Opodatkowanie i oskładkowanie wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na zastępstwo

Pracownik przez kilka miesięcy będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym na ten czas zatrudniliśmy pracownika na zastępstwo. Jak opodatkować i oskładkować jego wynagrodzenie?

Wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na zastępstwo jest opodatkowane i oskładkowane na takich samych zasadach jak wynagrodzenie pozostałych pracowników.

Umowa na zastępstwo nie jest odrębnym rodzajem umowy o pracę. Zalicza się ją do umów o pracę na czas określony, lecz wyróżnia się ona szczególnym charakterem. Może być bowiem zawarta wyłącznie w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Opodatkowanie dochodów z umowy o pracę uzyskanych przez osobę zatrudnioną na umowę o zastępstwo przebiega na takich samych zasadach jak u pozostałych pracowników.

Zakład pracy zatrudniający pracownika na zastępstwo pełni rolę płatnika wyznaczoną przez art. 32 ust. 1 updof. Na podstawie tego przepisu zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

U pracowników zatrudnionych na zastępstwo, podobnie jak u pozostałych pracowników, podstawę obliczenia zaliczki na podatek stanowi dochód. Są nim uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 updof oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu:

• kosztów uzyskania przychodów (koszty podstawowe wynoszą 250 zł miesięcznie, koszty podwyższone - 300 zł miesięcznie, a u pracowników twórców stosuje się 50% koszty uzyskania przychodów) oraz
• potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne (pracownik zatrudniony na umowę o pracę na zastępstwo podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, a także ubezpieczeniu zdrowotnemu, na takich samych zasadach jak pozostali pracownicy).

Od tak ustalonego dochodu płatnik pobiera zaliczkę według stawki podatku wynikającej ze skali podatkowej, czyli 12% lub 32%, tj. w zależności od wysokości dochodu uzyskanego u tego płatnika od początku roku. Obliczoną zaliczkę następnie pomniejsza o kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli pracownik złożył mu oświadczenie uprawniające do takiego potrącenia, np. na druku PIT-2 lub w inny sposób przyjęty u danego płatnika.

Pobraną zaliczkę na podatek pracodawca zatrudniający pracownika na zastępstwo ma obowiązek przekazać na rachunek urzędu skarbowego. Dokonuje tego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał. Gdy płatnik jest osobą fizyczną, wspomnianej wpłaty dokonuje do urzędu skarbowego właściwego według swojego miejsca zamieszkania. Jeżeli natomiast nie jest osobą fizyczną, zaliczkę na podatek odprowadza do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy nie posiada siedziby. Tak stanowi art. 38 ust. 1 updof.

Po zakończeniu roku, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, płatnik zatrudniający pracownika na zastępstwo jest obowiązany przesłać do wcześniej wymienionego urzędu skarbowego roczną deklarację o zaliczkach na podatek PIT-4R. Deklarację tę składa się w formie elektronicznej. Tak wynika z art. 38 ust. 1a i art. 45ba updof.

Ponadto płatnik zatrudniający pracownika na zastępstwo powinien sporządzić informację PIT-11, a następnie przekazać ją urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania pracownika (w formie elektronicznej) - w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym oraz pracownikowi - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Tak stanowi art. 39 ust. 1, art. 42g ust. 1 i art. 45ba updof.

Ustawodawca przewidział także możliwość wcześniejszego przekazania PIT-11 podatnikowi i urzędowi skarbowemu. Ma to miejsce, jeżeli ustał obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek. Wówczas podatnik może wystąpić do płatnika z pisemnym wnioskiem o wcześniejsze wystawienie mu PIT-11, a płatnik obowiązany jest w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku tę informację sporządzić i przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu. Wynika to z art. 39 ust. 2 updof.

W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez płatnika przed upływem określonych przez ustawodawcę terminów przekazania deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 - płatnik powinien przekazać taką deklarację/informację do dnia zaprzestania działalności (art. 42g ust. 2 updof).