiniony, wówczas jego wartością obciąża się kasjera. W przypadku gdy niedobór okaże się bezsporny, a osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy wyrazi zgodę na jego pokrycie, to brakującą kwotę może wpłacić bezpośrednio do kasy lub na rachunek bankowy jednostki. Innym możliwym sposobem rozliczenia (jeśli pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie) jest potrącenie brakującej kwoty z wynagrodzenia.

Jeśli pracownik odmawia pokrycia niedoboru, to ewidencja księgowa jego rozliczenia będzie uzależnione od decyzji kierownika jednostki.