Płatności gotówkowe za zakupy dokonywane na potrzeby firmowe - kiedy zachodzi konieczność korekty kosztów podatkowych?
Podatnik zaopatruje się stale u określonych kontrahentów. Decydują o tym takie czynniki, jak dostępność określonego asortymentu czy odległość do miejsca odbioru kupowanych towarów. Natomiast z kontrahentami nie łączy go umowa o współpracy. Czy w takim przypadku zapłata gotówką za faktury opiewające na kwoty niższe niż 15.000 zł nie pozbawi podatnika prawa do uwzględniania tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów?
W tym przypadku każdy zakup stanowi odrębną transakcję. Można więc ujmować do kosztów podatkowych płatności dokonywane gotówką, gdy nie przekraczają kwoty 15.000 zł.
Art. 22p ust. 1 pkt 1 updof stanowi, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Zgodnie z treścią przepisu, do którego zastosowano odesłanie, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.
W ocenie organów podatkowych przez transakcję należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2024 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.398.2024.3.DD). Płatność wynikająca z transakcji może obejmować również wielokrotne transfery pieniężne. Przyjmuje się, że jednorazowa wartość transakcji to:
- ogólna wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź
- suma płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli w samej umowie nie określono łącznej wysokości tych świadczeń (czyli nie jest ona znana w momencie zawierania umowy).
Trzeba nadmienić, że jeżeli podatnik stale dokonuje zakupów u konkretnych dostawców, jednak nie wiąże ich umowa o współpracy, w wykonaniu której podatnik musi realizować określony pułap zakupów w ustalonym okresie rozliczeniowym, to każdy zakup stanowi samoistną (odrębną) transakcję. W takim przypadku jednorazową wartość transakcji stanowi wartość wynikająca odrębnie z każdego dokonanego zakupu.
Skoro więc w analizowanych okolicznościach podatnik nie zawierał umowy o współpracy, a regularne zaopatrywanie się w towar u tych samych dostawców podyktowane jest takimi względami, jak np. dostępność asortymentu czy łatwość/bliskość miejsca odbioru, jednorazową wartość transakcji stanowi wartość wynikająca z każdego dokonanego zakupu. W rezultacie zapłata gotówką, o ile kwota należności ogółem nie przekracza 15.000 zł, nie pozbawia prawa do ujęcia takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.
